Este artigo é para: colaboradores/as, aprovadores/as, equipes financeiras, admins e equipes de RH.
Peça ao ONE, nosso assistente de IA, com palavras simples, e ele faz o trabalho de Despesas por você: transforma recibos em despesas, esvazia as filas de aprovação e responde às suas perguntas sobre gastos. O ONE trabalha dentro das suas permissões: ele só vê e faz o que você mesmo/a poderia ver e fazer.
O que o ONE pode fazer por você
Visão geral
Sua empresa precisa do módulo Despesas e o ONE precisa estar disponível para você. Abra o ONE e diga do que você precisa.
| Se você é… | O ONE pode… | Experimente pedir |
|---|---|---|
| Colaborador/a | Criar despesas a partir de recibos, associá-las a pagamentos com cartão, registrar quilometragem, editar rascunhos e corrigir o que impede o envio (orçamento, projeto, centro de custo, campo faltando), retirar uma despesa pendente, agrupar, excluir ou comentar despesas, dizer quem é o/a próximo/a aprovador/a, solicitar um cartão virtual ou de uso único, congelar ou descongelar o cartão (bloqueia novos pagamentos e pode ser revertido) e mostrar os limites do cartão | «Aqui estão meus recibos da viagem a Campinas, crie as despesas» · «Quem precisa aprovar agora minha despesa de táxi?» |
| Aprovador/a | Mostrar sua fila, aprovar ou rejeitar em massa com suas regras, solicitar alterações, dizer quem é o/a próximo/a, responder a perguntas sobre os gastos da sua equipe, enviar um resumo programado ou aprovar de forma programada (rotina) | «Aprove as que estão dentro da política e são inferiores a R$ 20» · «Quanto minha equipe gastou com viagens no último trimestre?» · «Toda segunda-feira, me envie as despesas pendentes da minha equipe» |
| Equipe financeira | Analisar os gastos em tabelas, gráficos e painéis, criar arquivos Excel, PDF, PowerPoint ou Word, marcar despesas como pagas ou desfazer essa ação, e revisar orçamentos e alertas | «Gastos por centro de custo nos últimos 6 meses» · «Exporte para Excel as despesas da minha equipe do T3» · «Quais orçamentos foram ultrapassados?» |
| Admin | Configurar o fluxo de aprovação e as verificações de despesas pelo chat, consultar taxas e categorias, emitir cartões, congelar qualquer cartão, abrir a conta de cartões de despesas e criar despesas em nome de outra pessoa | «Aprove automaticamente as despesas inferiores a R$ 20» · «Qual é a diária oficial para a Alemanha?» · «Emita um cartão virtual com limite mensal de R$ 500 para a nova pessoa da equipe comercial» |
| Equipe de RH | Incluir as despesas aprovadas no holerite atual ou no próximo, ou retirá-las (depende das suas permissões e do seu plano) | «Inclua as despesas aprovadas da Ana no próximo holerite» · «Retire a despesa do hotel do holerite da Ana» |
Consultar e agir
- As perguntas só abrangem as despesas que você tem permissão para ver. Se o ONE não encontrar nada, pode ser porque você não tem acesso.
- As ações são executadas em seu nome: se a Factorial não deixaria você fazer algo, o ONE também não pode. A maioria das ações acontece assim que você pede; para excluir, ele sempre pede confirmação.
Onde o ONE funciona
| Onde | O que muda |
|---|---|
| Web | Tudo, incluindo os painéis e a configuração das definições. |
| Aplicativo | Só texto: sem painéis, gráficos nem configuração das definições. As janelas de confirmação continuam aparecendo. |
| Outros assistentes conectados ao ONE | Só texto e sem configuração das definições; confirme as ações digitando sim. |
| Rotinas (programadas) | São executadas de forma programada sem que você esteja presente, em seu nome, e enviam o resultado para seu e-mail. Elas também podem agir; por exemplo, aprovar as despesas que seguem suas instruções. |
Dicas e boas práticas
- Diga tudo em uma só mensagem quando tiver certeza; por exemplo, «crie estas despesas e envie para aprovação». Caso contrário, o ONE cria rascunhos e pergunta antes.
- Confira antes de fazer ações em massa. Aprovar ou marcar como pago acontece na hora, então peça primeiro ao ONE que mostre a lista de despesas.
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Passo a passo completo por função:
- Colaboradores/as: Envie despesas mandando os recibos para o ONE · Registre a quilometragem · Edite ou retire uma despesa · Agrupe as despesas de uma viagem · Exclua uma despesa · Deixe um comentário em uma despesa · Consulte os status e alertas das despesas · Consulte as perguntas frequentes sobre Despesas para colaboradores/as · Crie ou solicite um cartão virtual, físico ou de uso único · Pague com seu cartão Factorial, adicione o recibo e desative o cartão se perdê-lo
- Aprovadores/as: Aprove despesas com o ONE · Encontre as despesas que você precisa aprovar · Resolva uma despesa travada em Pendente ou com o/a aprovador/a errado/a · Configure as notificações e alertas de despesas
- Equipes financeiras: Analise as despesas com o ONE · Veja quanto sua empresa gasta · Marque uma despesa como paga ou desfaça a ação · Reembolse despesas com um arquivo SEPA
- Admins: Configure o fluxo de aprovação · Verifique as despesas de acordo com sua política de despesas · Descubra como a Factorial detecta duplicatas e outros erros automaticamente · Escreva uma política de despesas que o ONE possa verificar · Adicione uma despesa em nome de outra pessoa
- Equipes de RH: Reembolse despesas pela folha de pagamento · Configure como as despesas aparecem no holerite · Descubra o que acontece com as despesas quando um/a colaborador/a sai da empresa
Solução de problemas e perguntas frequentes
Solução de problemas
O ONE diz que não pode fazer algo que pedi.
Você não tem a permissão necessária na Factorial ou o status da despesa não permite (por exemplo, ela já foi aprovada). O ONE só faz o que você mesmo/a poderia fazer.
O ONE diz que não encontrou nenhuma despesa.
O ONE só lê as despesas que você tem permissão para ver. Confira o período e os filtros da sua pergunta ou fale com um/a admin sobre seu acesso.
Não consigo ver um painel nem configurar o fluxo de aprovação no celular.
Os painéis e a configuração das definições só funcionam na web. No aplicativo, o ONE responde em texto.
Perguntas frequentes
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O ONE pergunta antes de agir?
Para excluir, sim, sempre. Quando cria despesas a partir de recibos, ele cria rascunhos e pergunta antes de enviar, a menos que você tenha pedido o envio na mesma mensagem. Aprovar, rejeitar e marcar como pago acontecem assim que você pede.
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Posso configurar o fluxo de aprovação com o ONE?
Sim, os admins podem configurar o fluxo de aprovação ou as verificações de despesas conversando com o ONE na web.
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Onde posso usar o ONE?
Na web da Factorial, no aplicativo e em outros assistentes conectados ao ONE.
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O ONE consegue ver as despesas dos meus/das minhas colegas?
Só se você também puder vê-las na Factorial; por exemplo, porque você as aprova ou tem permissão para vê-las.
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O que é uma rotina?
Uma tarefa que o ONE executa de forma programada; por exemplo, «Toda segunda-feira, me envie as despesas pendentes da minha equipe». Ela é executada em seu nome e envia o resultado para seu e-mail. Uma rotina também pode aprovar despesas de forma programada; por exemplo, «Toda sexta-feira, aprove as despesas da minha equipe que estão dentro da política e são inferiores a R$ 50», mas só as que você mesmo/a poderia aprovar. Confira as instruções que o ONE mostra antes de salvar a rotina, porque ela é executada sem você acompanhar. Para aprovar agora, consulte Aprove despesas com o ONE.