Este artigo é para: equipes de finanças e administradores/as.
A área financeira só pode registrar um pagamento com cartão uma vez que tenha seu recibo, categoria, projeto, centro de custo e IVA, e combiná-los manualmente no final do mês é demorado. Com os cartões Factorial, cada pagamento se torna uma despesa por si só e One, nosso assistente de IA, combina o recibo e preenche o resto. A área financeira obtém registros completos, prontos para contabilidade, sem precisar combinar nada manualmente.
O que significa a reconciliação de cartões
Visão geral
Reconciliação de um pagamento com cartão significa vinculá-lo ao seu contexto de despesa. Um pagamento com cartão está completo quando sua despesa tem seu recibo (prova da compra), categoria, projeto, centro de custo e IVA. Uma vez completo e aprovado, você o exporta ou envia para seu software de contabilidade como qualquer outra despesa. Veja Como faço para exportar despesas?.
Como funciona com os cartões Factorial
Visão geral
- O pagamento se torna uma despesa. Quando um pagamento com um cartão Factorial emitido para Despesas é aceito, Factorial cria uma rascunho de despesa para o portador do cartão com o valor, moeda, data, comerciante, uma categoria do tipo de comerciante e seu centro de custo.
- O portador do cartão envia o recibo. Uma notificação de Novo pagamento com cartão chega em seu telefone. Com One, abre Adicione seu recibo. Sem One, abre o rascunho para preencher manualmente.
- One combina e completa. One combina o recibo com o pagamento (mesmo valor até o centavo, próximo na data), preenche o IVA, descrição, categoria, projeto, centro de custo e orçamento, pede apenas os campos obrigatórios que não consegue resolver, e envia a despesa para revisão.
- A área financeira revisa através do seu fluxo de aprovação e checagens de Despesas, como qualquer outra despesa.
Exemplo: Anna paga £42,50 por um almoço com um cliente. O rascunho aparece com £42,50, a data, o restaurante e Refeições. Ela fotografa o recibo da notificação; One adiciona o IVA, pergunta qual projeto cobrar, e envia para revisão.
Regras de combinação: Como os pagamentos com cartão são combinados com despesas e recibos?.
Cartões de outros bancos
Visão geral
Somente os cartões Factorial criam despesas automaticamente. Para um pagamento com outro cartão da empresa, o/a funcionário/a cria a despesa com o recibo e escolhe um Método de pagamento da empresa, como Cartão de débito corporativo, para que ninguém seja reembolsado por isso. Em seguida, segue seu fluxo de aprovação e exportação como qualquer outra despesa. Veja Despesas com cartão e despesas manuais.
Dicas e Melhores Práticas
- Execute o filtro Factorial Card + Rascunho semanalmente, não apenas no final do mês.
- Faça projeto e centro de custo obrigatórios no formulário de despesa, e One pede por eles quando combina um recibo. Veja Como escolho o que o formulário de despesa pede?.
- Peça aos portadores de cartão que adicionem o recibo diretamente da notificação de pagamento: leva segundos.
- Artigos relacionados: Como faço para enviar despesas enviando recibos para One? · Despesas com cartão e despesas manuais · Como fecho o mês em Despesas? Uma lista de verificação para finanças
Solução de Problemas e FAQ
Solução de Problemas
- O portador do cartão enviou o recibo, mas a despesa do cartão ainda está em Rascunho. One não conseguiu combinar o recibo com o pagamento do cartão, então criou uma despesa manual separada. Exclua o rascunho manual e adicione o recibo à despesa do cartão, para que a compra não seja reportada duas vezes.
- Um pagamento com cartão não tem despesa. Reembolsos, pagamentos recusados e cartões emitidos para Software, Compras ou Benefícios nunca criam uma despesa. Veja Um pagamento com cartão está faltando em Factorial. Onde está?.
- O valor de uma despesa aprovada com cartão mudou. Uma despesa com cartão assume o valor final cobrado pelo comerciante, mesmo após a aprovação, e seu status não muda.
FAQ
1. Quais pagamentos com cartão são reconciliados automaticamente?
Pagamentos com cartões Factorial emitidos para Despesas. Factorial cria a despesa para cada um, e One completa quando o portador do cartão envia o recibo.
2. One pode combinar um recibo com um pagamento feito com cartão de outro banco?
Não. One combina recibos apenas com as despesas do cartão que Factorial criou a partir de pagamentos com cartões Factorial. Um recibo de outro cartão se torna uma nova despesa: verifique se seu Método de pagamento é um da empresa, como Cartão de débito corporativo, para que não seja reembolsado.
3. Quando a despesa do cartão é criada?
Quando o pagamento com o cartão Factorial é autorizado, antes que o comerciante o liquide.
4. A reconciliação de cartões é a mesma que a reconciliação bancária na Tesouraria?
Não. A reconciliação bancária na Tesouraria (Reconciliar, Reconciliado) combina faturas com transações bancárias e precisa de Contas a Pagar. A reconciliação de cartões em Despesas vincula cada pagamento com cartão ao seu recibo, categoria, projeto, centro de custo e IVA.
5. O Factorial envia à área financeira uma lista de despesas com cartão que estão faltando recibo?
Não. O lembrete de Despesas em rascunho vai para cada pessoa sobre seus próprios rascunhos, toda segunda-feira às 08:00 no seu fuso horário. A área financeira os encontra com o filtro Factorial Card + Rascunho.