Aquest article és per: empleats/des i equips financers.
Després de pagar amb una Factorial targeta, no crees una despesa: Factorial la crea i tu només afegeixes el rebut. One, el nostre assistent d'IA, emparella (enllaça) el rebut amb el pagament i omple la resta. Per a finances, això és la reconciliació de targetes: cada pagament amb targeta amb el seu rebut, categoria, projecte, centre de costos i IVA.
Què crea Factorial per a cada pagament amb targeta
Visió general
Quan un pagament amb una Factorial targeta emesa per a despeses és acceptat, Factorial crea una borrador de despesa per al titular de la targeta amb:
- l'import i moneda carregats, la data del pagament i el comerciant,
- una categoria basada en el tipus de comerciant, o Altres,
- el centre de costos del titular de la targeta,
- Pagament: no reemborsable, pagat amb Factorial targeta.
El rebut, projecte, descripció i IVA comencen buits. L'import, moneda i comerciant no es poden editar.
Afegeix el rebut i deixa que One l'emparelli
Com fer-ho
En l'aplicació mòbil
- Després de pagar, reps una notificació de Nou pagament amb targeta, per exemple "💳 £42.50 a Café Central – Si us plau, afegeix un rebut per registrar la despesa."
- Toca-la. Si pots utilitzar One, One s'obre amb Afegeix el teu rebut: toca Fes una foto, Selecciona de la galeria o Penja document.
- One emparella el rebut amb el teu pagament amb targeta, omple els detalls, pregunta només pels camps requerits que no pot resoldre, i envia la despesa per a revisió (a menys que demanis mantenir-la com a borrador).
- Sense One, la notificació obre el borrador: afegeix el rebut, completa qualsevol camp requerit i toca Enviar per aprovació.
En la web: ves a Les meves despeses > Les meves despeses, obre la despesa de la targeta, afegeix el rebut i clica Enviar per aprovació.
Com One emparella un rebut amb un pagament amb targeta
One només mira les teves pròpies despeses amb targeta. Un rebut emparella amb un pagament amb targeta quan:
- Import: és exactament el mateix, fins al cèntim, que l'import carregat a la targeta o que l'import original en la moneda del comerciant. One mai converteix monedes.
- Data: dins de les 3 hores del pagament quan ambdós tenen hora i zona horària, d'altra manera dins de 2 dies.
- Categoria: no entra en conflicte clarament amb la del pagament, per exemple un rebut de Àpats contra un pagament de Companyies aèries d'un comerciant no relacionat.
En un emparellament, One afegeix el rebut i omple el IVA, descripció, categoria, projecte, centre de costos i pressupost, i manté l'import, moneda i comerciant de la targeta. Si res no emparella, One crea una despesa manual separada i la despesa de la targeta es manté com a borrador.
Consells i Millors Pràctiques
- Afegeix el rebut de la notificació tan aviat com paguis: triga segons.
- No creïs una despesa manual per a un pagament amb targeta: la despesa de la targeta ja hi és.
- Fes que el projecte o el centre de costos siguin obligatoris al teu formulari de despeses, i One els demanarà. Veure Com puc triar què demana el formulari de despeses?.
- Finances: per trobar despeses de targeta que encara manquen el seu rebut o detalls, veure Com puc assegurar-me que cada pagament amb targeta tingui el seu rebut i detalls?.
- Articles relacionats: Reconciliació de targetes: què significa i com funciona · Com puc pagar amb la meva Factorial targeta, afegir el rebut i desactivar-la si es perd? · Com puc presentar despeses enviant rebuts a One? · Un pagament amb targeta falta en Factorial. On és? · Un comerciant ha reemborsat un pagament amb targeta. Com es mostra en Despeses?
Solució de problemes i FAQ
Solució de problemes
- One va crear una despesa manual separada en lloc d'emparellar el meu pagament amb targeta. L'import, la data o la categoria del rebut no coincidia amb el pagament amb targeta, sovint a causa d'una propina afegida després que la targeta fos carregada, o un rebut en una moneda que no és ni la de la targeta ni la del comerciant. Esborra la despesa manual (veure Com puc esborrar una despesa?) i afegeix el rebut a la despesa de la targeta (veure Com puc adjuntar un rebut a una despesa?), així la compra no es reporta dues vegades.
- He creat una despesa manual per un pagament amb targeta. Fes el mateix: esborra la despesa manual i afegeix el rebut a la despesa de la targeta, així ningú rep el pagament dues vegades.
- No puc canviar l'import d'una despesa amb targeta. L'import, moneda i comerciant provenen del pagament amb targeta. Si el comerciant ha reemborsat una part, veure Un comerciant ha reemborsat un pagament amb targeta. Com es mostra en Despeses?.
- Un pagament no va crear una despesa. Els pagaments rebutjats i els reemborsaments mai creen una despesa. Veure Un pagament amb targeta falta en Factorial. On és?.
- La notificació no va arribar. Comprova que Nou pagament amb targeta està activat a les teves configuracions de notificació. És una notificació push al teu telèfon, mai un correu electrònic. La despesa es crea igualment.
- "Revisa els detalls de la teva despesa" amb "Camp requerit mancant". La teva empresa requereix un camp que encara està buit. Omple'l, després envia la despesa.
- L'import d'una despesa amb targeta aprovada ha canviat. Si l'import final del comerciant difereix del primer (un hotel o una benzinera, per exemple), la despesa amb targeta pren l'import final, fins i tot després de l'aprovació. El seu estat no canvia.
FAQ
1. Quan es crea la despesa amb targeta?
Quan el pagament és autoritzat, abans que el comerciant el liquidi, així que un pagament que encara està Retingut ja té la seva despesa.
2. Quines targetes creen despeses?
Només les Factorial targetes emeses per a despeses. Les targetes per a Programari, Procurement o Beneficis no creen despeses.
3. One adjunta el rebut al pagament exacte del qual vaig ser notificat?
One emparella el rebut pel seu propi contingut (import, data i categoria), no per la notificació, i només mira les teves pròpies despeses amb targeta. Si tens diversos borradors de targeta, va al que emparelli.
4. Què passa si diversos pagaments amb targeta coincideixen amb el mateix rebut?
Un pagament en la moneda del rebut guanya sobre un emparellat en la moneda original del comerciant. Després d'això, guanya el nom del comerciant més proper. Cada pagament amb targeta pren només un rebut.
5. One em pregunta pel projecte o el centre de costos?
Només quan la teva empresa ha fet que aquest camp sigui obligatori al formulari de despeses i One no pot resoldre-ho. També pot demanar pressupost, referència interna, subcategoria, ID fiscal del comerciant o número de document. Per a un pagament amb targeta, mai pregunta com has pagat.
6. Com puc evitar que One emparelli un rebut amb la meva targeta?
Digue a One que has pagat personalment o en efectiu. Aleshores crea una despesa manual per reemborsar-te.
7. El rebut és en euros i la meva targeta es va carregar en lliures. Quin import manté la despesa?
El de la targeta. One emparella sobre l'import original en euros i manté l'import, moneda i comerciant de la targeta.
8. Una despesa amb targeta aprovada torna a revisió quan l'import canvia?
No. La despesa pren l'import final carregat i es manté Aprovada. Si el comerciant cancela el pagament, el seu estat canvia a Pagament revertit.
9. Pueden los titulares de targetes editar una despesa amb targeta?
Sí, tot excepte l'import, moneda i comerciant.
10. Les despeses amb targeta segueixen el mateix flux d'aprovació?
Sí. Passa pel teu flux d'aprovació i les verificacions de despeses com qualsevol altra despesa.
11. A quina entitat legal pertany una despesa amb targeta?
A l'entitat legal del compte bancari de la targeta, no a la de l'empleat.
12. Com puc veure quina targeta va pagar una despesa, o només despeses amb targeta?
Obre la despesa: la fila de Mètode de pagament mostra la targeta, per exemple Factorial targeta · Targeta física *5678. A Despeses > Despeses d'empleats, filtra Tipus de despesa per Factorial Targeta, afegeix la columna de Mètode de pagament per veure el tipus de targeta i els últims quatre dígits, i combina amb Propietari o Projecte. Per veure cada pagament d'una targeta, incloent aquells que no van crear una despesa, ves a Tresoreria > Targetes, obre la targeta i comprova Pagaments amb targeta.
13. Els pagaments rebutjats creen una despesa?
No. Només els pagaments acceptats ho fan. El titular de la targeta és notificat quan un pagament és rebutjat a causa dels límits de la targeta o per falta de fons.
14. Diverses persones utilitzen una targeta compartida. Com podem rastrejar per a qui era cada despesa?
Una targeta pertany a una persona, així que tots els seus pagaments es converteixen en les despeses d'aquesta persona. El titular de la targeta pot dir per a qui o què era cada una en la descripció o el projecte. Si diverses persones gasten regularment, dóna a cadascuna la seva pròpia targeta.
15. Quin mètode de pagament hauria d'utilitzar per a una targeta prepagada que no és una Factorial targeta?
Utilitza Targeta de dèbit corporativa: l'empresa va pagar, així que no es reemborsa. La Factorial targeta es completa automàticament per als pagaments de targetes Factorial i no es pot escollir manualment.
16. Puc esborrar una despesa amb targeta?
No, una despesa amb targeta amb un import no es pot esborrar perquè registra un pagament real. Esborra només la despesa manual que vas crear per error.
17. Per què l'import de la meva despesa és diferent del preu a la caixa?
La despesa pren l'import i la moneda carregats a la teva targeta. Si el comerciant va cobrar en una altra moneda, o va afegir una propina o un import final més tard, pot diferir de la primera xifra que vas veure.
18. On trobo un registre que es va fer un pagament amb targeta?
Cada pagament es registra a la pestanya de Pagaments amb targeta de la targeta amb el seu comerciant, import, data i estat (Completat un cop ha passat). Els titulars de targetes ho obren des de Les meves despeses > Les meves targetes. Finances també poden obrir el compte de targetes a Tresoreria > Comptes i fer clic a Exportar transaccions.