Perdeu um recibo ou não tem certeza se pode enviar uma despesa sem um? Despesas regulares precisam de um recibo por padrão, então a falta dele atrasa a aprovação e deixa os livros sem prova. Factorial lembra as pessoas sobre pagamentos com cartão sem um e ajuda os revisores a devolverem os que estão pouco claros.

Adicionar o recibo faltante (funcionários/as)

Visão Geral

Você é lembrado/a quando um recibo está faltando:

• Após um Factorial card pagamento, uma notificação no seu telefone pede para você adicionar o recibo.
• Se você tiver despesas em rascunho aguardando, você recebe um lembrete de Despesas em rascunho.
• Se você tentar enviar sem um recibo necessário, verá Revise os detalhes da sua despesa com Arquivos como faltando.

Como usar

1. Abra a despesa em Meus gastos > Minhas despesas.
2. Adicione o recibo. Se você já preencheu os detalhes, escolha Fazer upload para que não sejam sobrescritos.
3. Clique em Enviar para aprovação.

Rever despesas sem um recibo adequado (aprovadores/as e finanças)

Como usar

Quando um recibo está faltando, ilegível ou não válido, abra a despesa a partir do seu pedido de aprovação ou de Gastos > Despesas de funcionários/as, e escolha:

• Solicitar alterações, com um motivo como "Por favor, anexe a fatura detalhada". O/a funcionário/a é notificado/a e pode corrigir e enviar novamente.
• Rejeitar, com um motivo, se a despesa não deve ser paga.
• Aprovar, se sua empresa aceitar outra prova. Deixe um comentário explicando o porquê, para que as finanças possam ver depois.

Fazer o recibo obrigatório ou opcional (administradores/as)

Visão Geral

Por padrão, despesas regulares precisam de um recibo: um/a funcionário/a não pode enviar uma sem ele. Se seu plano inclui personalização do formulário de despesas, um/a administrador/a pode tornar o recibo opcional. Despesas de quilometragem e diárias não precisam de recibo.

Como usar

1. Vá para Configurações > Despesas, e em Configuração, clique em Formulário de despesa.
2. Abra Despesa regular e role até o campo Documento. Ele mostra Obrigatório quando um recibo é necessário.
3. Para mudar, clique no ícone de configurações (engrenagem) ao lado de Documento, ative o interruptor Obrigatório (recibo necessário) ou desative (opcional), e clique em Aceitar.

Dicas e Melhores Práticas

Solução de Problemas e FAQ

Solução de Problemas

Um/a funcionário/a enviou uma despesa sem recibo.
O recibo é opcional no seu formulário de despesa. Peça-o com Solicitar alterações, e considere tornar o campo Documento obrigatório.

O/a funcionário/a diz que anexou, mas não consigo vê-lo.
Ele/Ela pode ter anexado depois de enviar, o que não é possível enquanto está pendente. Peça para ele/ela usar Redefinir para rascunho, anexar e enviar novamente.

FAQ

1. Posso enviar uma despesa sem recibo?

Somente se sua empresa tornou o recibo opcional. Se você tentar enviar sem um e ele for necessário, verá Revise os detalhes da sua despesa com Arquivos como faltando. Caso contrário, anexe um primeiro.

2. Despesas de quilometragem e diárias precisam de recibo?

Não. Você ainda pode anexar documentos de suporte.

3. Despesas de cartão precisam de recibo?

Sim. A empresa pagou, mas o recibo ainda é necessário para aprovação e para os livros.

4. Eu perdi o recibo. O que posso fazer?

Peça ao comerciante uma cópia ou baixe a fatura da sua reserva ou conta online. Se você não conseguir uma, pergunte à sua equipe de finanças que prova eles aceitam, por exemplo, uma confirmação de reserva, e anexe-a.

5. O/a One pode verificar recibos em relação à nossa política?

Sim, com verificações de despesas. As verificações prontas incluem regras de recibo: toda despesa regular tem um recibo ou fatura legível, um comprovante de terminal de cartão não é suficiente, e o recibo lista o que foi comprado. One verifica isso em cada despesa e avisa o/a funcionário/a antes de enviar. Veja Como faço para verificar despesas em relação à minha política de despesas?.

6. Toda empresa pode tornar o recibo opcional?

Tornar o recibo opcional precisa de personalização do formulário de despesas, o que depende do seu plano. Seu/a Gerente de Conta pode confirmar. Sem isso, despesas regulares sempre precisam de um recibo.