Überblick
IT Inventory ist das erste Produkt im Bereich IT-Management von Factorial . Es bietet:
- Eine einheitliche Liste aller Geräte mit Status, Eigentümer und Verlauf
- Schneller CSV-/Excel-Import mit KI-gestützter Bereinigung (Modellnamen normalisieren, Fehler kennzeichnen)
- Gerätedetailseiten (Spezifikationen, Kaufdatum, Garantie)
- Zuweisen/Aufheben von Aktionen an Mitarbeiter (mit Prüfprotokoll)
- Filter und Gruppierungen, um schnell zu finden, was Sie brauchen
Tipp: Halten Sie Ihre Mitarbeiterdatensätze unter „Personen“ auf dem neuesten Stand, damit die Zuordnungen korrekt bleiben.
Wann und warum sollte es verwendet werden
Verwenden Sie IT Inventory, wenn Sie verstreute Tabellenkalkulationen oder nicht verbundene Tools durch eine zentrale Informationsquelle innerhalb Factorial ersetzen möchten. Es ist ideal für:
- Verfolgen, wer was hat und was auf Lager ist
- Optimierung der Onboarding-/Offboarding-Übergaben
- Pflege des Kauf-/Garantiekontexts und der Gerätehistorie
- Vorbereitung auf bevorstehende Automatisierungen im gesamten IT-Management-Bereich
Anwendung
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu IT- Inventar
- Gehen Sie zu IT-Verwaltung → Inventar , um auf die Geräteliste zuzugreifen.
- Bereiten Sie Ihre Importdatei (CSV/Excel) vor
Fügen Sie Spalten ein wie:
type (Laptop/Telefon/Zubehör…), model_name , serial_number , status (Auf Lager/Zugewiesen/In Reparatur/Ausgemustert), employee_email (optional), purchase_date (optional), purchase_price (optional), warranty_end_date (optional).
- Importieren Sie Ihre Daten
Klicken Sie auf „Importieren“ und laden Sie Ihre Datei hoch. IT Inventory führt eine KI-gestützte Bereinigung durch, um Modellnamen zu normalisieren und Probleme (z. B. ungültige E-Mails, fehlender Status) hervorzuheben.
- Überprüfen und bestätigen
Verwenden Sie die Vorschau, um vorgeschlagene Korrekturen zu akzeptieren oder markierte Zeilen zu korrigieren. Bestätigen Sie die Erstellung Ihrer Geräte.
- Geräte durchsuchen und filtern
Nutzen Sie Filter (z. B. Status, Typ) und Gruppierungen, um Lagerbestände und Zuordnungen auf einen Blick zu erkennen.
- Öffnen einer Gerätedetailseite
Klicken Sie auf ein beliebiges Gerät, um Spezifikationen, Kauf-/Garantieinformationen, Eigentumsverhältnisse und die vollständige Historie anzuzeigen.
- Zuweisen oder Aufheben der Zuweisung eines Geräts
Wählen Sie auf der Geräteseite (oder in der Listenaktion) die Option „Zuweisen“ , um einen Mitarbeiter auszuwählen. Die Zuweisung wird aufgehoben, wenn ein Gerät zurückgegeben wird. Alle Aktionen werden im Verlauf protokolliert.
- Gerätedetails bearbeiten
Aktualisieren Sie Modell, Hinweise, Kauf- oder Garantieinformationen unter Bearbeiten .
Optionale nächste Schritte: Setzen Sie den Import in Stapeln fort, während Ihre Daten ausgereifter werden, und verwenden Sie dann Filter, um die täglichen Zuteilungs- und Bestandsentscheidungen zu steuern.
Häufig gestellte Fragen
- Welche Status werden unterstützt?
Typische Status sind „Auf Lager“ , „Zugewiesen“ , „In Reparatur“ und „Ausgemustert“ . In Ihrem Arbeitsbereich wird möglicherweise zunächst eine Teilmenge angezeigt.
- Benötige ich für jeden Artikel eine Seriennummer?
Nicht unbedingt. Zubehör ohne Seriennummern kann weiterhin verfolgt werden. Für Primärgeräte (Laptops/Telefone) empfehlen wir die Angabe von Seriennummern, um die Rückverfolgbarkeit zu verbessern.
- Was bewirkt der KI-gestützte Import eigentlich?
Es hilft, Modellnamen zu normalisieren , ungültige Felder (wie unbekannte E-Mails oder Status) zu kennzeichnen und Duplikate anzuzeigen , bevor Sie den Import bestätigen. Sie können Vorschläge akzeptieren oder überschreiben.
- Wer kann Geräte zuweisen?
Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen (z. B. IT-Manager oder bestimmte Rollen) können Zuweisungen vornehmen/aufheben. Sprechen Sie mit Ihrem Administrator, um die richtigen Berechtigungen zu aktivieren.
- Kann ich einem Raum (Besprechungsraum/Hotdesk) ein Gerät zuweisen?
Diese Funktion ist als Teil der bevorstehenden Spaces- Integration geplant. Derzeit werden Geräte hauptsächlich Mitarbeitern zugewiesen.
- Lässt es sich in MDM/IDP integrieren?
Nicht in der aktuellen Version. IT Inventory konzentriert sich auf Inventar, Eigentum und Verlauf innerhalb Factorial .
- Werden beim Onboarding automatisch Geräte vorgeschlagen?
Rollenbasierte Vorschläge über den Jobkatalog und den Onboarding- Flow sind geplant. Aktuell können Sie Geräte manuell zuweisen. Vorschläge werden bereitgestellt, sobald die entsprechenden Integrationen verfügbar sind.
- Kann ich Übergabe-/Bestätigungsdokumente für Mitarbeiter erstellen?
Dies wird durch die Integration von Factorial Documents unterstützt: Sie wählen einen Mitarbeiter und die ihm zugewiesenen Geräte aus, um automatisch ein Dokument aus einer Rechtsvorlage (z. B. in Übereinstimmung mit NIS 2 Artikel 21) zu generieren und es zur Unterschrift zu speichern.