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Sobre o processo de Aquisições

Aquisições refere-se ao processo de compra de bens ou serviços de uma fonte externa. Envolve várias atividades, como identificar necessidades, buscar fornecedores, negociar termos e gerenciar contratos.

O objetivo é obter os produtos ou serviços certos, com o custo e a qualidade certos, garantindo que eles sejam entregues no prazo e atendam aos requisitos da organização.
 

Esse recurso está atualmente em teste beta. Para participar da fase de testes, entre em contato com o seu gestor de conta.

 


 



 

Fluxo de aprovação de aquisições

Uma das principais características de um processo de aquisição são os fluxos de aprovação, que organizam a sequência em que os processos devem seguir cada solicitação. O fluxo de aprovação acrescenta uma camada extra de controle e supervisão.

Grupos de aprovação e configurações de fluxo

Para criar um processo de autorização específico, é necessário criar um grupo de autorização e, nesse grupo, definir o fluxo específico.

  1. Na barra lateral, vá para Configurações
  2. Role para baixo até Finanças e clique em Solicitações de compra
  3. Clique em Adicionar novo grupo de aprovação
  4. Adicione um nome e uma descrição (opcional)
  5. Clique em Salvar grupo de aprovação

 

Fluxo de aprovação

O fluxo de aprovação está estruturado em níveis:

  • Um ou mais aprovadores são atribuídos a cada nível
  • Para passar para o próximo nível, os aprovadores do nível anterior devem aprovar a solicitação

Por padrão, o administrador é o aprovador do primeiro nível de aprovação.

 

Para alterar ou adicionar aprovadores:

  • Você pode adicionar outros aprovadores ao mesmo nível de aprovação clicando no ícone de adição.
  • Você pode editar ou excluir o nível de aprovação clicando no ícone de três pontos.

Para atribuir colaboradores:

Depois de definir o fluxo de aprovação, você poderá atribuir colaboradores.

Todas as pessoas atribuídas a um grupo de aprovação seguirão o fluxo de aprovação definido.

Os colaboradores só podem ser atribuídos a um grupo de aprovação.

 
  1. Abra a guia de Colaboradores
  2. Clique em +, no canto superior direito
  3. Selecione e adicione os colaboradores

 

Permissões de aquisições

Existem duas permissões que podem ser gerenciadas:

  • Restrição de colaboradores que podem fazer solicitações
  • Restrição de colaboradores que podem gerenciar ordens de compra

 

Como criar uma solicitação de compra

Assim que as configurações estiverem todas prontas, os colaboradores podem começar a fazer solicitações de compra.

  1. Na barra lateral, vá para Meus gastos
  2. Abra Minhas solicitações de compra
  3. Clique em + Nova solicitação
  4. Escolha entre Novo produto ou serviço ou Software
  5. Preencha todas as informações:
    • Informações gerais
    • Informações do fornecedor
    • Anexos
  6. Feito isso, clique em Enviar para aprovação

Depois que uma solicitação de compra for enviada para aprovação, ela seguirá o fluxo de aprovação que foi definido para esse colaborador no grupo de aprovação ao qual ele pertence. O colaborador receberá ocorrências sobre a solicitação na Caixa de entrada > Notificações.

 

 

Como aprovar solicitações de compra

💡 Para facilitar a gestão das solicitações de compra, o aprovador receberá uma notificação da solicitação também pela Caixa de entrada, na seção de Solicitações.

 

O aprovador encontrará a solicitação de compra nas seções Solicitação de compra.

  1. Na barra lateral, vá para Gastos
  2. Abra Solicitações de compra

A lista de solicitações de compra ajuda os aprovadores e gestores financeiros a entender melhor o status de todas as solicitações de compra das quais precisam estar cientes.

A partir desta lista, clicando na seta à direita, o aprovador poderá visualizar o detalhe da solicitação e aprová-la.

💡 Comentários sobre solicitação de compra

É comum que tanto o solicitante quanto o aprovador de uma solicitação de compra tenham dúvidas. Utilize a seção de Comentários para iniciar uma conversa diretamente na solicitação de compra, tornando a comunicação perfeita. As pessoas vinculadas à solicitação de compra receberão notificações sempre que novos comentários forem adicionados.

 

 

Lista de ordens de compra

As ordens são solicitações de compra aprovadas com todos os detalhes sobre a compra, o fornecedor e o solicitante.

Elas podem ser exportadas como .CSV ou Excel.

 

 

Fornecedores

Sempre que uma solicitação de compra é criada, um novo fornecedor também é gerado na seção de Fornecedores. Ele permanecerá no modo "editar" durante todo o processo de solicitação, permitindo que os aprovadores e validadores finais modifiquem as informações e garantam o armazenamento preciso.

É possível criar um novo fornecedor diretamente na seção de Fornecedores. Depois disso, eles estarão disponíveis para pesquisa durante as solicitações de compra.

 

 

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