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Sobre o processo de Aquisições

Aquisições refere-se ao processo de compra de bens ou serviços a partir de uma fonte externa. Envolve várias atividades, como a identificação de necessidades, a procura de fornecedores, a negociação de condições e a gestão de contratos.

O objetivo é obter os produtos ou serviços certos ao custo e qualidade adequados, garantindo que são entregues a tempo e cumprem os requisitos da organização.
 

Esta funcionalidade está atualmente em fase de teste beta. Para participar na fase de testes, contacte o seu gestor de conta.
 

 


 



 

Fluxo de aprovação de aquisições

Uma das principais características de um processo de aquisição são os fluxos de aprovação, que organizam a sequência em que os processos devem seguir cada pedido. O fluxo de aprovação acrescenta uma camada extra de controlo e supervisão.

Grupos de aprovação e configurações de fluxo

Para criar um processo de aprovação específico, é necessário criar um grupo de aprovações, no qual é possível definir o fluxo específico.

  1. Na sua barra lateral, aceda a Configurações
  2. Desloque-se para baixo até Finanças e clique em Pedidos de compra
  3. Clique em Adicionar novo grupo de aprovação
  4. Adicionar um nome e uma descrição (facultativo)
  5. Clicar em Guardar grupo de aprovação

 

Fluxo de aprovação

O fluxo de aprovação é estruturado em níveis:

  • Um ou mais aprovadores são atribuídos a cada nível
  • Para passar para o nível seguinte, os aprovadores do nível anterior têm de aprovar o pedido

Por defeito, o administrador é o aprovador do primeiro nível de aprovação.

 

Para alterar ou adicionar aprovadores:

  • Para adicionar outros aprovadores ao mesmo nível de aprovação, basta clicar no ícone de mais.
  • Pode editar ou eliminar o nível de aprovação clicando no ícone dos três pontos.

Para atribuir colaboradores:

Depois de ter definido o fluxo de aprovação, pode atribuir os colaboradores.

Todas as pessoas que são atribuídas a um grupo de autorização seguirão o fluxo de autorização que foi definido.

Os colaboradores só podem ser atribuídos a um grupo de aprovação.

 
  1. Abra a guia de Colaboradores
  2. Clique em + no canto superior direito
  3. Selecione e adicione os colaboradores

 

Permissões de aquisição

Existem duas permissões que podem ser geridas:

  • Restringir os colaboradores que podem efetuar pedidos
  • Restringir os colaboradores que podem gerir as ordens de compra

 

Como criar um pedido de compra

Quando as definições estiverem prontas, os colaboradores podem começar a fazer pedidos de Compra.

  1. Na sua barra lateral, aceda a Meus gastos
  2. Abra Meus pedidos de compra
  3. Clique em + Nova solicitação
  4. Escolha entre Novo produto ou serviço ou Software
  5. Preencha todas as informações:
    • Informações gerais
    • Informações do fornecedor
    • Anexos
  6. Feito isso, clique em Enviar para aprovação

Depois de um pedido de compra ter sido enviado para aprovação, o pedido seguirá o fluxo de aprovação que foi definido para esse colaborador no grupo de aprovação a que pertence. O colaborador receberá ocorrências sobre o pedido na Caixa de entrada > Notificações.

 

 

Como aprovar pedidos de compra

💡 Para facilitar a gestão dos pedidos de compra, o aprovador receberá uma notificação de pedido também através da Caixa de Entrada, na secção Pedidos.

 

O aprovador encontrará o pedido de compra nas secções Pedido de compra.

  1. Na sua barra lateral, aceda a Gastos
  2. Abra Pedidos de compra

A lista de pedidos de compra ajuda os aprovadores e os gestores financeiros a compreenderem melhor o estado de todos os pedidos de compra de que precisam de ter conhecimento.

A partir desta lista, ao clicar na seta à direita, o aprovador pode ver os detalhes do pedido e aprová-lo.

💡 Comentários sobre o pedido de compra

É comum que tanto o solicitante quanto o aprovador de um pedido de compra tenham dúvidas. Utilize a secção Comentários para iniciar uma conversa diretamente no pedido de compra, tornando a comunicação mais fácil. As pessoas associadas à solicitação de compra receberão notificações sempre que novos comentários forem adicionados.

 

 

Lista de pedidos de compra

As ordens de compra são pedidos de compra aprovados com todos os pormenores sobre a compra, o fornecedor e o requisitante.

Podem ser exportados como .CSV ou Excel.

 

 

Fornecedores

Sempre que é criado um pedido de compra, é também gerado um novo fornecedor na secção Fornecedores. Este fornecedor permanece no modo "editar" durante todo o processo do pedido, permitindo que os aprovadores e validadores finais modifiquem as informações e garantam um armazenamento correto.

Existe a possibilidade de criar um novo fornecedor diretamente a partir da secção Fornecedores. Estes fornecedores estarão então disponíveis para pesquisa durante os pedidos de compra.

 

 

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