Gerenciar documentos e garantir conformidade pode ser demorado. Com ONE, você pode agora fazer perguntas diretamente sobre seus documentos, pastas e modelos—economizando tempo e melhorando a visibilidade em toda a sua organização.
Visão Geral
Este recurso permite que você interaja com seu banco de dados de documentos usando linguagem natural. Em vez de pesquisar manualmente pastas ou acompanhar guias, você pode simplesmente perguntar ao ONE e receber respostas instantâneas.
Quando e por que deve ser usado
Use este recurso quando:
- Você precisa verificar rapidamente a conformidade dos documentos (por exemplo, assinaturas ou arquivos faltando)
- Você quer verificar o status de um documento ou colaborador específico
- Você está preparando auditorias e precisa identificar lacunas
- Você precisa de ajuda para entender ou usar modelos de documentos
Como usar
- Abra ONE
- Inicie uma conversa: Digite sua pergunta usando linguagem natural (como você perguntaria a um colega)
- Revise a resposta fornecida pelo ONE
- Refine sua pergunta, se necessário, para obter resultados mais específicos
- Acompanhamento de conformidade: "Mostre-me uma lista de todos os colaboradores com uma assinatura 'Pendente' para a Nova Política de Segurança."
- Status individual: "Eduardo Oliveira já assinou seu último contrato? Se sim, quando?"
- Auditoria e Lacunas: "Cruzar contratações de 2025 e listar qualquer um que esteja faltando um arquivo na pasta 'Documentos de Identidade'."
- Validação: "Confirme a data de upload do contrato de promoção da Maria Lopez e verifique se ela recebeu o novo arquivo."
- Assistência com modelos: "Quais variáveis relacionadas ao contrato posso usar em meus modelos?"
Se você não estiver obtendo os resultados esperados, tente reformular sua pergunta com mais detalhes específicos (por exemplo, nome do colaborador, tipo de documento ou data).
Se ONE não conseguir encontrar as informações que você está pedindo, verifique se o documento existe na plataforma e está devidamente categorizado e confirme se você tem permissão para acessar os dados solicitados.
Se a resposta parecer incompleta, faça uma pergunta de acompanhamento ou forneça mais contexto para refinar os resultados.
Peça ao ONE para agir sobre seus documentos
Além de responder perguntas, ONE pode realizar tarefas diárias de documentos para você. Administradores de RH, gerentes e colaboradores podem pedir ao ONE, com suas próprias palavras, para realizar qualquer ação que fariam manualmente em Documentos:
- Armazenar um arquivo: um arquivo que você faz upload, ou um que ONE criou, vai para uma pasta que ONE sugere. Você pode confirmar ou escolher outra pasta, incluindo documentos de outro colaborador.
- Enviar para assinatura: ONE solicita as assinaturas, e cada signatário recebe um e-mail.
- Verificar quem não assinou: ONE lista os signatários pendentes e pode enviar um lembrete para eles.
- Mover documentos: para a pasta que você nomear.
- Encontrar e abrir: ONE responde com um link para o documento, ou lista as opções quando vários documentos correspondem.
- Excluir e restaurar: o documento vai para a lixeira e pode ser restaurado. ONE avisa você antes de cancelar uma assinatura em andamento.
- Gerenciar pastas: criar ou renomear pastas e subpastas.
- Abrir ONE
- Descreva a ação que você deseja, ou anexe o arquivo que deseja armazenar
- Revise o resumo. Antes de qualquer alteração, ONE mostra cada documento com seu link, espaço e pasta
- Confirme a ação. Nada muda até você confirmar
ONE funciona dentro das permissões de cada pessoa em Factorial, então você só pode agir sobre os documentos e pastas que já pode gerenciar manualmente.
Lembretes de assinatura são os mesmos e-mails que os signatários receberam da primeira vez. Cada documento pendente envia um e-mail separado, então um colaborador com vários documentos pendentes recebe um e-mail por documento.
Enviar documentos para vários colaboradores ao mesmo tempo ainda não está disponível através do ONE. ONE pode enviar um ou mais documentos para um colaborador por vez. Para enviar documentos para muitos colaboradores, use Enviar em massa em Documentos.
Dicas e melhores práticas
- Seja o mais específico possível ao fazer perguntas (por exemplo, inclua nomes, tipos de documentos ou prazos)
- Use palavras-chave claras como “assinado,” “pendente,” “carregado,” ou “faltando”
- Divida consultas complexas em perguntas menores para respostas mais precisas
- Verifique as informações críticas de conformidade antes de tomar qualquer ação
FAQ
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O ONE pode verificar se um documento foi assinado?
Sim, ONE pode confirmar se um documento foi assinado e, se disponível, fornecer a data da assinatura.
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Posso usar ONE para identificar documentos faltando?
Sim, você pode pedir ao ONE para cruzar colaboradores ou períodos de tempo e destacar arquivos faltando ou pastas incompletas.
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Posso perguntar sobre colaboradores específicos?
Sim, você pode perguntar sobre colaboradores individuais e seu status de documentos (por exemplo, contratos assinados, arquivos carregados).
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O ONE pode me ajudar com modelos de documentos?
Sim, você pode perguntar sobre variáveis disponíveis e como usá-las em seus modelos.
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O ONE pode fazer alterações nos meus documentos?
Sim. ONE pode armazenar, enviar para assinatura, enviar lembretes de assinatura, mover, excluir e restaurar documentos, e criar ou renomear pastas. Antes de qualquer alteração, ONE mostra o que fará e aguarda sua confirmação.
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Por que o ONE não pode acessar certos documentos?
O acesso depende das suas permissões. Se você não tiver acesso a um documento, ONE não poderá recuperar informações sobre ele.
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As informações fornecidas pelo ONE estão sempre atualizadas?
ONE reflete os dados atuais disponíveis na plataforma. Certifique-se de que os documentos estão devidamente carregados e atualizados para resultados precisos.