Gestionar documents i assegurar la conformitat pot ser una tasca que requereix temps. Amb ONE, ara pots fer preguntes directament sobre els teus documents, carpetes i plantilles—estalviant temps i millorant la visibilitat a tota la teva organització.
Visió general
Aquesta funció et permet interactuar amb la teva base de dades de documents utilitzant llenguatge natural. En comptes de cercar manualment a través de carpetes o seguir pestanyes, simplement pots preguntar a ONE i rebre respostes instantànies.
Quan i per què s'hauria d'utilitzar
Utilitza aquesta funció quan:
- Necessitis comprovar ràpidament la conformitat dels documents (per exemple, signatures o fitxers que falten)
- Vulgueu verificar l'estat d'un document o empleat específic
- Estiguis preparant auditories i necessitis identificar buits
- Necessitis ajuda per entendre o utilitzar plantilles de documents
Com utilitzar
- Obre ONE
- Inicia una conversa: Escriu la teva pregunta utilitzant llenguatge natural (com si preguntessis a un/a company/a)
- Revisa la resposta proporcionada per ONE
- Refina la teva pregunta si cal per obtenir resultats més específics
- Seguiment de conformitat: "Mostra'm una llista de tots els empleats amb una signatura 'Pendent' per la Nova Política de Seguretat."
- Estat individual: "Ha signat Eduardo Oliveira el seu últim contracte? Si és així, quan?"
- Auditoria i buits: "Cruzament de les contractacions de 2025 i llista de qualsevol que falti un fitxer a la seva carpeta de 'Documents d'ID'."
- Validació: "Confirma la data de càrrega del contracte de promoció de Maria Lopez i comprova si ha rebut el nou fitxer."
- Assistència amb plantilles: "Quines variables relacionades amb contractes puc utilitzar a les meves plantilles?"
Si no estàs obtenint els resultats esperats, prova a reformular la teva pregunta amb més detalls específics (per exemple, nom de l'empleat, tipus de document o data).
Si ONE no pot trobar la informació que estàs demanant, assegura't que el document existeix a la plataforma i està correctament categoritzat i comprova que tens permís per accedir a les dades sol·licitades.
Si la resposta sembla incompleta, fes una pregunta de seguiment o proporciona més context per refinar els resultats.
Prega a ONE que actuï sobre els teus documents
A més de respondre preguntes, ONE pot fer treballs diaris amb documents per tu. Els administradors d'HR, gestors i empleats poden demanar a ONE, amb les seves pròpies paraules, que realitzi qualsevol acció que farien manualment en Documents:
- Emmagatzemar un fitxer: un fitxer que pugis, o un que ONE hagi creat, va a una carpeta que ONE suggereix. Pots confirmar-ho o escollir una altra carpeta, incloent en els documents d'un altre empleat.
- Enviar per signatura: ONE sol·licita les signatures, i cada signant rep un correu electrònic.
- Comprovar qui no ha signat: ONE llista els signants pendents i pot enviar-los un recordatori.
- Moure documents: a la carpeta que nomenis.
- Trobar i obrir: ONE respon amb un enllaç al document, o llista les opcions quan diversos documents coincideixen.
- Eliminar i restaurar: el document va a la paperera i pot ser restaurat. ONE t'adverteix abans de cancel·lar una signatura en curs.
- Gestionar carpetes: crear o renombrar carpetes i subcarpetes.
- Obre ONE
- Descriu l'acció que vols, o adjunta el fitxer que vols emmagatzemar
- Revisa el resum. Abans de qualsevol canvi, ONE mostra cada document amb el seu enllaç, espai i carpeta
- Confirma l'acció. Res no canvia fins que ho confirmis
ONE treballa dins de les permisions de cada persona a Factorial, així que només pots actuar sobre els documents i carpetes que ja pots gestionar manualment.
Recordatoris de signatures són el mateix correu electrònic que els signants van rebre la primera vegada. Cada document pendent envia un correu electrònic separat, així que un empleat amb diversos documents pendents rep un correu electrònic per document.
Enviar documents a diversos empleats alhora no està disponible a través de ONE encara. ONE pot enviar un o més documents a un empleat a la vegada. Per enviar documents a molts empleats, utilitza Enviar en massa a Documents.
Consells i millors pràctiques
- Sigues tan específic/a com sigui possible quan facis preguntes (per exemple, inclou noms, tipus de documents o terminis)
- Utilitza paraules clau clares com “signat”, “pendent”, “carregat” o “faltant”
- Descompón consultes complexes en preguntes més petites per obtenir respostes més precises
- Revisa la informació crítica de conformitat abans d'actuar
FAQ
-
Podeu ONE comprovar si un document ha estat signat?
Sí, ONE pot confirmar si un document ha estat signat i, si està disponible, proporcionar la data de la signatura.
-
Puc utilitzar ONE per identificar documents que falten?
Sí, pots preguntar a ONE per fer un creuament d'empleats o períodes de temps i destacar fitxers que falten o carpetes incompletes.
-
Puc preguntar sobre empleats específics?
Sí, pots preguntar sobre empleats individuals i el seu estat de documents (per exemple, contractes signats, fitxers carregats).
-
Podeu ONE ajudar-me amb plantilles de documents?
Sí, pots preguntar sobre les variables disponibles i com utilitzar-les a les teves plantilles.
-
Podeu ONE fer canvis als meus documents?
Sí. ONE pot emmagatzemar, enviar per signatura, enviar recordatoris de signatures, moure, eliminar i restaurar documents, i crear o renombrar carpetes. Abans de qualsevol canvi, ONE et mostra què farà i espera la teva confirmació.
-
Per què no pot ONE accedir a certs documents?
L'accés depèn de les teves permisos. Si no tens accés a un document, ONE no podrà recuperar informació sobre ell.
-
És la informació proporcionada per ONE sempre actualitzada?
ONE reflecteix les dades actuals disponibles a la plataforma. Assegura't que els documents estan correctament carregats i actualitzats per obtenir resultats precisos.