O Agente de Equipamentos permite que ONE gerencie a tarefa de Compra de equipamentos em um ticket de integração: ele determina o que a nova contratação deve receber, concorda com ela por e-mail e faz o pedido assim que você aprovar. Use-o quando desejar que os equipamentos para novos contratados sejam escolhidos e pedidos de acordo com suas políticas, sem ter que gerenciar a entrada você mesmo.

Funcionalidade/Característica

Visão Geral

Cada ticket de integração inclui uma tarefa de Compra de equipamentos. Você pode completá-la você mesmo ou delegá-la a ONE do início ao fim. ONE então:

• Determina a que a nova contratação tem direito.
• Verifica seu estoque.
• Concorda com a configuração com a nova contratação por e-mail.
• Faz o pedido após sua aprovação.

Este artigo cobre apenas a etapa de Compra de equipamentos. Para o ticket de integração e suas outras tarefas, veja Entender as configurações de integração. Para configurar as etapas restantes, veja Automatizar suas integrações.

Disponibilidade: a opção Automática está sendo implementada gradualmente. Se a etapa oferecer apenas Manual, a integração agente ainda não está ativada para sua organização; entre em contato com seu representante de TI da Factorial.

O que você precisa

ONE funciona apenas a partir de duas políticas publicadas e do próprio registro da nova contratação. Ele nunca preenche uma lacuna com um padrão próprio.

• Política de equipamentos, publicada. Ela decide o que a nova contratação pode ter, por função, equipe, senioridade e país.
• Política de compras, publicada. Ela decide como um pedido é autorizado: aprovações, destino de entrega, qual perfil de cobrança paga, quais fornecedores usar e quando o trabalho de equipamentos começa (por exemplo, "gerenciar equipamentos 30 dias antes da data de início").
• Um endereço de e-mail pessoal do colaborador, sincronizado do seu sistema de RH. ONE o utiliza para contatar a nova contratação.
• Uma data de início, além da localização de trabalho, tipo de emprego, cargo e país no perfil dela.

Ambas as políticas estão em Compras globais > Configurações. Até que ambas sejam publicadas, você não pode salvar Automático: a etapa mostra um aviso e Salvar permanece desativado.

Como usar

1. Vá para Pessoas > Configurações, abra a aba Onboarding e clique na linha Compra de equipamentos.
2. Decida se deseja manter Incluir esta etapa na integração ativada. Desative se os novos contratados trouxerem seu próprio dispositivo: a linha então mostrará Ignorar e os tickets de integração não terão tarefa de equipamentos.
3. Escolha a autonomia:
   • Automático: ONE executa a tarefa do início ao fim, seguindo suas políticas.
   • Manual: você gerencia a entrada e o pedido; a TI da Factorial apenas cria a tarefa.
4. Escolha o Responsável padrão. Esta pessoa é responsável pela tarefa e responde sempre que uma decisão é necessária nesta etapa. É sempre um administrador humano; ONE nunca é responsável por isso.
5. Com Manual apenas, defina o cronograma. Agendamento é a data padrão sugerida quando você executa a etapa a partir do ticket, e Data de vencimento é quantos dias antes da data de início a tarefa deve ser concluída. Com Automático, o cronograma vem da sua política de Compras.
6. Clique em Salvar. Com Automático, a etapa também mostra um bloco O que ele lê com o status ao vivo de ambas as políticas e um atalho para editá-las.

O rótulo na linha da etapa mostra como a próxima integração será gerenciada:

Como ONE executa a etapa

Em cada ticket de integração, ONE é adicionado como o agente na tarefa de Compra de equipamentos. A tarefa não tem data de vencimento e o Responsável padrão permanece seu proprietário: sua política decide quando ONE age, não um prazo. O organizador de integração omite a etapa de equipamentos, pois o trabalho acontece no ticket.

1. Aguarde a janela de compras. Sua política de Compras define quando o trabalho de equipamentos começa, e ONE não faz nada na etapa antes dessa data. Se nenhuma regra de cronograma existir em nenhum lugar, ela começa imediatamente. Se manter-se dentro da janela tornaria a entrega pontual impossível, ela avisa em vez de começar silenciosamente.
2. Verifique se a etapa já não foi concluída. Se um pedido já estiver vinculado ao ticket ou um dispositivo já estiver atribuído, a execução para.
3. Leia as políticas e o registro da nova contratação. ONE pede ao proprietário qualquer informação faltante: um campo de perfil, um endereço de e-mail pessoal ou um caso que a política não cobre.
4. Olhe primeiro para o estoque. Dispositivos e acessórios não atribuídos que realmente se adequam a esta nova contratação sob a política de Equipamentos vêm antes da compra de novos. A adequação vem antes do custo: um dispositivo mal correspondido do estoque não é uma economia.
5. Prepare uma única proposta. Ela inclui apenas o que a política de Equipamentos permite, com cada opção já escolhida: memória, armazenamento, cor e o layout do teclado local. ONE apenas propõe itens que podem realmente ser enviados e os classifica pela chegada antes da data de início, depois suporte sem toque, depois preço.
6. Concorde com a configuração com a nova contratação. A proposta é postada como um comentário público no ticket, que chega à nova contratação por e-mail no seu endereço pessoal. Ela pode aceitá-la ou dizer o que prefere.
7. Peça sua aprovação. Isso sempre acontece antes que qualquer coisa seja comprada ou atribuída. ONE posta um comentário interno ao proprietário com o produto, suas opções, o preço, o destino e o tempo de entrega, e sinaliza claramente qualquer coisa fora da política. Não responder nunca é tratado como aprovação.
8. Faça o pedido e feche a etapa. Pouco antes de agir, ONE verifica novamente se o item ainda pode ser comprado para o tempo de entrega que anunciou. Em seguida, faz o pedido ou atribui o dispositivo do estoque, vincula-o ao ticket e marca a tarefa como concluída.

Quem vê o quê

• Comentários públicos são destinados à nova contratação e chegam a ela por e-mail. Eles nunca contêm preços.
• Comentários internos são destinados ao proprietário: aprovações, preços, lacunas na política e bloqueios.
• Lembretes seguem um único ritmo: um lembrete dois dias úteis após uma pergunta ficar sem resposta, então o responsável pelo ticket é informado. ONE nunca persegue a mesma pergunta duas vezes.

O que ONE nunca faz

• Fazer um pedido ou atribuir qualquer coisa sem uma autorização clara do proprietário no ticket, mesmo quando o item está totalmente dentro da política ou é um dispositivo de estoque gratuito.
• Fazer um pedido fora de suas políticas ou inventar uma regra onde uma política não diz nada.
• Fazer um segundo pedido para a mesma integração.
• Mencionar um preço em uma mensagem para a nova contratação.
• Sugerir algo que está fora de estoque, chegando em breve ou descontinuado.
• Enviar um rascunho para a nova contratação. Qualquer coisa ainda pendente com o proprietário é resolvida antes que a nova contratação ouça de ONE.

Quando a etapa volta para você

Independentemente do caso, a etapa volta para você com o diagnóstico já no ticket, para que você não comece do zero.

Execute a etapa você mesmo

Defina a autonomia para Manual. Cada ticket de integração então recebe uma tarefa de Compra de equipamentos com o proprietário, agendamento e data de vencimento que você definir, e a etapa de equipamentos permanece no organizador de integração. Abra a tarefa e clique em Ir para organizador (→) para escolher os equipamentos e fazer o pedido. Finalizar a etapa marca a tarefa como concluída.

Solução de Problemas e FAQ

Solução de Problemas

• A etapa oferece apenas Manual. A integração agente ainda não está habilitada para sua organização. Entre em contato com seu representante de TI da Factorial.
• Salvar permanece desativado quando você escolhe Automático. Pelo menos uma política não está publicada. Publique ambas em Compras globais > Configurações.
• ONE não começou na tarefa. A janela de compras em sua política de Compras ainda não abriu ou a etapa já está concluída (um pedido está vinculado ou um dispositivo está atribuído).
• ONE pediu ao proprietário em vez de propor um dispositivo. Uma regra está faltando para a função da nova contratação, um campo de perfil está vazio ou o tipo de emprego é Contratado. Leia o comentário interno: ele lista o que está bloqueando a etapa.
• Nada foi pedido após a nova contratação aceitar. ONE ainda precisa da aprovação do proprietário em um comentário interno. Aprove-o no ticket.

FAQ

1. O ONE faz pedidos sem minha aprovação?
   Não. Ele sempre pede a aprovação do proprietário no ticket primeiro, mesmo para itens de estoque ou pedidos totalmente dentro da política.
    
2. A nova contratação verá os preços?
   Não. Os preços aparecem apenas em comentários internos para o proprietário.
    
3. O ONE prefere equipamentos de estoque ou novos?
   De estoque, quando um dispositivo não atribuído realmente se adequa à nova contratação sob a política de Equipamentos. A adequação vem antes da economia.
    
4. E se a nova contratação não responder?
   ONE envia um lembrete após dois dias úteis, depois entrega a etapa ao proprietário no prazo do pedido.
    
5. Quem é o responsável pela tarefa de Compra de equipamentos?
   Sempre o Responsável padrão, um administrador humano. ONE é apenas adicionado como o agente.
    
6. O que acontece se desligarmos a etapa?
   A linha mostra Ignorar e os tickets de integração não recebem nenhuma tarefa de equipamentos.