Se você cuida das despesas de outras pessoas, por exemplo se é quem reserva as viagens de uma equipe, pode inserir uma despesa para outro/a colaborador/a (atribuindo-a a ele/ela) e enviá-la em nome dele/dela. A despesa é dessa pessoa: segue o fluxo de aprovação dela, é reembolsada a essa pessoa e ela é notificada.

Declare uma despesa em nome de outra pessoa

Visão geral

Você pode registrar despesas regulares, de quilometragem e de diárias para outra pessoa. Antes de começar:

• Precisa da permissão Adicionar novas despesas em nome de outra pessoa. O/A administrador/a configura-a em Configurações > Permissões, e ao ativá-la são também ativadas as permissões para criar e ver despesas.
• Depende do seu plano. Seu account manager pode confirmar.
• Se a sua empresa paga por usuário/a, ambas as pessoas têm de ser usuários/as de Despesas.
• A outra pessoa precisa estar em uma entidade jurídica do mesmo país que a sua.

Como fazer

Na web

1. Acesse a Meus gastos > Despesas e clique em Nova despesa > Despesa regular (ou Quilometragem / Diária).
2. Em Enviar um documento, clique em Pular esta etapa. O formulário é aberto com o campo Responsável pela despesa (a janela de escaneamento só cria despesas para você).
3. Em Responsável pela despesa, escolha a pessoa a quem a despesa diz respeito.
4. Adicione o respetivo recibo ao formulário e preencha os dados.
5. Clique em Salvar como rascunho. A despesa mostra a pessoa como Responsável e a você como Solicitante.
6. Clique em Enviar para aprovação.

No app

1. Abra Despesas, toque em Adicionar e escolha o tipo.
2. Em Responsável pela despesa, selecione a pessoa.
3. Adicione o recibo, complete o formulário e toque em Enviar para aprovação.

Com o ONE
Anexe os recibos e diga ao ONE para quem são, por exemplo «cria estas despesas para [nome]». Consulte Envie despesas enviando os recibos ao ONE.

Solução de problemas e perguntas frequentes

Solução de problemas

Não vejo o campo Responsável pela despesa (nem mesmo como administrador/a).
Não basta ser administrador/a. Verifique quatro coisas: se você tem a permissão, se seu plano a inclui, se é usuário/a de Despesas (se sua empresa paga por usuário/a) e se não começou a partir de um recibo escaneado. Se estiver tudo certo, clique em Pular esta etapa em Enviar um documento para abrir o formulário com Responsável pela despesa.

A pessoa de que preciso não está na lista ou não consigo atribuir a despesa a ela.
A pessoa pode estar em uma entidade jurídica de outro país ou pode não ser usuário/a de Despesas (se sua empresa paga por usuário/a). Fale com o/a administrador/a.

«O/A colaborador/a [nome] não pode criar despesas».
A pessoa que você escolheu não é usuário/a de Despesas (se sua empresa paga por usuário/a), ou esse tipo de despesa (regular, quilometragem ou diária) está desativado na sua empresa. Peça ao/à administrador/a que a adicione (consulte Adicione pessoas a Despesas) ou que verifique Configurações > Despesas > Tipos de despesa, e tente novamente.

«Não é possível registrar despesas em nome deste/a colaborador/a».
Pelos mesmos motivos do erro anterior. O/A administrador/a pode verificar sua permissão e o acesso dessa pessoa a Despesas.

Perguntas frequentes

1. É normal que o/a responsável pela despesa não possa ser alterado?
   Sim. No app, o/a responsável fica definido quando a despesa é criada. O ONE pode atribuir a outra pessoa um rascunho que você tenha criado manualmente, se você tiver permissão para registrar despesas em nome dela. As despesas com cartão e as que já foram enviadas nunca mudam de responsável. Caso contrário, exclua o rascunho e crie-o novamente para a pessoa certa.
    
2. O/A colaborador/a pode ver a despesa que criei para ele/ela?
   Sim. O/A responsável recebe um aviso («Nova despesa registrada em seu nome») e a vê em suas Despesas.
    
3. Quem aprova?
   As pessoas do fluxo de aprovação do/da responsável, não do seu. O reembolso vai para o/a responsável.
    
4. E se não tiver o recibo?
   Peça uma cópia ao/à colaborador/a. A maioria das empresas exige um recibo para enviar uma despesa.
    
5. Posso continuar vendo e alterando uma despesa que registrei para outra pessoa?
   Sim. Ela também aparece em suas Despesas e você pode filtrar a lista por responsável. Como solicitante, você pode editá-la, excluí-la ou enviá-la enquanto for um rascunho, e retirá-la com Voltar para rascunho enquanto estiver Pendente.
    
6. O ONE verifica se tenho permissão para registrar despesas para essa pessoa?
   Sim. Quando você pede ao ONE que crie despesas para outra pessoa, ele verifica se você tem permissão e as cria em nome dessa pessoa.
    
7. Posso deixar que outra pessoa edite meus rascunhos de despesas?
   Só o/a responsável e a pessoa que registrou a despesa podem editar um rascunho. Se um/a assistente precisar cuidar de suas despesas, ele/ela pode registrá-las por você com os passos acima, e depois ambos poderão editar os rascunhos. Alguém com a permissão Pode editar despesas com status pendente pode alterar uma despesa que já está Pendente, mas não um rascunho.
    
8. Um/a usuário/a externo/a pode registrar despesas para outra pessoa?
   Não. Só os/as colaboradores/as podem registrar uma despesa para outra pessoa. Um/a usuário/a externo/a (alguém com acesso ao Factorial mas sem perfil de colaborador/a, como um/a consultor/a externo/a) não pode, mesmo com a permissão, porque o Factorial verifica que quem registra a despesa é colaborador/a de uma entidade jurídica do mesmo país que o/a responsável pela despesa.