A política de Compras estabelece as regras de como uma compra acontece: o que é aprovado automaticamente, quem aprova o restante, para onde vão os pacotes, qual perfil de cobrança paga e quais fornecedores você utiliza. Configure uma vez, em linguagem simples, e isso se aplica a cada pedido e a cada integração automatizada.

Funcionalidade

Visão Geral

A política de Compras é uma política impulsionada por IA. Você a escreve com suas próprias palavras. ONE ou entrevista você, ou lê seus pedidos existentes, endereços e perfis de cobrança e sugere um primeiro rascunho.

Uma vez publicada, Factorial IT a lê sempre que um pedido é revisado e sempre que ONE equipa uma nova contratação durante a integração.

Cada empresa tem uma política de Compras.

Política de Compras vs Política de Equipamentos. A política de Compras cobre como uma compra é autorizada. A política de Equipamentos cobre o que cada funcionário tem direito. Não coloque "qual laptop cada função recebe" aqui. Escreva as restrições que governam o pedido em vez disso.

Como usar

1. Vá para Compras Globais > Configurações. No cartão Política de Compras, clique em Configurar. Se uma política já existir, o cartão mostrará seu status em vez disso.
2. Escolha como começar. ONE oferece duas opções:
   • Faça-me perguntas. ONE pergunta sobre uma decisão de cada vez e sugere uma resposta para cada.
   • Analise os dados da minha empresa. ONE primeiro lê seus pedidos, funcionários, endereços da empresa, perfis de cobrança, países de envio e preços do catálogo. Ele escreve um rascunho completo, passa por ele e só pergunta sobre o que seus dados não puderam responder.
3. Responda às perguntas. O editor fica ao lado da conversa. Cada vez que uma resposta define parte da política, ONE a escreve no rascunho para que você veja a regra aparecer. Qualquer coisa que você digitar no editor também é salva automaticamente como um rascunho.
4. Clique em Publicar alterações na barra na parte inferior do editor. Rascunhos nunca se aplicam até que você publique.

Status da Política

A pílula na parte superior do editor mostra onde a política está:

Clique em Descartar para descartar edições não publicadas. Escolha Despublicar no menu do cabeçalho para parar de aplicar a política, mas mantenha seu rascunho.

O que sua política deve responder

Uma política de Compras resolve cinco perguntas sobre qualquer pedido único. Se sua política responder todas as cinco em uma página, ela está finalizada.

1. O pedido pode prosseguir? Diga o que é aprovado automaticamente e o que precisa de aprovação. A regra mais simples que funciona: corresponde à política de Equipamentos, aprovada automaticamente; qualquer outra coisa, precisa de aprovação. Um limite de gastos também funciona.
2. Quem aprova? Uma pessoa ou equipe nomeada, com um contato. Se for "o gerente deles", diga isso e verifique se o gerente está registrado no perfil do funcionário.
3. Para onde vai? O destino padrão de One, com seu nome e endereço postal completo. Depois, apenas as exceções que você realmente tem.
4. Qual perfil de cobrança paga? Dê seu nome.
5. De quem você compra? O catálogo da Factorial IT, além de um critério de desempate para quando dois fornecedores podem fornecer o mesmo item. Por exemplo: primeiro zero-touch, depois estoque no país de entrega, depois preço.

Um perfil de cobrança que tem apenas um cartão de crédito não pode pagar por pedidos de equipamentos. Se você nomeá-lo como o padrão, a regra não pode ser aplicada. Factorial IT marca os perfis que podem pagar: escolha um deles.

Adicione mais apenas quando precisar

Escreva o que seus dados mostram e pare por aí. Um escritório One significa um destino, não uma seção por país. Cada um dos seguintes pertence à política apenas quando algo real exige:

• Um modelo de aprovação mais amplo. Por exemplo, uma diferença medida em relação à política de Equipamentos, ou um orçamento por pessoa que acumula ao longo do tempo e serve como a própria aprovação.
• Vários aprovadores. Diga o que decide quem aprova (entidade legal, equipe, valor) e o que acontece quando esse campo está vazio no perfil do funcionário.
• Mais de um local de entrega. Qual escritório para cada local de trabalho, de onde vêm os endereços residenciais, quais endereços salvos nunca devem ser usados e o que fazer em um país de envio sem endereço da empresa.
• Renovações. Quanto tempo antes um dispositivo é substituído, o que justifica a substituição antecipada e o que acontece com o antigo.
• Regras de gastos, referências de pedidos e escopo. O que a conta cobre, qual campo de PO ou centro de custo preencher e a quem essas regras não se aplicam.

Se uma regra não puder funcionar ainda (ninguém preenche o campo, ou o perfil de cobrança não pode pagar), mantenha-a na política. Marque-a como uma lacuna conhecida e escreva o que acontece nesse meio tempo. Os leitores devem ser capazes de distinguir uma regra de uma intenção.

Escreva regras que ONE pode agir

• Seja específico. "Pedidos caros precisam de aprovação" não é uma regra. "Acima de €1.500, Camille aprova" é.
• Use nomes reais. Suas equipes, escritórios, países e fornecedores reais, nunca espaços reservados.
• Dê valores com uma moeda, com base no que os itens realmente custam em seu catálogo.
• Diga o que acontece quando algo está faltando, como nenhuma localização de trabalho ou nenhum aprovador para uma entidade. ONE nunca cria um padrão: se a política não diz nada, o processo para e pergunta a você.
• Escreva quando uma regra não existe. "Sem limite de preço" escrito é uma decisão. Deixado de fora, parece que você esqueceu.

Onde sua política se aplica

• Revisão de pedidos. A política decide o que precisa da sua aprovação, para onde o pedido vai e qual perfil paga.
• Onboarding. Quando a etapa Comprar equipamentos é definida como Automática, ONE lê esta política e a política de Equipamentos para equipar a nova contratação. Ela também segue qualquer cronograma que você escreva aqui, como "lidar com equipamentos 30 dias antes da data de início".

Ambas as políticas devem ser publicadas para que a etapa de integração funcione sozinha. Se alguma delas não estiver publicada, uma pessoa lida com a etapa em vez disso.

Solução de Problemas e FAQ

Solução de Problemas

• Suas alterações não estão sendo aplicadas. Verifique a pílula de status. Se diz Não publicado ou Alterações pendentes, clique em Publicar alterações.
• A etapa de equipamento de integração vai para uma pessoa em vez de rodar automaticamente. Tanto a política de Compras quanto a política de Equipamentos devem estar publicadas, e a etapa Comprar equipamentos deve estar definida como Automática.
• Um pedido não pode ser pago. O perfil de cobrança padrão provavelmente tem apenas um cartão de crédito. Escolha um perfil que Factorial IT marca como capaz de pagar.
• ONE para e pergunta a você uma questão durante um pedido ou integração. A política não cobre a situação, por exemplo, uma localização de trabalho ausente. Adicione uma regra para isso.

FAQ

1. Posso ter mais de uma política de Compras?
   Não. Cada empresa tem uma.
    
2. Qual é a diferença entre a política de Compras e a política de Equipamentos?
   A política de Compras diz como uma compra é autorizada, entregue e paga. A política de Equipamentos diz a que cada funcionário tem direito.
    
3. Os rascunhos se aplicam a pedidos?
   Não. Apenas a versão publicada se aplica.
    
4. Como posso parar de aplicar a política sem perdê-la?
   Escolha Despublicar no menu do cabeçalho. Seu rascunho é mantido.
    
5. ONE preenche padrões que eu não escrevi?
   Não. Se a política não cobre um caso, o processo para e pergunta a você.