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Este artigo é para: funcionários/as, aprovadores/as e equipes financeiras.
Cada despesa mostra onde está, do rascunho ao pago, para que você saiba se deve agir ou apenas esperar. Alertas adicionam informações para o/a revisor/a, mas nunca mudam o status ou bloqueiam nada.
Status das despesas
Visão geral
Uma despesa sempre tem exatamente um status, mostrado no topo da despesa e em Meus gastos > Minhas despesas (suas) ou Gastos > Despesas de funcionários/as (despesas que você gerencia).
| Status | O que significa | O que você pode fazer |
|---|---|---|
| Rascunho | Criado, não enviado. Despesas de cartão começam aqui. | Edite, adicione o recibo, envie ou exclua (despesas de cartão não podem ser excluídas). |
| Pendente | Aguardando aprovação. Mostra para quem está aguardando. | Funcionário/a: aguarde ou retorne com Redefinir para rascunho. Aprovador/a: aprove, rejeite ou peça alterações. |
| Alterações solicitadas | Um/a revisor/a pediu uma correção. O motivo está na despesa. | Edite e clique em Enviar para aprovação novamente. |
| Rejeitada | A aprovação terminou em uma rejeição. O motivo está na despesa. | Não pode ser editada. Crie uma nova ou peça ao/a seu/sua admin ou equipe financeira para redefinir seu fluxo de aprovação se foi um erro. |
| Aprovada | Aguardando reembolso. | Nada: a finanças paga. |
| Na folha de pagamento | Adicionada ao seu contracheque como reembolso. | Nada: é paga com seu salário. |
| Enviada para pagamento | Em uma transferência bancária (SEPA) para você. | Nada: o dinheiro está a caminho. |
| Paga | Reembolsada ou liquidada. | Nada. |
| Pagamento revertido | O comerciante reverteu o pagamento com cartão por trás de uma despesa de cartão, ou expirou. | Nada: Factorial define isso automaticamente. |
Resultados das verificações de despesas
Visão geral
Se sua empresa usa Verificações de despesas, One, nosso/a assistente de IA, verifica cada rascunho em relação à política da sua empresa. O resultado aparece no topo da despesa e na coluna Alertas da lista. É uma recomendação, nunca um bloqueio. As mensagens e o que significam estão listadas na última pergunta abaixo. Veja também Como faço para verificar despesas em relação à minha política de despesas?.
Outros alertas
Visão geral
Factorial adiciona esses alertas por conta própria.
| Alerta | O que significa | Quem vê |
|---|---|---|
| Duplicado (Despesa potencialmente duplicada) | Parece uma despesa já enviada: o mesmo recibo, uma despesa de cartão e uma despesa manual para o mesmo pagamento, ou dois diários para os mesmos dias. | Apenas pessoas que veem as despesas de toda a empresa. Veja Como faço para lidar com despesas duplicadas?. |
| Conflito de categoria | Um diário e uma despesa na categoria Refeições ou Refrescos nos mesmos dias. | Pessoas que podem ver a despesa. |
| Quilometragem modificada (mostrada como Modificada na coluna Alertas) | A distância que Factorial calculou foi alterada manualmente. | Pessoas que podem ver a despesa. |
Se sua empresa usa verificações de despesas, a recomendação do/a One também leva em conta esses alertas: um alerta de Duplicado ou Conflito de categoria leva a "Rejeição recomendada", e um alerta de Quilometragem modificada por si só a "Revisão recomendada". O/a revisor/a ainda decide. Veja Como Factorial identifica duplicatas e outros erros automaticamente?.
Dicas e Melhores Práticas
- Corrija avisos antes de enviar. Um rascunho é o momento mais barato para adicionar um recibo ou explicação faltante.
- Aprovadores/as: leia a explicação do/a One antes de decidir. Você pode aprovar uma despesa com um aviso ou rejeitar uma que está em desacordo com a política.
- Relacionado: Como faço para editar ou recuperar uma despesa? · Como faço para lidar com despesas duplicadas? · Como faço para verificar despesas em relação à minha política de despesas? · Como Factorial identifica duplicatas e outros erros automaticamente?
Soluções de Problemas e FAQ
Soluções de Problemas
Minha despesa está Pendente há muito tempo.
Abra-a para ver para quem está aguardando. Se ninguém for mostrado, peça ao/a seu/sua admin para usar Redefinir fluxo de aprovação nela. Veja Por que uma despesa está presa em Pendente ou com o/a aprovador/a errado/a?.
A despesa diz que não pôde ser verificada.
A verificação pode não estar disponível para sua empresa no momento, ou não terminou a tempo. Seu/sua aprovador/a revisa como de costume. Editar a despesa executa a verificação novamente.
FAQ
1. Um alerta significa que minha despesa será rejeitada?
Não. Alertas e resultados de verificações de despesas são recomendações. Seu/sua aprovador/a decide.
2. "Duplicado" é um status?
Não. Duplicado é um alerta em uma despesa que mantém seu status normal, por exemplo Pendente.
3. Quanto tempo do Aprovado ao Pago?
Depende de como sua empresa reembolsa despesas: com seu contracheque (Na folha de pagamento), por transferência bancária (Enviada para pagamento) ou marcando como paga. Pergunte à sua equipe financeira sobre o cronograma deles.
4. Como faço para reenviar uma despesa rejeitada?
Você não pode enviar a mesma despesa novamente. Crie uma nova com as correções (você pode reutilizar o recibo). Se a rejeição foi um erro, peça ao/a seu/sua admin ou equipe financeira para redefinir seu fluxo de aprovação. Veja Como faço para corrigir uma despesa que foi devolvida ou rejeitada?.
5. Posso desativar a mensagem de política na minha despesa?
Não, os/as admins da sua empresa decidem se as verificações de despesas estão ativas. A mensagem está lá para informar o que corrigir antes de enviar.
6. Como minhas despesas são agrupadas no aplicativo móvel?
No aplicativo móvel, suas despesas são agrupadas em A fazer, Enviadas e Concluídas, e cada uma mostra seu status.
7. Posso enviar uma despesa enquanto One ainda está verificando?
Sim. Enquanto a verificação de política está em execução (geralmente alguns segundos), a despesa mostra "Verificando a política da sua empresa...", e você pode enviá-la mesmo assim.
8. Como os prazos da política são verificados em um rascunho?
Enquanto uma despesa é um rascunho, os prazos são medidos a partir de hoje, então uma regra como "submeter dentro de 30 dias" avisa você antes de enviar.
9. As verificações de despesas são executadas novamente quando eu mudo uma despesa?
Sim. As verificações de despesas são executadas novamente quando você edita a despesa.
10. Posso filtrar a lista de despesas por alerta?
Sim. Além da coluna Alertas, a lista de despesas tem um filtro de Alertas, por exemplo, para listar despesas marcadas como Despesa duplicada.
11. Os alertas impedem que uma despesa seja enviada ou aprovada?
Não. Alertas, assim como resultados de verificações de despesas, apenas informam o/a revisor/a e nunca bloqueiam o envio ou a aprovação.
12. O que significam Dentro do orçamento, Risco de orçamento e Acima do orçamento em uma despesa?
Se a despesa usa um orçamento, o orçamento mostra Dentro do orçamento, Risco de orçamento ou Acima do orçamento, para que você possa ver como a despesa o afeta.
13. O que significam as mensagens das verificações de despesas, como "Vale a pena dar uma olhada antes de enviar"?
- Dentro da política: o/a funcionário/a vê "Bom para enviar", o/a revisor/a "Aprovação recomendada".
- Aviso: o/a funcionário/a vê "Vale a pena dar uma olhada antes de enviar" em um rascunho, ou "Seu/sua aprovador/a pode perguntar sobre isso" uma vez que foi enviado. O/a revisor/a vê "Revisão recomendada".
- Fora da política: o/a funcionário/a vê "Isso provavelmente voltará para você", o/a revisor/a "Rejeição recomendada".
- Não pôde ser verificado: ambos veem "As verificações de política não puderam ser executadas", e o/a revisor/a verifica a despesa manualmente.
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