O que é uma entidade legal?
Uma entidade legal é uma empresa ou organização distinta que possui sua própria identidade jurídica. Ela pode possuir ativos, celebrar contratos e ser responsabilizada por suas ações. No Factorial, as entidades legais ajudam você a gerenciar várias empresas ou filiais dentro de uma única conta.
Por que as entidades legais são importantes no Factorial?
- Operações separadas: Mantenha diferentes empresas ou filiais organizadas.
- Configurações personalizadas: Personalize configurações como moeda, endereço e detalhes fiscais para cada entidade.
- Gestão de funcionários: Atribua funcionários à entidade legal correta para uma folha de pagamento e benefícios precisos.
Criando e gerenciando entidades legais
Você pode criar quantas entidades legais forem necessárias para refletir a estrutura real da sua empresa.
- Sempre haverá uma entidade legal principal, que representa os dados oficiais de faturamento e assinatura da sua empresa.
- Quaisquer entidades adicionais que você criar serão consideradas entidades legais secundárias, que podem ser configuradas de forma independente (por exemplo, com diferentes ciclos de folha de pagamento, moedas ou informações fiscais).
A entidade legal principal não pode ser excluída, e seu nome legal e CPF não podem ser alterados, pois estão vinculados aos seus detalhes de faturamento e assinatura. Você ainda pode atualizar outros detalhes, como o endereço ou dados bancários. Para alterar seu nome legal ou CPF, ou para escolher outra entidade legal principal, entre em contato com seu Factorial.
Como adicionar uma nova entidade legal
- No seu menu lateral, vá para Configurações
- Em Geral, clique em Detalhes da empresa
- Clique em Adicionar nova entidade legal - no canto superior direito
- Insira um nome para a entidade legal
- Selecione o País e a Moeda
- Clique em Adicionar entidade legal
Como editar as informações de uma entidade legal
- No seu menu lateral, vá para Configurações → Detalhes da empresa
- Selecione a entidade legal que você deseja
- Nesta página, você pode adicionar ou editar detalhes essenciais sobre a entidade legal, incluindo:
- Informações Legais: o nome legal da empresa e o Número de Identificação Fiscal.
- Informações de Moeda: a moeda utilizada pela entidade legal.
- Endereço: o endereço legal da empresa.
O nome da entidade legal pode ser alterado desde que não seja a entidade legal principal.
Criar ou editar muitas entidades legais de uma vez
Se você tiver muitas entidades legais para criar ou alterar, anexe uma planilha ao One ou descreva-as no chat. One prepara uma tabela para você revisar e salva todas assim que você confirmar. Saiba como criar e editar entidades legais em massa com One.
Como excluir uma entidade legal
Se você precisar remover uma de suas entidades legais secundárias do Factorial, siga estas etapas:
- No seu menu lateral, vá para Configurações
- Clique em Detalhes da empresa
- Localize a entidade legal que você deseja excluir
- Clique no ícone de engrenagem (⚙️) ao lado e selecione Remover entidade legal
Notas importantes:
- A entidade legal principal não pode ser excluída, e seu nome legal e CPF não podem ser alterados, pois estão vinculados aos seus detalhes de faturamento e assinatura. Você pode ainda atualizar outros detalhes, como o endereço ou dados bancários. Para alterar seu nome legal ou CPF, ou para escolher outra entidade legal principal, entre em contato com seu Factorial.
- Apenas administradores com as permissões corretas podem remover uma entidade legal.
- Uma vez excluído, todos os dados vinculados a essa entidade legal não estarão mais acessíveis.
Como adicionar funcionários
Para adicionar funcionários à entidade legal, o primeiro passo é criar grupos de funcionários:
- Abra a aba Funcionários
- Clique em + no canto superior direito
- Insira o nome do grupo de funcionários
- Clique em Adicionar grupo de funcionários
Agora, você pode prosseguir para adicionar funcionários ao grupo de funcionários criado anteriormente:
- Clique em Adicionar funcionários
- Selecione os funcionários
- Clique em Atribuir funcionários
Como excluir grupos de funcionários
Se você deseja excluir um grupo de funcionários, primeiro deve reatribuir os funcionários daquele grupo específico para outro grupo de funcionários. Uma vez que você tenha atribuído com sucesso os funcionários ao novo grupo, pode prosseguir com a exclusão do grupo original de funcionários.
Por favor, note que cada funcionário pode estar associado a apenas uma entidade legal. Se você tiver funcionários que trabalham em vários mercados ou para diferentes empresas dentro da sua organização, recomendamos incluí-los na entidade legal principal ou na que eles trabalham a maioria das horas. Além disso, considere a moeda utilizada pela entidade legal específica, pois os contracheques dos funcionários serão gerados na mesma moeda.
Contratos
Nesta seção, você pode personalizar as configurações relacionadas aos contratos dos seus funcionários.
Compartilhamento de informações entre entidades legais dentro da mesma conta
No Factorial, as informações dentro de diferentes entidades legais pertencentes à mesma conta podem ser compartilhadas, desde que a visibilidade e as permissões de ação permitam, de acordo com a configuração de cada usuário ou grupo de permissões.
Isso significa que mesmo que os funcionários pertençam a diferentes entidades legais, certos dados e ações podem ser visualizados ou gerenciados quando as permissões apropriadas entre entidades foram concedidas.
Por exemplo:
-
Um funcionário pode ser designado como gerente de outro funcionário pertencente a uma entidade legal diferente, desde que o usuário que realiza a ação tenha permissão para editar informações de funcionários entre entidades legais.
Esse comportamento também foi verificado na demonstração da plataforma. - A visibilidade dos dados dos funcionários e as ações administrativas (como visualizar ou editar informações de funcionários ou atribuir funções) podem se estender entre entidades legais, dependendo de como as configurações de visibilidade do grupo de permissões estão configuradas.
Limitações importantes a considerar:
Por padrão, muitas permissões, como “Pessoas em sua entidade legal”, restringem a visibilidade e as ações a funcionários dentro da mesma entidade legal.
Para permitir que usuários visualizem ou atuem em funcionários de outras entidades legais, permissões mais amplas devem ser configuradas (por exemplo, “Toda a empresa” ou outras configurações personalizadas).
Uma configuração cuidadosa de permissões é essencial para garantir segurança de dados e conformidade interna.