As permissões de despesas permitem que as equipes de RH e finanças controlem quem pode criar, visualizar, aprovar ou gerenciar relatórios de despesas no sistema. Com essas permissões, você garante que as informações financeiras confidenciais sejam tratadas com segurança, que as aprovações sigam as políticas da empresa e que os funcionários sejam reembolsados corretamente e dentro do prazo. Este artigo explica as diferentes permissões disponíveis e como atribuí-las de forma eficaz.
Para que as permissões de Despesas se apliquem, os funcionários devem ser atribuídos ao grupo de permissões correspondente.
Como configurar suas permissões de despesas
- Na barra lateral, acesse Configurações.
- Clique em Permissões
- Selecione a seção Despesas
- Ativar ou desativar as permissões
- Clique em Salvar alterações.
Algumas permissões permitem que você escolha o escopo específico de uma permissão : decidindo em quem um usuário tem permissão para executar a ação .
- Para uso próprio: Somente em seu próprio perfil/dados.
- Para subordinados diretos e indiretos: Sobre os funcionários que se reportam a eles, direta ou indiretamente, por meio de uma hierarquia.
- Para pessoas que fazem parte das equipes que lideram: Apenas para membros das equipes que gerenciam.
- Para pessoas jurídicas: Qualquer pessoa em seu departamento, filial ou empresa.
- Para toda a empresa: Abrange todos os funcionários da organização.
autorizações de despesas
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Adicionar novas despesas em nome de outra pessoa.
Essa permissão permite que os funcionários dentro do grupo específico de permissões criem despesas regulares e de quilometragem para outros funcionários.
O usuário deve ter permissão para visualizar e baixar 'Despesas'.
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É possível acessar as configurações de despesas.
Essa permissão permite que os funcionários dentro do grupo específico de permissões visualizem e gerenciem a seção de configurações de despesas. Eles poderão definir grupos e fluxos de aprovação, personalizar os formulários de despesas e habilitar recursos para o aplicativo de despesas.
O usuário deve ter permissão para visualizar e baixar 'Despesas'.
Ative esta permissão para que a opção "Redefinir o fluxo de aprovação de despesas" funcione.
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Pode gerenciar cartões
Essa permissão permite que os funcionários dentro do grupo específico de permissões gerenciem todos os cartões.
Habilite esta permissão para que estas opções funcionem:
- Cancelar um cartão Factorial
- Alterar o orçamento e os limites do cartão Factorial
- Alterar o alias de um cartão Factorial
- Alterar o número de telefone do titular do cartão
- Crie um cartão Factorial
- Desativar um cartão Factorial
- Reativar um cartão Factorial
Verificar permissões financeiras > Permissões bancárias
O usuário deve ter permissão para Ver cartões → Verificar permissões financeiras > Permissões bancárias.
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Pode reembolsar as despesas.
Essa permissão permite que os funcionários dentro do grupo específico de permissões reembolsem despesas por meio de arquivo SEPA ou folha de pagamento.
O usuário deve ter permissão para visualizar e baixar 'Despesas'.
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É possível solicitar cartões.
Essa permissão permite que os funcionários dentro do grupo específico de permissões solicitem cartões de uso único por conta própria.
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É possível visualizar as transações.
Essa permissão permite que os funcionários dentro do grupo específico de permissões vejam todas as transações.
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É possível marcar as despesas como pagas.
Essa permissão permite que os funcionários dentro do grupo específico de permissões gerenciem o status "Pago" das despesas.
O usuário deve ter permissão para visualizar e baixar 'Despesas'.
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Aprovador Global de Despesas
Essa permissão permite que os funcionários dentro do grupo específico de permissões gerenciem totalmente uma despesa, anulando o fluxo de aprovação aplicável.
O usuário deve ter permissão para visualizar e baixar 'Despesas'.
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Gerenciar despesas
Essa permissão permite que os funcionários dentro do grupo específico de permissões gerenciem despesas por meio de integrações.
O usuário deve ter permissão para visualizar e baixar 'Despesas'.
Quando um usuário não consegue enviar ou reportar despesas, geralmente não é porque as permissões não foram concedidas, mas sim porque o usuário não foi adicionado diretamente ao módulo de Despesas. Mesmo após atribuir as permissões corretas, o gerente também precisa acessar Gastos → Despesas → Adicionar Usuário e adicionar o usuário lá. Após essa etapa, o usuário poderá enviar relatórios de despesas sem problemas.
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Redefina o fluxo de aprovação de despesas
Essa permissão permite que os funcionários dentro do grupo específico de permissões reiniciem todo o fluxo de aprovação para despesas Pendentes, Aprovadas ou Rejeitadas.
O usuário deve ter permissão para
- É possível visualizar e baixar 'Despesas'.
- Redefina o fluxo de aprovação de despesas
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Consulte a entidade jurídica do funcionário.
Essa permissão permite que os funcionários dentro do grupo específico de permissões vejam a Pessoa Jurídica do Funcionário.
Ative esta permissão para "Pode ver os funcionários de uma entidade legal" → Verificar permissões da empresa.
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É possível excluir despesas manuais rejeitadas.
Essa permissão permite que os funcionários dentro do grupo específico de permissões removam permanentemente relatórios de despesas que foram enviados manualmente e posteriormente rejeitados.
O usuário deve ter permissão para visualizar e baixar 'Despesas'.
Você pode escolher o escopo dessa permissão.
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É possível editar despesas com status pendente.
Essa permissão permite que os funcionários dentro do grupo específico de permissões modifiquem relatórios de despesas que foram enviados, mas ainda não aprovados.
O usuário deve ter permissão para visualizar e baixar 'Despesas'.
Você pode escolher o escopo dessa permissão.
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É possível visualizar e baixar 'Despesas'.
Essa permissão permite que os funcionários dentro do grupo específico de permissões visualizem a aba de despesas e exportem as despesas como um arquivo (como CSV ou Excel) para geração de relatórios, análises ou manutenção de registros.
Habilite esta permissão para que estas opções funcionem:
- Adicionar novas despesas em nome de outra pessoa.
- É possível acessar as configurações de despesas.
- Pode reembolsar as despesas.
- É possível marcar as despesas como pagas.
- Aprovador Global de Despesas
- Gerenciar despesas
- Redefina o fluxo de aprovação de despesas
- É possível excluir despesas manuais rejeitadas.
- É possível editar despesas com status pendente.
Você pode escolher o escopo dessa permissão.