Este artigo é para: admins, equipes financeiras, equipes de RH, aprovadores/as e colaboradores/as.
O módulo Despesas da Factorial reúne em um só lugar todo o caminho de cada despesa, desde o momento em que ela é paga até chegar à sua contabilidade. Assim, há menos recibos perdidos, menos planilhas, menos aprovações para cobrar e menos conciliações no fim do mês.
Do recibo à contabilidade, em um só lugar
Visão geral
Todas as despesas seguem as mesmas seis etapas. O ONE, nosso assistente de IA, ajuda em cada uma delas.
| Etapa | O que acontece | O que você economiza |
|---|---|---|
| 1. Enviar | Os/as colaboradores/as tiram uma foto do recibo com o celular ou fazem o upload pela web; a Factorial lê o recibo e preenche a despesa para que eles/elas revisem. A quilometragem e as diárias usam as taxas da sua empresa. Os pagamentos com cartão Factorial viram despesas automaticamente. | Sem papel, sem digitar dados e sem planilhas. |
| 2. Revisar | As verificações de despesas revisam cada despesa de acordo com a sua política de despesas assim que ela tem os dados necessários, e leem o recibo para detectar, por exemplo, que falta o imposto ou que os totais não batem. Os/as colaboradores/as veem o que precisam corrigir antes de enviar. | Menos conferência manual de recibos. |
| 3. Aprovar | Seu fluxo de aprovação envia cada despesa para a pessoa certa, de acordo com o valor, a equipe, a categoria ou qualquer outra regra. As despesas que cumprem a política podem ser aprovadas automaticamente. Os/as aprovadores/as recebem a solicitação na caixa de entrada e decidem pela web ou pelo aplicativo. | Menos cobranças. As despesas que não precisam de nada não ficam esperando. |
| 4. Reembolsar | Pela folha de pagamento, com um arquivo de pagamento SEPA ou marcando como pago manualmente (dependendo do seu plano). Pela folha de pagamento, as despesas aprovadas são incluídas no holerite, cada uma com a rubrica da folha que você vinculou à categoria. | Com a folha de pagamento, não é preciso fazer uma transferência separada para cada pessoa. |
| 5. Analisar | Os gastos por pessoa, equipe, categoria, projeto ou orçamento, prontos para exportar. Os orçamentos mostram quanto ainda está disponível à medida que as despesas chegam. | Você sabe quanto gastou enquanto a informação ainda é recente. |
| 6. Sincronizar | As despesas aprovadas chegam à sua contabilidade com a categoria, a conta contábil, os impostos e o recibo, e podem ser enviadas para o seu software de contabilidade. | Menos conciliações no fim do mês. |
O ONE em cada etapa: os/as colaboradores/as podem pedir ao ONE que crie uma despesa a partir de um recibo ou de um trajeto de carro, os/as aprovadores/as podem pedir que ele aprove despesas e os admins configuram o fluxo de aprovação e as verificações de despesas descrevendo tudo com suas próprias palavras.
Primeiros passos (admins)
- Adicione as pessoas que vão usar o módulo Despesas. Consulte Adicione pessoas ao módulo Despesas.
- Escolha os tipos de despesa que você reembolsa. Consulte Escolha quais tipos de despesa os/as colaboradores/as podem criar.
- Configure as taxas de quilometragem e diárias, se você as usar. Consulte Configure as taxas de quilometragem e diárias.
- Configure seu fluxo de aprovação com o ONE. Consulte Configure o fluxo de aprovação.
- Revise as verificações de despesas predefinidas e adicione suas próprias regras. Consulte Verifique as despesas de acordo com sua política de despesas.
- Vincule as categorias às suas contas contábeis. Consulte Configure as categorias e subcategorias de despesas.
- Se você reembolsa pela folha de pagamento, vincule cada categoria a uma rubrica da folha. Consulte Configure como as despesas aparecem no holerite.
Dicas e boas práticas
- Comece com a configuração padrão e ajuste depois do primeiro mês: as verificações de despesas predefinidas e um fluxo de aprovação simples atendem à maioria das empresas.
- Peça aos/às colaboradores/as que instalem o aplicativo para que possam enviar o recibo assim que pagarem.
- Artigos relacionados: Consulte o glossário de Despesas · Crie uma despesa · Consulte as perguntas frequentes sobre Despesas para RH e folha de pagamento
Solução de problemas e perguntas frequentes
Solução de problemas
Não vejo Despesas na barra lateral.
Talvez o plano da sua empresa não inclua o módulo Despesas ou você ainda não tenha acesso. Fale com seu/sua admin.
Vejo Meus gastos, mas não o botão Nova despesa.
Você ainda não foi adicionado/a ao módulo Despesas. Peça ao seu/à sua admin para adicionar você. Consulte Adicione pessoas ao módulo Despesas.
Perguntas frequentes
-
Preciso de cartões Factorial para usar o módulo Despesas?
Não. O módulo Despesas funciona com despesas pagas do próprio bolso, quilometragem e diárias. Os cartões Factorial são cartões corporativos físicos e virtuais cujos pagamentos viram despesas automaticamente, assim os/as colaboradores/as não adiantam dinheiro e você vê o gasto na hora. Consulte Descubra o que são os cartões Factorial e por que usá-los.
-
Os/as colaboradores/as podem enviar despesas pelo celular?
Sim, pelo aplicativo da Factorial.
-
Como os/as colaboradores/as são reembolsados/as?
Pela folha de pagamento, com um arquivo de pagamento SEPA ou com Marcar como pago depois de pagar de outra forma, dependendo do seu plano.
-
Preciso usar o ONE?
Os/as colaboradores/as e os/as aprovadores/as podem fazer tudo no módulo Despesas sem o ONE. Os admins configuram o fluxo de aprovação e as verificações de despesas conversando com o ONE; as demais configurações são alteradas manualmente.
-
Quem o módulo Despesas ajuda?
Os/as colaboradores/as enviam uma despesa com poucos toques, acompanham o status a qualquer momento e recebem o reembolso sem precisar cobrar ninguém. Os/as aprovadores/as recebem só as despesas que precisam da revisão deles/delas, com o recibo, o resultado da política e os comentários em um só lugar, na web ou no celular. As equipes financeiras têm em um só lugar todas as despesas, pagamentos com cartão e recibos, com as regras aplicadas automaticamente e as exportações e a contabilidade prontas no fim do mês. As equipes de RH e de folha de pagamento reembolsam as despesas aprovadas no holerite, cada uma com sua rubrica da folha, e acertam as despesas de quem sai da empresa antes do último dia. Saiba mais em Consulte as perguntas frequentes sobre Despesas para RH e folha de pagamento e em Descubra o que acontece com as despesas quando um/a colaborador/a sai da empresa.
-
Onde encontro o módulo Despesas?
Depende da sua função e das suas permissões. Os/as colaboradores/as acessam Meus gastos > Despesas para criar e acompanhar suas despesas, e Meus gastos > Meus cartões se tiverem um cartão Factorial; no aplicativo, eles/elas abrem Despesas. As equipes financeiras e os admins acessam Gastos > Despesas de colaboradores para ver e gerenciar as despesas de todas as pessoas, os grupos de despesas, os relatórios e os orçamentos. Os admins configuram o módulo Despesas em Configurações > Despesas.
-
Posso importar despesas de outra ferramenta?
Não. O módulo Despesas não permite importar despesas antigas de outra ferramenta nem de uma planilha. Desde o primeiro dia, os/as colaboradores/as criam suas despesas na Factorial a partir de um recibo, pela web ou pelo aplicativo, ou enviando os recibos para o ONE. Consulte Crie uma despesa.