Administradores criam um cartão virtual, físico ou de uso único (um cartão de despesas da empresa) para qualquer funcionário, e os funcionários podem solicitar um cartão de uso único para uma compra pontual. Ninguém adianta dinheiro.

A empresa precisa de uma conta de cartões primeiro: abrir e financiar é um artigo separado (veja Relacionados).

Criar um cartão de despesas para um funcionário (administradores)

Visão geral

Você precisa de Pode gerenciar cartões e uma conta de cartões para a entidade legal que paga. O funcionário deve ser um usuário de Despesas (alguém que pode criar despesas) com um e-mail em seu perfil.

Como usar

1. Vá para Gastos > Despesas do funcionário e clique em Novo cartão.
2. Escolha Cartão de uso único, Cartão virtual ou Cartão físico.
3. Em Funcionário, escolha o titular do cartão.
4. Em Entidade legal, escolha de quem a conta de cartões paga (do funcionário por padrão).
5. No primeiro cartão dessa conta, preencha Informações do titular do cartão, incluindo um Telefone celular para códigos de segurança.
6. Para um cartão físico, preencha Informações de envio: envie para o Titular do cartão ou para a Empresa.
7. Em Configurações do cartão, adicione um Apelido do cartão. Para um cartão de uso único, também defina o Orçamento.
8. Clique em Criar cartão.

Cartões virtuais e de uso único funcionam imediatamente. Um cartão físico chega pelo correio e o titular do cartão o ativa.

Solicitar um cartão de despesas de uso único (funcionários)

Visão geral

Precisa pagar por um curso ou um ingresso? Solicite um cartão pelo valor exato. Uma vez aprovado, você paga com ele e a despesa é criada para você. Você precisa de Pode solicitar cartões (ativo para a maioria dos funcionários) e uma conta de cartões da empresa.

Como usar

1. Vá para Meus gastos > Meus cartões e clique em Solicitar.
2. No seu primeiro cartão, preencha suas Informações do titular do cartão.
3. Insira o Orçamento (impostos incluídos), um Apelido do cartão e o Motivo da solicitação.
4. Clique em Solicitar.

Aprovar ou rejeitar uma solicitação de cartão (administradores)

Visão geral

Todos com Pode gerenciar cartões podem aprovar ou rejeitar uma solicitação.

Como usar

1. Vá para Tesouraria > Cartões. As solicitações têm o status Solicitado.
2. No menu de ações, escolha Aprovar ou Rejeitar (Ver detalhes mostra o motivo).
3. Para aprovar, confirme Entidade legal a cobrar e clique em Sim, aprovar. O titular do cartão é notificado e o cartão não pode ser editado depois.
4. Para rejeitar, adicione um comentário para o funcionário e clique em Sim, rejeitar.

Dicas e Melhores Práticas

Solução de Problemas e FAQ

Solução de Problemas

• Tenho a permissão, mas não consigo criar um cartão. Verifique nesta ordem: você tem Pode gerenciar cartões (um grupo com muitas permissões pode ainda não incluí-la); o funcionário é um usuário de Despesas com um e-mail em seu perfil; a entidade legal tem uma conta de cartões; e seu plano inclui esse tipo de cartão.
• Não consigo abrir a página Novo cartão. É para pessoas com Pode gerenciar cartões. Funcionários solicitam um cartão em Meus gastos > Meus cartões.
• Um tipo de cartão me pede para atualizar, ou o botão Solicitar está desativado. Quais tipos de cartão podem ser criados ou solicitados depende do seu plano. Seu Gerente de Conta pode confirmar.
• "Este funcionário não pode criar despesas, que é um requisito para obter um cartão de despesas." Os cartões são apenas para usuários de Despesas. Adicione o funcionário às Despesas primeiro: veja Como adiciono pessoas às Despesas?.
• Um cartão não pode ser criado para um funcionário sem e-mail. Adicione o e-mail em seu perfil e tente novamente.
• "Nenhuma conta de cartão ainda" ao lado de uma entidade legal. Essa entidade legal não tem conta de cartões. Clique em Criar conta na mensagem que aparece, ou escolha outra entidade legal.
• "O nome completo deve ter no máximo 24 caracteres." O primeiro e o último nome juntos podem ter no máximo 24 caracteres no cartão.
• "Um número de celular é obrigatório." O Telefone celular deve ser um número de celular.

FAQ

1. Posso criar um cartão na conta de cartões de outra entidade legal?

Sim. Escolha essa entidade legal em Entidade legal ao criar o cartão, ou em Entidade legal a cobrar ao aprovar uma solicitação.

2. Posso dar um cartão Factorial existente para outra pessoa?

Não. Um cartão pertence a uma pessoa. Cancele-o e emita um novo para o novo titular do cartão.

3. Posso emitir muitos cartões de uma vez?

Sim, com One: compartilhe a lista de pessoas (ou um arquivo) e One prepara os cartões para você confirmar. Cartões físicos são a exceção.

4. Os funcionários podem solicitar um cartão físico ou virtual?

No aplicativo, os funcionários solicitam cartões de uso único em Meus gastos > Meus cartões. Com One, eles também podem pedir um cartão virtual, que vai para os mesmos aprovadores. Cartões físicos são criados por administradores. Veja Quem pode gerenciar e solicitar cartões Factorial?.

5. Quem aprova uma solicitação de cartão, o gerente?

Todos com Pode gerenciar cartões são notificados e podem decidir. O gerente do funcionário não está envolvido e pode aprovar apenas com essa permissão.

6. O que acontece com um cartão de uso único após ser utilizado?

Ele é fechado após seu primeiro pagamento, então não há nada para cancelar. Solicite um novo para a próxima compra. Se um pagamento não foi concluído, verifique o status do cartão antes de tentar novamente.

7. O que acontece com os cartões de uma pessoa quando ela sai?

Quando ela deixa a empresa ou para de ser um usuário de Despesas, seus cartões de Despesas ativos são desativados, não cancelados. Alguém com Pode gerenciar cartões pode cancelá-los.

8. Como crio um cartão virtual para um funcionário?

Vá para Gastos > Despesas do funcionário, clique em Novo cartão, escolha Cartão virtual, escolha o Funcionário e a Entidade legal, adicione um Apelido do cartão e clique em Criar cartão. Funciona imediatamente.

9. Como solicito um cartão físico para um funcionário?

Cartões físicos são criados por administradores, não solicitados: Gastos > Despesas do funcionário > Novo cartão > Cartão físico, depois preencha Informações de envio. Funcionários não podem solicitar um cartão físico por conta própria.