Este artigo é para: aprovadores/as.
Em vez de abrir as despesas uma a uma, peça ao One, nosso assistente de IA, para mostrar o que está aguardando por você e para aprovar, rejeitar ou devolver despesas em palavras simples, na web ou no aplicativo móvel. É a forma mais rápida de limpar uma fila de pequenas despesas que estão em conformidade. One age assim que você pedir, sem etapa de confirmação.
Veja o que está aguardando por você
Visão geral
One lista as despesas aguardando sua aprovação com os detalhes que você precisa para decidir: quem enviou, valor, categoria, descrição, quem está aguardando e quaisquer alertas ou resultados de política. Você precisa de Despesas e One ativados. One funciona apenas com despesas que você pode ver e decidir.
Como usar
- Abra One.
- Peça, por exemplo "Quais despesas estão aguardando minha aprovação?" ou "Mostre-me as despesas que estão aguardando por mim e têm alertas de política."
- Faça perguntas de acompanhamento sobre qualquer despesa na lista.
Aprovar, rejeitar ou solicitar mudanças
Visão geral
Diga ao One o que fazer e com quais despesas: uma ou muitas de uma vez, usando regras como valor, funcionário/a ou resultado de política. Quando você rejeita ou solicita mudanças, uma razão é necessária: se você não fornecer uma, One pedirá. Quando você aprova, uma razão é opcional.
Importante: One não pede que você confirme uma aprovação. Seja específico/a sobre quais despesas você se refere.
Como usar
- Aprovar: "Aprovar as despesas que estão aguardando por mim e que estão em conformidade e abaixo de £20."
- Rejeitar: "Rejeitar minhas aprovações pendentes que têm alertas de política, com a razão de que estão fora de conformidade."
- Solicitar mudanças (uma despesa de cada vez): "Solicitar mudanças na despesa de táxi: por favor, adicione o recibo detalhado."
Quando One terminar, ele informa quais despesas mudaram. O resultado é o mesmo que decidir na página de despesas.
Dicas e Melhores Práticas
- Combine One com verificações de Despesas. Peça ao One para aprovar o que está em conformidade e gaste seu próprio tempo nas despesas com avisos.
- Pergunte primeiro, depois aja. Se você não tiver certeza de quais despesas um pedido irá capturar, peça ao One que as liste primeiro, depois peça para aprovar essa lista.
- Dê uma razão quando você rejeitar ou solicitar mudanças. One exige isso; na página de despesas é opcional, mas útil. O/a funcionário/a vê isso.
- Você também pode perguntar ao One sobre coisas que você faria na página de despesas, como "Para quem esta despesa está aguardando?".
Artigos relacionados: Como encontro as despesas que preciso aprovar? · Como aprovo, rejeito ou devolvo uma despesa? · Como verifico despesas em relação à minha política de despesas?
Solução de Problemas e FAQ
Solução de Problemas
One diz que algumas despesas não puderam ser aprovadas.
Elas não estão aguardando por você: outro/a aprovador/a precisa decidir primeiro, ou já foram decididas. One só aprova sua etapa do fluxo de aprovação.
One diz que mudanças não podem ser solicitadas em uma despesa.
Mudanças só podem ser solicitadas em despesas Pendentes que têm um fluxo de aprovação. Se a despesa já foi aprovada ou rejeitada, nada foi mudado.
Eu aprovei as despesas erradas com One. Posso desfazer isso?
Não a partir de One. Peça a alguém com a permissão de Redefinir o fluxo de aprovação de despesas para redefinir essas despesas (funciona em despesas Pendentes, Aprovadas e Rejeitadas, não em despesas já em folha, enviadas para pagamento ou pagas). Veja Por que uma despesa está presa em Pendente ou com o/a aprovador/a errado/a?.
FAQ
1. O que acontece depois que One aprova, rejeita ou solicita mudanças?
Exatamente o mesmo que quando você decide na página de despesas: o/a funcionário/a é notificado/a, o/a próximo/a aprovador/a recebe o pedido, ou a despesa se torna Aprovada, Rejeitada ou Mudanças solicitadas. Sua decisão é registrada na despesa.
2. Posso aprovar várias despesas de uma vez, ou tudo que está aguardando por mim?
Sim, por exemplo "Aprovar as despesas que estão aguardando por mim." One aprova-as imediatamente, então liste-as primeiro se você não tiver certeza do que está incluído.
3. One pode aprovar despesas que estão aguardando por outra pessoa?
Não. One só decide sobre as despesas que estão aguardando por você. Para aprovar fora do fluxo, alguém com a permissão de Aprovador Global de Despesas usa Aprovação Global na página de despesas.
4. One me pede para confirmar antes de aprovar?
Não. Ele age assim que você pede. Para rejeições e solicitações de mudanças, ele pede uma razão se você não fornecer uma.
5. Posso usá-lo a partir do meu telefone?
Sim, no aplicativo móvel Factorial.
6. One pode redefinir o fluxo de aprovação de uma despesa?
Não. Alguém com a permissão de Redefinir o fluxo de aprovação de despesas faz isso a partir de Gastos > Despesas de Funcionários.
7. Posso aprovar um grupo inteiro de despesas com One?
One decide sobre as despesas uma a uma. Para aprovar um grupo como um todo, use a página do grupo.
8. Como rejeito uma despesa ou solicito mudanças sem o One?
Abra a despesa, ou use Gastos > Despesas de Funcionários, e decida lá. Na página, uma razão é opcional. Veja Como aprovo, rejeito ou devolvo uma despesa?