As políticas de despesas são uma das ferramentas mais eficazes para controlar os gastos da empresa e garantir a conformidade. Uma política bem estruturada informa aos funcionários o que eles podem gastar, quanto e em que condições .
Factorial permite que você crie políticas de gastos flexíveis personalizando:
- Categorias e subcategorias (por exemplo, refeições, viagens, hospedagem).
- Formulários de despesas (campos a serem preenchidos pelos funcionários).
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Regras de política baseadas em:
- Categoria
- Quantia
- Moeda
- Prazo (por despesa, diário, semanal, mensal, anual)
- Requisitos de descrição
- Funcionários afetados (por equipe, projeto, centro de custo, local ou indivíduo)
Por que a estrutura é importante
- Justiça : todos os funcionários sabem que as mesmas regras se aplicam.
- Clareza : reduz idas e vindas com finanças e menos despesas rejeitadas.
- Conformidade : garante o alinhamento com os requisitos fiscais, legais e de auditoria.
- Eficiência : economiza tempo para funcionários, aprovadores e equipes financeiras.
Etapa 1: definir categorias e subcategorias
Comece com uma lista clara de categorias que reflitam como sua empresa costuma gastar. Exemplos comuns:
- Refeições
- Viagens (voos, trens, táxis, quilometragem)
- Alojamento
- Material de escritório
- Assinaturas / Software
- Representação (Entretenimento para clientes, Presentes)
Dica : Use subcategorias quando os limites forem diferentes dentro de uma categoria mais ampla. Exemplo:
- Categoria: Viagem
- Subcategoria: Voo
- Subcategoria: Trem
- Subcategoria: Táxi
Etapa 2: personalizar formulários de despesas
Factorial permite adicionar ou remover campos que os funcionários devem preencher ao enviar uma despesa.
Exemplos de campos úteis:
- Projeto / Centro de custo
- Nome do cliente
- Justificativa empresarial
- Número de participantes (para refeições ou entretenimento)
Etapa 3: Defina regras de gastos
Para cada categoria, decida:
- Valor máximo (por despesa ou por dia).
- Moeda (se os funcionários trabalham em diferentes regiões).
- Período (diário, mensal, anual).
- Requisitos de descrição (por exemplo, justificativa obrigatória para refeições do cliente).
- Público-alvo (funcionários, equipes ou escritórios).
Etapa 4: Exemplos de políticas que você pode usar
Aqui estão 3 políticas comuns adotadas pela maioria das empresas. Você pode copiá-las e ajustar os valores às suas necessidades:
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Refeições
- Categoria: Refeições
- Limite: 25 EUR por dia
- Funcionários: Todos os funcionários
- Observações: Recibo obrigatório, a descrição deve incluir o propósito comercial
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Viagem - Táxi
- Categoria: Viagem → Táxi
- Limite: 50 EUR por viagem
- Funcionários: Todos os funcionários que viajam a negócios
- Observações: Permitido somente se não houver transporte público disponível ou se a viagem for noturna.
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Viagem - Hospedagem
- Categoria: Viagem → Hospedagem
- Limite: 150 EUR por noite
- Funcionários: Todos os funcionários que viajam para o exterior
- Observações: Hotéis padrão, não estadias de luxo ou resort
Etapa 5: Teste e comunique suas políticas
- Piloto com uma equipe antes de implementar em toda a empresa.
- Comunique-se claramente : compartilhe as políticas em seu manual interno ou no Slack/Teams.
- Gerentes de trem : eles são a primeira linha de aprovação.
- Revise regularmente : pelo menos uma vez por ano, atualize as políticas para inflação, novos mercados ou mudanças nos negócios.
Dicas das melhores equipes financeiras
- Mantenha as políticas simples e fáceis de lembrar (por exemplo, “limite de refeição diária de 25 EUR”).
- Use políticas diferentes por equipe, se necessário (Vendas pode precisar de limites de representação maiores que TI).
- Inclua políticas de diárias ou quilometragem se os funcionários viajarem com frequência.
- Vincule cada política a um fluxo de aprovação claro (consulte: Configurar fluxos de aprovação ).
- Acompanhe o uso com relatórios/exportações para ver se os limites são realistas.
Como educar sua equipe sobre o uso adequado do módulo