Factorial admite gastos regulares, viáticos (per diem) y kilometraje. Los regulares son compras estándar de bolsillo; los viáticos son una asignación diaria establecida por su empresa; el kilometraje reembolsa el uso comercial de un vehículo personal a una tarifa configurada.

Sube o toma una foto del recibo: el OCR de Factorial rellena previamente la fecha, el importe, el comercio, etc. Puedes revisarlo y editarlo antes de enviarlo. El OCR admite archivos PDF, PNG y JPG.

Generalmente sí, la política de su empresa lo decide. Si es necesario, el gasto no se puede enviar sin un documento.

PDF, PNG, JPG para OCR. Puede adjuntar varios archivos a un gasto si su empresa lo permite.

Primero, intenta obtener un duplicado del comercio (es común y suele aceptarse). Algunas herramientas de gastos utilizan declaraciones juradas de "recibo faltante"; Factorial podría no permitirlo según la configuración de tu empresa y las normativas locales, así que consulta tu política o consulta con Finanzas. (Hay ejemplos del sector que describen las declaraciones juradas como una opción).

Tu empresa puede habilitar el archivado electrónico conforme a la normativa en ciertos países. Por ejemplo, Factorial admite la digitalización de la AEAT (España) y la homologación de gastos (Francia) cuando está activado. De esta forma, los documentos escaneados en la aplicación móvil se firman digitalmente y se conservan como copias con validez legal. Consulta con la persona administradora de tu cuenta si esta opción está habilitada para tu entidad jurídica.

Abre el borrador del gasto, corrige el campo (importe, fecha, comercio, IVA) y guarda/envía. Si un recibo tiene varias páginas, escanéelas juntas en una sola carga para mejorar la precisión.

Los gastos con tarjeta (Tarjeta Factorial) ya están pagados por la empresa y aparecen automáticamente como débitos: solo tienes que adjuntar el recibo y enviarlo. Los gastos manuales son compras que has registrado para su reembolso.

El proveedor, la categoría, el importe y la fecha se fijan a partir de la transacción con tarjeta; normalmente puedes editar el IVA, la descripción o la referencia interna.

Si no aparece ninguna línea en Pagos con Tarjeta (ni en Mis Gastos como borrador), es probable que la autorización nunca haya llegado al emisor (por ejemplo, un error de terminal o red). Intenta la transacción de nuevo (inserte el chip en lugar de la tarjeta sin contacto), usa otro terminal o contacta a la persona administradora de tu cuenta para verificar el estado y los límites de la tarjeta. La documentación del sector explica que las autorizaciones fallidas no generan un registro.

• Borrador: aún no enviado (generalmente mediante OCR o tarjeta creada).
• Pendiente: Esperando aprobación(es).
• Cambios solicitados: el aprobador solicitó ediciones o más información.
• Rechazado: No aprobado (el motivo debe estar en el comentario).
• Aprobado: Listo para pago o nómina.
• Enviado para pagar: entregado al flujo de nómina/SEPA.
• Pagado: Marcado como pagado; los fondos pueden tardar en llegar.

Indican que tu gasto infringe una regla (cantidad/categoría/plazo) o te excede del presupuesto asignado. Estas advertencias se dirigen a las personas responsables de aprobación, quienes aún pueden aprobar o solicitar justificaciones o cambios según las normas de la empresa.

Abre el gasto para leer la nota del aprobador. Corrige los problemas (categoría incorrecta, recibo/IVA faltante, sobrepasar el límite sin justificación) y vuelve a enviarlo. Si crees que la asignación es incorrecta, contacta a tu manager o al departamento de Finanzas.

Las tarifas las asigna tu empresa (persona jurídica o persona específica). Si no ves ninguna tarifa, contacta con tu administrador/Finanzas para que te añadan a la tarifa correcta.

Normalmente, no se requiere recibo: introduce los detalles del viaje y el sistema calculará el precio según la tarifa configurada. La política de la empresa podría exigir información complementaria (ruta, propósito).

Introduce la moneda del documento que aparece en el recibo. Factorial convierte automáticamente a la moneda de reembolso de tu empresa utilizando el tipo de cambio promedio diario aplicable; Finanzas visualiza ambos valores. (La moneda base de su entidad legal la configuran las personas administradoras de tu cuenta).

Utiliza los campos de impuestos (importe base, tipo de impuesto, importe del impuesto). Puedes agregar varias líneas de IVA si es necesario. Si el IVA no figura en el recibo, solicita al comerciante una factura detallada.

Tras la aprobación, Finanzas marca los gastos como pagados, ya sea mediante nómina o un archivo de pago (p. ej., SEPA). Recibirás una notificación una vez que se marque como pagado, pero los fondos pueden tardar más en llegar según el proceso o el banco de su empresa.

Monitorea el estado del detalle del gasto. Si está bloqueado en "Pendiente" o "Enviado para pago", pregunta a tu aprobador o a Finanzas por el tiempo.

Ir a tu Perfil → Notificaciones (abajo en la columna de la izquierda) y ajusta las notificaciones por correo electrónico y móviles para eventos de gastos (por ejemplo, aprobaciones, documentos faltantes).

No mientras esté pendiente; un/a aprobador/a debe solicitar cambios. Tras la aprobación, las ediciones suelen estar bloqueadas; consulta con Finanzas si necesita restablecerlas.

Elimina el borrador duplicado antes de enviarlo. Si se enviaron ambos, solicita a su aprobador/Finanzas que rechace o cancele uno.

De forma predeterminada, tú, tus aprobadores/as y personas autorizadas de Finanzas/Administración. La visibilidad adicional depende de los permisos de la empresa. (Las personas administradoras de tu cuenta configuran quién puede ver/descargar gastos).