Visão geral

Os tipos de compra consistem em duas configurações principais:

1. Formulário de solicitação – contém as perguntas que os colaboradores precisam responder para solicitar um produto ou serviço específico.
2. Fluxo de trabalho – define o processo que a solicitação de compra deve seguir para ser aprovada.

Etapa 1: Acesse os Tipos de Compra

Para gerenciar os tipos de compra:

1. No menu lateral, clique em Gastos.
2. Em seguida, acesse a página Configurações no ícone no canto superior direito.
3. Clique em Compras. 

Após acessar as configurações de Compras, vá para a aba Tipos. Aqui você pode:

• Editar ou gerenciar tipos de compra existentes.
• Criar novos tipos de solicitações de compra.
• Editar os dois tipos de compra iniciais: Novo produto ou Software.

Etapa 2: Crie um novo tipo de solicitação de compra

1. Clique em + Novo tipo de solicitação.
2. Defina um nome e uma descrição.
3. Clique em Salvar.

Etapa 3: Configure o Formulário de Solicitação

Por padrão, o sistema fornece 7 perguntas que não podem ser excluídas, mas podem ser tornadas opcionais:

• Título da solicitação
• Custo e moeda
• Nome do fornecedor
• URL do produto
• Data de vencimento
• Descrição
   

Para adicionar novas perguntas:

1. Clique no ícone + ao final da lista para adicionar conteúdo.
2. Selecione o tipo de pergunta:
   • Seleção única
   • Múltipla escolha
   • Data
   • Numérico
   • Texto
   • URL
   • Suspenso
   • Seção

1. Clique em Salvar quando terminar.
   

   Se nenhum fluxo de trabalho estiver configurado, clicar em Publicar criará automaticamente um fluxo de trabalho padrão com um único nível de aprovação para a função de administrador.

    

Etapa 4: Configurar o Fluxo de trabalho

A Factorial oferece um construtor de fluxo de trabalho visual flexível.
 

Criar ou editar fluxos de trabalho com o One

Você pode usar o One para criar ou editar fluxos de trabalho de solicitações de compra descrevendo, em linguagem natural, o que deseja configurar.

Para usar o One:

1. Abra um tipo de solicitação e acesse a aba Fluxo de trabalho.
2. Diga ao One o que você deseja que o fluxo de trabalho faça.
3. O One criará ou atualizará o fluxo de aprovação e o deixará como rascunho.
4. Revise o fluxo de trabalho no canvas.
5. Clique em Publicar quando o fluxo de trabalho estiver pronto.

Você pode usar o One para criar um novo fluxo de trabalho ou editar um existente sem precisar arrastar e conectar os nós manualmente.

Nada será ativado até que você revise e publique o fluxo de trabalho.

4.1 Compreendendo os Fluxos de trabalho

• O primeiro nó é sempre um Gatilho (não pode ser editado ou excluído).
• Para adicionar etapas, clique em + abaixo do nó de gatilho. Três tipos de bloco estão disponíveis:
  1. Condição
  2. Tarefa
  3. Aprovação

4.2 Configurar Condições

As condições determinam os possíveis caminhos que uma solicitação de compra pode seguir. As variáveis incluem:

• Valor da solicitação
• Equipe do colaborador que enviou a solicitação
• Função do colaborador que enviou a solicitação

Você pode adicionar várias condições. Um caminho alternativo estará sempre disponível caso a solicitação não atenda aos requisitos.

Reconectar ramificações de aprovação

Agora você pode reconectar ramificações de aprovação a uma etapa compartilhada no fluxo de trabalho. Isso permite tratar o que é diferente entre as ramificações e, depois, continuar com as mesmas etapas sem duplicá-las.

Para mesclar ramificações, arraste uma conexão do final de uma ramificação até uma etapa mais abaixo no fluxo de trabalho. As ramificações continuarão pelo mesmo caminho.

Cada etapa mantém uma única conexão de saída. Se você arrastar uma nova conexão, ela substituirá a conexão existente.

Depois que as ramificações forem mescladas, o seletor de variáveis exibirá apenas os dados que existem em todos os caminhos. Isso impede que as condições após uma mesclagem usem dados disponíveis apenas em uma das ramificações.

4.3 Configurar Tarefas

As tarefas representam ações que devem ser concluídas durante o fluxo de trabalho. Na Factorial, você pode configurar os seguintes tipos de tarefa:

• Tarefa geral – ação manual que precisa ser realizada, por exemplo, “Entrar em contato com o fornecedor para obter seus dados fiscais”.
• Fazer upload de documento – solicitar o upload de um documento, por exemplo, “Fazer o upload da cotação enviada pelo fornecedor”.
• Baixar documento – disponibilizar um documento que o responsável pela tarefa deve baixar.
• Preencher o formulário – solicitar o preenchimento de um formulário.
• Onboarding do fornecedor – processo de onboarding de um fornecedor.
• Solicitar assinatura – solicitar a assinatura de um documento.

Para configurar uma tarefa:

1. Selecione o tipo de tarefa.
2. Forneça um título e uma descrição.
3. Atribua uma pessoa.
4. Especifique o documento (se aplicável).
5. Defina uma data de vencimento.

As tarefas permitem que as ações sejam concluídas inteiramente na Factorial.

4.4 Configurar Aprovações

Os blocos de aprovação oferecem três opções:

• Aprovação manual – atribua um ou mais aprovadores e defina o número de dias esperados para a conclusão.
• Aprovação automática – aprova automaticamente com base em uma condição.
• Rejeição automática – rejeita automaticamente com base em uma condição.

4.5 Delegado para responsáveis

Para evitar que os fluxos de trabalho sejam interrompidos:

• Atribua um Delegado (pessoa ou equipe) tanto para tarefas quanto para aprovações manuais.
• Isso funciona como uma alternativa caso o responsável principal esteja indisponível.

4.6 Histórico de versões

O histórico de versões do fluxo de trabalho permite:

• Revisar versões anteriores.
• Restaurar versões anteriores, se necessário.
   

Para excluir uma condição, tarefa ou aprovação, basta clicar nela. Você poderá editá-la ou excluí-la.