A ferramenta de importação permite carregar dados de colaboradores usando um arquivo do Excel ou uma planilha. Você pode usar o modelo fornecido pela Factorial ou carregar seu próprio arquivo e mapear as colunas diretamente na plataforma. Durante o processo, é possível revisar e editar os dados com recursos semelhantes aos do Excel antes de concluir a importação.
Como acessar a ferramenta de importação
- Na sua barra lateral, acesse Organização.
- Clique na seta ao lado do botão Adicionar pessoa e selecione Importar colaboradores.
- Selecione a entidade jurídica para a qual deseja importar os colaboradores.
Na tela de importação, você terá duas opções:
- Baixar o modelo e preencher os dados dos colaboradores, os dados contratuais e os campos personalizados em um único arquivo.
- Carregar sua própria planilha, mesmo que ela não siga o modelo fornecido pela Factorial.
Como fazer a correspondência de colunas
Após carregar o arquivo, você chegará à etapa Correspondência de colunas.
- À esquerda, você verá as colunas do seu arquivo; à direita, os campos correspondentes da Factorial.
- A Factorial fará automaticamente a correspondência do maior número possível de colunas usando a atribuição inteligente (por exemplo, “Contrato inicial” → “Data de início do contrato”).
- Você pode ajustar manualmente a correspondência tanto das colunas quanto dos valores (por exemplo, “Escritório de São Paulo” → “São Paulo”).
- Os campos obrigatórios, como nome, sobrenome, e-mail, data de início do contrato e data da versão do contrato, entre outros, serão destacados. O mesmo vale para os campos personalizados obrigatórios definidos para a entidade jurídica.
Use o modelo da Factorial para reduzir a necessidade de ajustar a correspondência das colunas manualmente. Se optar por usar sua própria planilha, certifique-se de que os cabeçalhos das colunas sejam claros para facilitar a correspondência automática.
Revisão das entradas
Após concluir a correspondência das colunas, avance para a etapa Revisão das entradas.
Nessa etapa, você pode revisar e editar os dados em uma tabela com recursos semelhantes aos do Excel:
- Arrastar e soltar células.
- Desfazer e refazer alterações.
- Filtrar e classificar colunas.
- Ocultar campos.
- Copiar e colar dados diretamente de uma planilha do Excel para a tabela.
-
Exportar as entradas para o Excel usando o botão Exportar como Excel, se necessário.
Correspondência de gestores
- Os e-mails dos gestores são padronizados durante a correspondência, desconsiderando diferenças entre letras maiúsculas e minúsculas e espaços no início ou no final do endereço.
- Também é possível importar colaboradores e seus gestores no mesmo arquivo, mesmo que os gestores ainda não existam na Factorial. Na etapa Correspondência de entradas, você pode adicionar um valor não reconhecido como uma nova opção com um único clique, pelo menu de contexto.
- Nesse caso, a importação organiza o processamento para que o gestor seja criado antes dos colaboradores que se reportam a ele.
- Se um valor não corresponder a nenhum colaborador existente ou incluído no mesmo arquivo — por exemplo, devido a um erro de digitação —, a importação registrará um erro no Histórico de importação, em vez de concluir a linha sem associar o gestor corretamente.
Quando terminar de revisar os dados, clique em Concluir importação.
A Factorial processará o arquivo em segundo plano, permitindo que você continue trabalhando na plataforma. Você receberá uma notificação assim que a importação for concluída.
Para acompanhar o status, acesse Configurações > Histórico de importação.
Dicas para uma importação de dados bem-sucedida
Para garantir que a importação ocorra sem problemas, tenha em mente o seguinte:
- E-mails duplicados: cada endereço de e-mail deve ser único. Endereços duplicados não são permitidos.
- Erros no formato de data: use sempre o formato DD/MM/AAAA para todas as datas.
- Campos obrigatórios ausentes: os campos marcados com um asterisco (*) devem ser preenchidos antes de concluir a importação.