Configuration des autorisations

Pour permettre aux groupes d'employés que vous souhaitez autoriser à demander une formation

1. Dans votre barre latérale, accédez à Paramètres
2. En général, les autorisations ouvertes
3. Choisissez le groupe d'autorisation
4. Cliquez sur Formation
5. Activer l'autorisation de créer des demandes de formation
6. Choisissez la portée :
   • Pour eux-mêmes
   • Pour les subordonnés directs et indirects
   • Pour les personnes faisant partie des équipes qu'ils dirigent
   • Pour les personnes dans leur entité juridique
   • Pour l'ensemble de l'entreprise
7. Cliquez sur Enregistrer les modifications

Pour permettre aux groupes d'employés qui devraient pouvoir examiner, approuver ou rejeter les demandes de formation (gestionnaires ou RH)

1. Dans votre barre latérale, accédez à Paramètres
2. En général, les autorisations ouvertes
3. Choisissez le groupe d'autorisation
4. Cliquez sur Formation
5. Activer les autorisations :
   • Accès à l'espace de gestion de la formation
   • Approuver les demandes de formation
   • Rejeter les demandes de formation
   • Gérer les demandes de formation (choisir le périmètre)
6. Cliquez sur Enregistrer

Création de flux d'approbation

Prenons un exemple typique avec trois groupes d'approbation :

1. Processus d'approbation par défaut : lorsqu'un employé soumet une demande de formation, celle-ci doit d'abord être examinée et approuvée par son responsable. Si ce dernier l'approuve, elle doit ensuite être examinée et approuvée par un membre du service des ressources humaines.
2. Groupe d'approbation pour les demandes des responsables : si la demande est faite par un responsable, seul le personnel des RH doit l'examiner et l'accepter ou la refuser.
3. Groupe d'approbation des demandes du personnel RH : Si la demande est faite par un membre du personnel RH, elle sera approuvée automatiquement.

1. Groupe d'approbation par défaut

1. Dans votre barre latérale, accédez à Paramètres
2. Accédez à la section Formation
3. Dans la section Configuration d'approbation des demandes de cours , ouvrez le groupe d'approbation par défaut
4. Modifiez le titre et la description si vous le souhaitez
5. Configurer le premier niveau d'approbation :
   1. Cliquez sur le niveau d'approbation
   2. Cliquez sur l' icône en forme de stylo pour modifier l'approbateur.
   3. Configurez le niveau d'approbation comme suit : Type d'approbateur : rôle relatif et Approbateur : responsable
   4. Cliquez sur Enregistrer l'approbateur
6. Configurer le deuxième niveau d'approbation :
   1. Cliquez sur Ajouter un niveau d'approbation
   2. Sélectionnez Utilisateur comme type d'approbateur
   3. Sélectionnez tous les utilisateurs que vous souhaitez autoriser à approuver à ce niveau.
   4. Cliquez sur « Enregistrer le niveau d'approbation ».
7. Cliquez sur « Enregistrer les modifications » – en haut à droite de la page

2. Groupe d'approbation des demandes des gestionnaires

1. Dans votre barre latérale, accédez aux paramètres.
2. Accédez à la section Formation
3. Dans la section « Configuration des approbations pour les demandes de formation » , cliquez sur « Ajouter un nouveau groupe d'approbation ».
4. Saisissez un titre et une description
   • Vous pouvez choisir de le configurer comme un groupe à approbation automatique
5. Cliquez sur Enregistrer

   

6. Cliquez sur le niveau d'approbation
7. Cliquez sur l' icône en forme de stylo pour modifier l'approbateur.
8. Sélectionnez Utilisateur comme type d'approbateur
9. Sélectionnez tous les utilisateurs que vous souhaitez autoriser à approuver à ce niveau.
10. Cliquez sur Enregistrer
11. Cliquez sur Enregistrer les modifications
12. Accédez à l'onglet Employés
13. Cliquez sur « Ajouter des employés » en haut à droite.
14. Sélectionnez les employés dont vous souhaitez soumettre les demandes à ce groupe d'approbation.
    Vous pouvez utiliser les filtres pour ne trouver que les gestionnaires, par exemple.
15. Enfin, cliquez sur Enregistrer

3. Groupe d'approbation des demandes du personnel des RH

1. Dans votre barre latérale, accédez aux paramètres.
2. Accédez à la section Formation
3. Dans la section « Configuration des approbations pour les demandes de formation » , cliquez sur « Ajouter un nouveau groupe d'approbation ».
4. Saisissez un titre et une description
5. Activer le commutateur de groupe d'approbation automatique
6. Cliquez sur Enregistrer
7. Accédez à l'onglet Employés
8. Cliquez sur Ajouter des employés en haut à droite
9. Sélectionnez les employés dont vous souhaitez soumettre les demandes à ce groupe d'approbation.
10. Enfin, cliquez sur Enregistrer

Activation de la période de demande

Vous pourriez souhaiter définir les conditions dans lesquelles vos employés peuvent demander une formation. Vous pourriez également limiter les périodes pendant lesquelles ils peuvent formuler ces demandes.

Pour cela :

1. Dans votre barre latérale, accédez aux paramètres.
2. Accédez à la section Formation
3. Dans la section « Demandes de cours » , activez l’option « Activer les demandes de cours ».
   • Lorsque cette option est activée, les employés disposant des autorisations nécessaires pourront demander une formation.
   • Lorsque cette option est désactivée, personne ne pourra demander de formation.

Création d'une demande de formation

Nouvelle proposition

1. Dans votre barre latérale, accédez à Ma formation
2. Accédez à l' onglet Mes demandes de formation
3. Cliquez sur « Demander un cours »
4. Remplissez le champ « Demande de formation » . Vous devez préciser :
   • Le cours a besoin
   • Informations de base
     • Nom du cours
     • Nom du fournisseur
     • Lien externe
     • Compétences connexes
   • Informations sur le temps et les coûts
     • Dates
     • Nombre total d'heures de cours
     • Programme de cours
     • Coût
     • Cours subventionné (si nécessaire)
   • Participants
   • Commentaires
5. Cliquez sur Envoyer pour approbation

Extrait du catalogue

Les employés peuvent également demander à participer à un cours qui figure déjà dans le plan de formation.

1. Cliquer sur « Consulter le catalogue complet »
2. Directement dans l' onglet Catalogue
3. En cliquant sur + Demander un cours → À partir du catalogue

Approuver ou rejeter une demande de formation

Lorsqu'une demande est soumise, le processus d'approbation se déclenche. Pour chaque niveau d'approbation, des notifications sont envoyées aux approbateurs, et la demande ne passera pas au niveau suivant tant qu'au moins un approbateur du niveau actuel ne l'aura pas approuvée .

Les approbateurs recevront :

• Une notification dans la boîte de réception → Demandes à partir de laquelle vous pouvez consulter les informations de base de la demande et l'approuver ou la rejeter .
• Une adresse électronique leur permettant d'approuver ou de refuser directement la demande.

Les approbateurs peuvent accéder à la liste de toutes les demandes en naviguant vers Formation → Demandes , où ils peuvent consulter les demandes par statut et appliquer des filtres par candidat, compétences et/ou date de la demande.

Les approbateurs peuvent :

• Ajouter des informations à une demande en attente
• Approuver une demande : Si le processus d’approbation comporte des étapes en cours, la demande reste en attente ; si c’est la dernière étape, elle passe à l’état « approuvée ».
• Rejeter une demande : Le motif est obligatoire et la demande est rejetée sans autre formalité.