Optimiza tu facturación con el sistema de seguimiento de facturas de Factorial. Sube fácilmente las facturas y usa nuestra tecnología OCR para la extracción automática de datos, ahorrando tiempo y reduciendo errores. Simplifica las entradas contables y obtén un mejor control financiero

Dónde encontrar la sección de Facturas

1. En la barra lateral, ir a Gastos → Facturas

Estado de pago de las facturas

Haz un seguimiento del estado de pago de tus facturas desde aquí. Accede a información detallada para gestionar tus finanzas de manera efectiva y garantizar pagos puntuales a los proveedores. Las métricas clave proporcionadas incluyen:

• Total: monto total de los pagos registrados.
• Pagado: monto total pagado con éxito.
• Pendiente: facturas que aún no se han pagado pero que están dentro del plazo de pago.
• Vencido: facturas que siguen sin pagar después de la fecha de vencimiento.
• Número de facturas pendientes y vencidas: un conteo de las facturas pendientes y vencidas.
• Monto base e impuestos: un desglose de los montos de las facturas, distinguiendo entre el monto base y los impuestos asociados.

Cómo gestionar el estado de las facturas

Las facturas pueden tener cuatro estados distintos:

• Por revisar: las facturas subidas entran en esta etapa para verificaciones de precisión. Después de la verificación, hacer clic en Aprobar o Rechazar.
• Aprobada: las facturas están listas para ser pagadas.
• Rechazada: las facturas se marcan como Rechazadas debido a discrepancias o errores.
• Pagada: las facturas que han completado todos los procesos y han sido pagadas. Se pueden marcar como pagadas aquí o a través de la conciliación bancaria.

Para cambiar el estado:

1. Abrir la factura que seleccioanda para actualizar
2. Seleccionar la acción

Cómo subir facturas en masa

1. En la sección de Facturas, hacer clic en Subir en masa en la esquina superior derecha
2. Seleccionar un archivo o arrastrarlo al área designada
3. Hacer clic en Finalizar y cerrar
4. Nuestro sistema de OCR leerá automáticamente los datos y rellenará la información
5. Revisar que los datos rellenados automáticamente sean correctos
6. Si es necesario, se puede crear un nuevo proveedor directamente desde esta página
7. Hacer clic en Aprobar

Cómo recibir facturas en la Bandeja de entrada

En la bandeja de entrada se muestran las facturas enviadas por correo electrónico. Solo funciona como bandeja de entrada, por lo que no se puede enviar o responder a correos electrónicos desde esta dirección.

1. Ir a la sección de Facturas
2. Copiar la dirección de correo electrónico en la esquina superior derecha
3. Todas las facturas se recibirán en la bandeja de entrada y serán leídas automáticamente por nuestra tecnología OCR

Cómo exportar facturas

1. Ir a la sección de Facturas
2. Hacer clic en el ícono de los tres puntos en la esquina superior derecha
3. Seleccionar Exportar facturas
4. Seleccionar el formato deseado, aplicar los filtros necesarios y configurar los nombres de las columnas de manera que se adapten a los requerimientos
5. Hacer clic en Guardar

Cómo gestionar las cuentas bancarias

Aprende cómo gestionar tus cuentas bancarias dentro de Factorial, simplificando las operaciones financieras con integración y automatización.

Cómo añadir una cuenta bancaria

1. En la barra lateral, ir a Finanzas → Cuentas bancarias
2. Seleccionar la entidad legal para la que se quiere crear una cuenta
3. Información básica: rellenar los detalles esenciales para iniciar la agregación de datos:
   • Alias de la cuenta
   • Opciones de formato de la cuenta:
     • IBAN
     • Número de cuenta + Código de sucursal
     • Número de cuenta + Número de ruta
     • Nombre del banco + Número de cuenta
     • CLABE
     • Otro
   • Moneda
4. ¡La cuenta se creará automáticamente al completar el proceso!

Funcionalidades clave en la sección de cuentas bancaria

Ver detalles

Accede al panel lateral que muestra detalles de la cuenta, incluyendo entidad legal, nombre del beneficiario, IBAN y moneda.

1. Hacer clic en Ver detalles

Importar transacciones bancarias

Sube un archivo para importar tus transacciones bancarias a Factorial. Simplemente, arrastra y suelta la plantilla completada, que te proporcionamos para que la llenes con los datos exportados de tu banco en el sistema.

Para importar transacciones bancarias:

1. Hacer clic en Importar transacciones bancarias
2. Descargar nuestra plantilla
3. Recuperar los datos de las transacciones del banco y completar la plantilla correspondientemente
4. Arrastrar y soltar la plantilla completada en Factorial. Si se producen errores, guiaremos para corregirlos hasta que la carga sea exitosa
5. Hacer clic en Importar datos

Exportar transacciones

Personaliza y exporta tus datos de transacciones en varios formatos, adaptando la información exportada a tus necesidades.

Para exportar transacciones:

1. Ir hasta la sección de la cuenta bancaria
2. Hacer clic en el ícono de los tres puntos y seleccionar Exportar transacciones
3. Seleccionar el formato, aplicar los filtros necesarios y configurar los nombres de las columnas de manera que se adapten a los requerimientos
4. Hacer clic en Guardar

Conciliación bancaria

Vista general de la conciliación bancaria

La interfaz de conciliación bancaria se divide en tres secciones clave: transacciones, entradas contrapartidas y entrada resultante.

• Panel izquierdo: muestra las transacciones bancarias pendientes de conciliación. Puedes utilizar el filtro para alternar entre transacciones pendientes y conciliadas.
• Panel derecho: desde aquí, puedes emparejar transacciones con las facturas aprobadas y ver las entradas contrapartidas. Solo las facturas aprobadas son elegibles para la conciliación.

Proceso de conciliación

Sigue estos pasos para conciliar una transacción bancaria:

1. Seleccionar una transacción bancaria: hacer clic en la transacción que se quiere conciliar
2. Sugerencia de IA: nuestra herramienta de IA sugerirá automáticamente la factura correspondiente
3. Conciliar: si los detalles son correctos, hacer clic en el botón Conciliar
4. Confirmación: la transacción se marcará como conciliada y el estado de la factura se actualizará a Pagada
5. Opción de rechazo: si es necesario, se puede rechazar la sugerencia de la IA y elegir otra factura manualmente

Escenarios cubiertos

1. Una factura - Una transacción bancaria
2. Pago parcial: una factura → 1ra transacción bancaria + 2da transacción bancaria
3. Varias facturas - Una transacción bancaria
4. Una factura - Varias transacciones bancarias
5. Conciliar sin un documento

Conciliación dentro de la sección de Facturas

También puedes iniciar la conciliación directamente desde la sección de Facturas:

1. Acceder a la factura: navegar hasta una factura aprobada y hacer clic en ella
2. Transacciones asociadas: en los detalles de la factura, se encuentra la sección de "Transacciones asociadas" con un botón "Conciliar"
3. Conciliar: al hacer clic, se mostrará una nueva vista con todas las transacciones bancarias relacionadas
4. Completar la conciliación: seleccionar la transacción adecuada y confirmar la conciliación

Este método admite los mismos escenarios de conciliación mencionados anteriormente.

Cómo exportar tus datos de transacciones

1. Seleccionar el formato de exportación y el rango de fechas:
   • Elegir entre un archivo CSV o Excel y las fechas de inicio y fin para las transacciones que se quieren descargar. Esto permite personalizar el período para el cual se necesitan los datos.
2. Recibe los datos:
   • Después de seleccionar las fechas, el sistema procesará la solicitud. Se enviará una notificación por correo electrónico con un enlace para descargar los datos.
3. Descargar y revisar el archivo de Excel:
   • El archivo que se recibe estará en formato Excel. Incluye todas las transacciones, facturas, enlaces a las facturas y detalles de conciliación.
   • Iniciar la descarga del archivo desde el enlace proporcionado en el correo electrónico para guardarlo en tu dispositivo.