Factorial include un rilevatore di duplicati basato sull'intelligenza artificiale che aiuta i revisori a individuare potenziali invii duplicati. Non blocca gli autori degli invii, ma visualizza avvisi in modo che i responsabili dell'approvazione e il reparto finanziario possano decidere rapidamente. Di seguito sono riportati i dati rilevati, dove visualizzare gli avvisi, le misure pratiche per risolverli, suggerimenti per la prevenzione e cosa fare in caso di falsi positivi o casi mancanti.

Cosa cerca il rilevatore

Il sistema segnala probabilmente dei duplicati in tre scenari:

• Due spese regolari che sembrano la stessa transazione.
• Due invii giornalieri che coincidono nelle stesse date.
• Una spesa ordinaria e una giornaliera che si sovrappongono nelle stesse date.

Il rilevamento utilizza una combinazione di fattori quali prossimità della data, importo, nome del commerciante, somiglianza della ricevuta OCR, ID delle transazioni con carta e contesto corrispondente del dipendente o del viaggio.

Dove vengono visualizzati gli avvisi

• Il mittente può comunque inviare la spesa. Non gli verrà mostrato alcun avviso.
• I revisori e la finanza vedono l'avviso:
  • Nella barra laterale, vai a Spese → La tabella Spese dipendenti include una colonna Avvisi con un Etichetta di spesa duplicata . Utilizza il filtro Avvisi e seleziona Spesa duplicata per elencare solo gli elementi contrassegnati.
  • Nei dettagli della spesa, apri la sotto-scheda Avvisi . Qui puoi confrontare la spesa con gli altri invii che hanno attivato l'avviso, uno accanto all'altro.

Flusso di lavoro del revisore: passo dopo passo

1. Nella barra laterale, vai su Spese → Spese dipendenti e filtra Avvisi = Spese duplicate
2. Apri una spesa e clicca sulla sotto-scheda Avvisi per visualizzare i duplicati dei candidati affiancati. Confronta:
   • Data e ora della transazione
   • Importo del documento e importo rimborsabile
   • Nome del commerciante e ID del commerciante (se disponibile)
   • Immagini delle ricevute e nota del dipendente
   • Stato delle spese (forse una è stata respinta)
3. Scegliere una delle seguenti azioni dalla vista Avvisi:
   • Approva uno qualsiasi degli elementi (approvane uno o entrambi se entrambi legittimi)
   • Rifiuta uno qualsiasi degli articoli (rifiuta il duplicato o entrambi se fraudolenti)
   • Ignora l'avviso se non sono duplicati
4. Lascia un breve commento che riporti le motivazioni della decisione (chi ha deciso, data, motivo). Questo commento appare sulla spesa e diventa parte del percorso di controllo.
5. Se rifiuti o richiedi modifiche, segui il tuo consueto flusso di lavoro per le eccezioni in modo che il dipendente possa correggere o spiegare

Gestione dei casi limite comuni

• Per diem vs. entrate effettive
  • Se la policy consente un solo metodo, rifiutare o richiedere modifiche per l'elemento in conflitto e annotare il riferimento alla policy.
  • Se sono consentite entrambe le opzioni (ad esempio, indennità giornaliera più eccezioni rimborsate), approvarle entrambe e documentare il motivo.
• Ricevute divise
  • Se una singola ricevuta è stata intenzionalmente suddivisa tra i dipendenti (taxi condiviso, pasto di gruppo), verificarne l'assegnazione e annotare le ricevute per evidenziare le righe di suddivisione. Non rifiutare se l'assegnazione è corretta.
• Rimborsi e addebiti invertiti
  • Se un record è un rimborso o è nullo, abbina il rimborso all'originale e approva/riconcilia di conseguenza, anziché rifiutare entrambi.
• Duplicati di carte e contanti
  • A volte il titolare della carta invia sia la spesa generata automaticamente dalla transazione sia la stessa spesa generata manualmente. In tal caso, controlla i dati di spesa e risolvi con una nota per evitare doppi pagamenti.

Suggerimenti di prevenzione per chi invia

• Controlla Le mie spese → Le mie spese prima di inviare per evitare invii duplicati.
• Allega ricevute chiare e annota le suddivisioni quando condividi con i colleghi.
• Non inviare sia la diaria che l'importo effettivo per lo stesso giorno, a meno che la politica non lo consenta esplicitamente.
• Non inviare sia le spese pagate tramite carta che quelle pagate manualmente per lo stesso concetto.
• Quando si invia nuovamente la richiesta dopo un rifiuto, fare riferimento alla spesa originale nella descrizione.

Consigli per finanza e amministrazione

• Monitorare le tariffe duplicate
  • Tieni traccia dei duplicati segnalati nel tempo. Un tasso crescente potrebbe indicare confusione da parte dell'utente o la necessità di ottimizzare il modello.
• Azioni in blocco
  • Se disponibili, utilizzare strumenti di risoluzione in blocco per scartare o contrassegnare gli avvisi dopo il campionamento, ma conservare sempre delle note per la verifica.
• Allineamento delle politiche
  • Assicurarsi che le politiche relative alle spese e alle indennità giornaliere indichino chiaramente come gestire le richieste sovrapposte, in modo che i revisori abbiano una regola coerente da applicare.

Falsi positivi e flag mancanti

• Si verificheranno falsi positivi. Rivedere sempre il confronto affiancato e ignorare l'avviso se gli elementi sono diversi.
• Se riscontri falsi positivi frequenti o casi che avrebbero dovuto essere segnalati ma non lo sono stati, raccogli esempi (ID spesa, date, screenshot) e contatta l'assistenza Factorial in modo che il nostro modello di rilevamento e le nostre soglie possano essere rivisti.

Quando contattare l'assistenza

Contattare il supporto Factorial se:

• La colonna Avvisi non mostra i duplicati segnalati, anche se sai che esistono.
• L'interfaccia utente degli avvisi si comporta in modo errato oppure lo strumento di confronto non riesce a visualizzare le spese dei candidati.
• Si sospetta un picco sistemico di falsi positivi o duplicati non rilevati.

Quando contatti l'assistenza, includi un esempio di ID spesa, una descrizione del motivo per cui sono duplicati e screenshot della vista Avvisi.