Factorial registra le spese multivaluta e mostra sia la valuta della transazione originale sia l'importo convertito nella valuta base della tua azienda. Utilizziamo un tasso di cambio medio giornaliero per calcolare l'importo base, quindi sono previste piccole differenze rispetto al tasso di cambio esatto della carta/banca. Di seguito sono illustrate le cause delle differenze, come individuarle e i passaggi pratici per risolverle.

Perché gli importi possono differire

• Tasso di cambio medio giornaliero vs tasso di cambio istantaneo della transazione : Factorial applica un tasso di cambio medio giornaliero, mentre l'emittente della carta o l'esercente registra una transazione utilizzando il tasso di cambio in tempo reale al momento del regolamento. Questi due tassi raramente corrispondono esattamente.
• Commissioni e maggiorazioni dell'emittente della carta : l'importo addebitato dalla tua banca può includere commissioni di cambio valuta o un maggiorazione, che determinano una differenza tra l'importo addebitato e quello convertito.
• Saldo o rimborso ritardato : un saldo o un rimborso tardivo possono modificare l'importo finale addebitato sul tuo estratto conto.
• Differenze di arrotondamento : le conversioni e le regole di arrotondamento possono variare da un sistema all'altro, creando divari a livello di centesimo.
• Valuta diversa utilizzata per il pagamento : l'esercente può offrire al titolare della carta un'opzione di conversione di valuta (conversione dinamica della valuta). La valuta della ricevuta e quella finale contabilizzata potrebbero differire.

Dove effettuare il check-in Factorial

• Dettagli spesa : apri la spesa per vedere document_amount (valuta originale), currency , exchange_rate (utilizzato da Factorial ) e base_amount (importo nella valuta aziendale).
• Pagamenti con carta (titolari di carta, gestori, finanza): la tabella dei dettagli della carta mostra i record delle transazioni e solitamente include informazioni FX o contrassegni per autorizzazioni, transazioni regolate e rimborsi.
• Esportazioni/API : includi document_amount, currency, exchange_rate e base_amount nell'esportazione per verificare attentamente tali informazioni.

Esempio pratico: come calcolare e interpretare una differenza

Supponiamo una ricevuta di 100 USD, tasso di cambio giornaliero medio Factorial = 0,91 EUR per USD e addebito bancario di 92 €.

1. Calcolo dell'importo base Factorial :
   • importo_documento = 100 USD
   • tasso di cambio (EUR per USD) = 0,91
   • base_amount = 100 * 0,91 = 91,00 EUR
2. Importo della banca/emittente sull'estratto conto:
   • addebito_bancario = 92,00 EUR
3. Differenza:
   • differenza = addebito_bancario - importo_base
   • differenza = 92,00 - 91,00 = 1,00 EUR

Risultato: una variazione di cambio di 1,00 EUR da riconciliare. Tale variazione può essere contabilizzata come utile o perdita di cambio nel sistema contabile.

Come gestire le discrepanze: flusso di lavoro consigliato

1. Confronta i valori
   • Esporta le righe di spesa, tra cui document_amount, currency, exchange_rate , base_amount e confronta base_amount con l'importo presente sull'estratto conto bancario/della carta.
2. Decidere l'autorità di pubblicazione
   • Per la riconciliazione, utilizzare l' importo effettivo registrato su banca/carta come valore di riferimento per la contabilizzazione dei giornali bancari/carta. Utilizzare i parametri document_amount e exchange_rate di Factorial come informazioni di supporto.
3. Differenze Post FX
   • Se l'importo base Factorial e l'importo bancario sono diversi, registrare l'importo bancario nel libro mastro e registrare il piccolo guadagno o perdita FX nel conto P&L FX appropriato.
4. Documentare la decisione
   • Aggiungere un breve commento sulla spesa che spieghi la voce di riconciliazione e fare riferimento alla riga dell'estratto conto, in modo che i revisori possano comprenderne la logica.
5. Automatizzare dove possibile
   • Includi exchange_rate e base_amount nelle tue esportazioni o nel feed API. Automatizza il confronto tra base_amount Factorial e gli importi dell'estratto conto bancario e crea un registro di aggiustamento FX di routine.

Suggerimenti operativi e politici

• Mantenere sempre la valuta originale sulla spesa ( document_amount e currency ), non solo l'importo convertito. Questo preserva la verificabilità.
• Preferire, ove possibile, le carte aziendali per le spese in valute diverse . Ciò centralizza la contabilizzazione e semplifica la riconciliazione.
• Stabilisci un approccio contabile coerente : contabilizza utilizzando il Factorial base_amount e accetta piccoli giornali di riconciliazione, oppure contabilizza utilizzando gli importi dell'estratto conto bancario e considera Factorial base_amount come un supporto. Sii coerente e documenta la scelta.
• Comunicare ai dipendenti : chiedere loro di caricare le ricevute nella valuta originale e di indicare se il commerciante ha offerto la conversione dinamica della valuta.
• Per IVA e imposte : le regole di conversione e le aliquote ammissibili variano a seconda della giurisdizione. Consulta il tuo consulente fiscale per scegliere il tasso di cambio corretto (le autorità fiscali a volte impongono una fonte e un metodo specifici).

Quando contattare l'assistenza

Contattare il supporto Factorial se:

• I campi exchange_rate o base_amount risultano errati per molte transazioni effettuate nella stessa data.
• Le transazioni con carta mostrano valute incoerenti o informazioni FX mancanti.
• Hai bisogno di aiuto per includere campi FX specifici in un feed API o di esportazione avanzata.

Quando contatti l'assistenza, includi un ID spesa di esempio, la data, la valuta e l'importo della ricevuta, l'importo base Factorial e il tasso di cambio, nonché l'importo registrato nell'estratto conto bancario.