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Anexar recibos e documentação

Anexar recibos ou faturas às suas despesas é essencial para garantir que elas sejam aprovadas e reembolsadas rapidamente. Factorial torna esse processo simples, preciso e legalmente compatível em alguns países.

Quando os funcionários carregam recibos, Factorial utiliza OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) para extrair detalhes importantes automaticamente. Isso garante a precisão, reduz a entrada manual e fornece as provas necessárias para contabilidade, auditorias e conformidade.

 

Extração automática de dados (OCR)

Quando você carrega um documento, Factorial usa um sistema OCR com tecnologia de IA (com mais de 90% de precisão ) para:

  • Reconhecer o nome do fornecedor e o TIN
  • Detectar o valor ( incluindo impostos )
  • Capture a moeda e a data da compra
  • Capture o número do documento

Isso significa que a maioria dos campos das suas despesas são preenchidos automaticamente . Você só precisa revisar e confirmar os detalhes, economizando tempo e reduzindo erros.

Formatos suportados

Você pode anexar recibos e comprovantes de pagamento nos formatos mais comuns, incluindo:

  • Imagens : JPG, PNG, HEIC
  • Documentos PDF
 

 

Por que anexar recibos é importante

  • Garante que sua despesa seja válida para aprovação e reembolso .
  • Fornece à sua empresa as provas necessárias para contabilidade e auditorias .
  • Em alguns países, anexar o recibo digitalmente significa que você não precisa mais manter a versão em papel .

 

Como anexar um recibo

  1. Na sua barra lateral, vá para Meus gastos → Minhas despesas
  2. Abra sua despesa (ordem de pagamento manual ou com cartão)
  3. Clique em “Anexar arquivo” e carregue o recibo do seu computador ou tire uma foto com seu telefone
  4. Revise as informações pré-preenchidas pelo OCR e faça as edições necessárias
  5. Enviar a despesa para aprovação

 

Conformidade digital por país

Factorial aplica automaticamente assinaturas digitais e arquivamento certificado para documentos de despesas enviados, para que sejam válidos de acordo com as regulamentações locais:

  • Espanha (ES) - Em conformidade com a lei espanhola de arquivamento de faturas/recibos digitais.
  • França (FR) - Arquivamento digital certificado de acordo com as regulamentações francesas.
  • Itália (IT) - Em breve, com total conformidade com as leis italianas de digitalização de despesas.

Isso significa que, depois de enviar um recibo, você não precisa mais coletar ou armazenar a cópia física.

 

 

Perguntas frequentes

  1. Preciso guardar os recibos em papel depois de enviá-los?
    Em países com suporte (por exemplo, Espanha, França), não. O arquivamento digital da Factorial é legalmente compatível.
     
  2. Posso anexar mais de um documento a uma despesa?
    Sim, vários arquivos podem ser anexados, se necessário.
     
  3. O OCR funciona para todos os idiomas e formatos?
    O OCR suporta a maioria dos idiomas comuns e formatos de recibo padrão, mas sempre verifique a precisão dos campos.

 

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