Quando gli importi di una spesa non corrispondono a quelli indicati nel documento giustificativo, si creano ritardi, problemi di riconciliazione e persino problemi fiscali. Di seguito sono riportate le regole chiave e alcuni esempi pratici per aiutarti a gestire correttamente questa situazione.

Regole fondamentali

• L'importo del documento deve corrispondere al totale della ricevuta/fattura : registrare sempre il totale completo del documento.
• L'importo rimborsabile può variare : ciò riflette ciò che l'azienda rimborsa effettivamente (ad esempio, indennità giornaliere, quote personali escluse).
• Le tasse devono essere sommate correttamente : importo base + importo imposta = totale documento .
• Spiegare le eccezioni : se l'importo rimborsabile differisce dall'importo del documento, indicarlo chiaramente nella descrizione o nei commenti di approvazione.

Situazioni comuni

• Cena di lavoro con ospite personale
  • Documento: 120,00 EUR, rimborsabile: 90,00 EUR.
• Fattura dell'hotel con minibar
  • Documento: 300,00 EUR, rimborsabile: 250,00 EUR.
• Politica di diaria
  • Documento: 65,00 EUR in ricevute, rimborsabile: 40,00 EUR al giorno.
• Conversione di valuta
  • Ricevuta £ 100, addebito sulla carta di € 118. Registrare il documento in GBP, annotare il tasso di cambio.

Note legali e fiscali

• I totali dei documenti devono sempre riflettere la fattura/ricevuta legale.
• L'IVA può essere recuperata solo sulla quota aziendale e con fatture valide.
• Se l'azienda rimborsa quote personali, queste potrebbero essere considerate prestazioni imponibili a seconda della giurisdizione.