Factorial oferece suporte para despesas regulares , diárias e de quilometragem . Regulares são despesas padrão pagas diretamente; Diárias são uma ajuda de custo diária definida pela sua empresa; A quilometragem reembolsa o uso comercial de um veículo pessoal a uma taxa configurada.

Carregue ou tire uma foto do recibo - o OCR da Factorial preenche previamente a data, o valor, o comerciante, etc. Você pode revisar/editar antes de enviar. O OCR suporta PDF, PNG e JPG .

Geralmente sim — a política da sua empresa decide. Se necessário, a despesa não pode ser enviada sem um documento.

PDF, PNG, JPG para OCR. Você pode anexar vários arquivos a uma despesa, se sua empresa permitir.

Primeiro, tente obter uma segunda via do comerciante (comum e frequentemente aceito). Algumas ferramentas de despesas usam declarações de "recibo perdido"; Factorial pode não permitir isso, dependendo das configurações da sua empresa e das regras locais, portanto, verifique sua política ou pergunte ao Financeiro. (Exemplos do setor descrevem declarações como uma opção.)

Sua empresa pode habilitar o arquivamento eletrônico em conformidade com as normas em determinados países. Por exemplo, Factorial suporta digitalização AEAT (Espanha) e homologação de despesas (França) quando ativada. Assim, os documentos digitalizados no aplicativo móvel são assinados digitalmente e mantidos como cópias legalmente válidas. Verifique com seu administrador se essa opção está habilitada para sua entidade legal.

Abra o rascunho, corrija os campos (valor, data, comerciante, IVA) e salve/envie. Se um recibo tiver várias páginas , digitalize-as juntas em um único upload para aumentar a precisão.

As despesas com cartão ( Factorial Card) já são pagas pela empresa e aparecem automaticamente como débitos — basta anexar o recibo e enviar. As despesas manuais são compras do próprio bolso que você mesmo insere para reembolso.

Fornecedor, categoria, valor e data são fixados na transação do cartão; normalmente, você pode editar o IVA, a descrição ou a referência interna.

Se nenhuma linha aparecer em Pagamentos com Cartão (ou em Minhas Despesas como rascunho), a autorização provavelmente nunca chegou ao emissor (por exemplo, erro no terminal/rede). Tente a transação novamente (inserir/chip em vez de pagamento por aproximação), use outro terminal ou entre em contato com seu administrador para verificar o status/limites do cartão. Documentos do setor explicam que autorizações com falha não geram um registro.

• Rascunho : Ainda não enviado (geralmente OCR ou criado por cartão).
• Pendente : Aguardando aprovação(ões).
• Alterações solicitadas : o aprovador solicitou edições ou mais informações.
• Rejeitado : Não aprovado (o motivo deve estar no comentário).
• Aprovado : Pronto para pagamento ou folha de pagamento.
• Enviado para ser pago : Entregue ao fluxo de folha de pagamento/SEPA.
• Pago : Marcado como pago; os fundos podem demorar para chegar.

Eles sinalizam que sua despesa viola uma regra (valor/categoria/prazo) ou ultrapassa o orçamento definido. São avisos para os aprovadores , que ainda podem aprovar ou solicitar justificativas/alterações, dependendo das regras da empresa.

Abra a despesa para ler a nota do aprovador. Corrija os problemas (categoria incorreta, recibo/IVA ausente, limite excedido sem justificativa) e reenvie. Se você acredita que a atribuição da apólice está incorreta, entre em contato com seu gerente ou com o Financeiro.

As taxas são atribuídas pela sua empresa (por pessoa jurídica ou por pessoa específica). Caso não encontre uma taxa, entre em contato com o administrador/Finanças para que ele adicione a taxa correta.

Normalmente, não há recibo - insira os detalhes da viagem e o sistema calculará com base na tarifa configurada. A política da empresa ainda pode exigir informações complementares (rota, finalidade).

Insira a moeda do documento exibida no recibo. Factorial converte automaticamente para a moeda reembolsável da sua empresa, usando a taxa média diária aplicável; o Financeiro visualiza ambos os valores. (A moeda base da sua entidade legal é definida pelos administradores.)

Utilize os campos de imposto (valor base, tipo de imposto, valor do imposto). Você pode adicionar várias linhas de IVA, se necessário. Se o IVA não estiver no recibo, peça ao comerciante uma fatura detalhada.

Após a aprovação, o Financeiro marca as despesas como pagas por meio da folha de pagamento ou de um arquivo de pagamento (por exemplo, SEPA). Você receberá uma notificação assim que a conta for marcada como paga, mas os fundos podem levar mais tempo para chegar, dependendo do processo/banco da sua empresa.

Acompanhe o status da despesa detalhada. Se estiver travada em "Pendente" ou "Enviada para pagamento", peça ao seu aprovador ou ao Financeiro para agendar.

Acesse Perfil → Notificações e ajuste as notificações por e-mail e celular para eventos de despesas (por exemplo, aprovações, documentos ausentes).

Não enquanto estiver Pendente ; um aprovador deve solicitar alterações. Após a Aprovação , as edições geralmente são bloqueadas - pergunte ao Financeiro se é necessário redefini-las.

Exclua o rascunho duplicado antes de enviá-lo. Se ambos foram enviados, peça ao seu aprovador/Finanças para rejeitar ou cancelar um deles.

Por padrão, você, seus aprovadores e usuários financeiros/administradores autorizados. A visibilidade além disso depende das permissões da empresa. (Os administradores configuram quem pode visualizar/baixar despesas.)