Gerenciar documentos e garantir a conformidade pode ser demorado. Com ONE , agora você pode fazer perguntas diretamente sobre seus documentos, pastas e modelos, economizando tempo e melhorando a visibilidade em toda a sua organização.
Visão geral
Este recurso permite que você interaja com seu banco de dados de documentos usando linguagem natural. Em vez de pesquisar manualmente em pastas ou abas de rastreamento, você pode simplesmente fazer ONE pergunta e receber respostas instantâneas.
Quando e por que deve ser usado
Utilize esta funcionalidade quando:
- Você precisa verificar rapidamente a conformidade dos documentos (por exemplo, assinaturas ou arquivos ausentes).
- Você deseja verificar o status de um documento específico ou de um funcionário?
- Você está preparando auditorias e precisa identificar as lacunas.
- Você precisa de ajuda para entender ou usar modelos de documentos?
Como usar
- Abra ONE
- Inicie uma conversa: Digite sua pergunta usando linguagem natural (como você perguntaria a um colega).
- Analise a resposta fornecida por ONE
- Se necessário, refine sua pergunta para obter resultados mais específicos.
- Acompanhamento da conformidade: "Mostre-me uma lista de todos os funcionários com uma assinatura 'Pendente' para a Nova Política de Segurança."
- Situação individual: "Eduardo Oliveira já assinou seu último contrato? Se sim, quando?"
- Auditoria e Lacunas: "Compare os dados das contratações de 2025 e liste todos os que não possuem um arquivo na pasta 'Documentos de Identificação'."
- Validação: "Confirme a data de upload do contrato de promoção de Maria Lopez e verifique se ela recebeu o novo arquivo."
- Auxílio com modelos: "Quais variáveis relacionadas a contratos posso usar em meus modelos?"
Se você não estiver obtendo os resultados esperados, tente reformular sua pergunta com detalhes mais específicos (por exemplo, nome do funcionário, tipo de documento ou data).
Caso ONE não encontre as informações solicitadas, verifique se o documento existe na plataforma, se está devidamente categorizado e se você tem permissão para acessar os dados solicitados.
Se a resposta parecer incompleta, faça uma pergunta complementar ou forneça mais contexto para refinar os resultados.
Dicas e boas práticas
- Seja o mais específico possível ao fazer perguntas (por exemplo, inclua nomes, tipos de documentos ou prazos).
- Use palavras-chave claras como “assinado”, “pendente”, “enviado” ou “ausente”.
- Divida consultas complexas em perguntas menores para obter respostas mais precisas.
- Verifique novamente as informações críticas de conformidade antes de tomar qualquer medida.
Perguntas frequentes
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É ONE verificar se um documento foi assinado?
Sim, ONE pode confirmar se um documento foi assinado e, se disponível, fornecer a data da assinatura.
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Posso usar ONE para identificar documentos faltantes?
Sim, você pode pedir ONE para cruzar informações sobre funcionários ou períodos de tempo e destacar arquivos ausentes ou pastas incompletas.
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Posso perguntar sobre funcionários específicos?
Sim, você pode perguntar sobre funcionários individualmente e o status de seus documentos (por exemplo, contratos assinados, arquivos enviados).
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ONE pode me ajudar com modelos de documentos?
Sim, você pode perguntar sobre as variáveis disponíveis e como usá-las em seus modelos.
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ONE atualiza documentos ou apenas fornece informações?
ONE fornece informações e análises, mas não modifica documentos nem seu status.
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Por que ONE não consegue acessar determinados documentos?
O acesso depende das suas permissões. Se você não tiver acesso a um documento, ONE não poderá recuperar informações sobre ele.
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As informações fornecidas pela ONE estão sempre atualizadas?
ONE reflete os dados atuais disponíveis na plataforma. Certifique-se de que os documentos estejam devidamente carregados e atualizados para obter resultados precisos.