Qualquer documento maior que 15 MB não será aceito.
Onde encontrar documentos
- No seu menu lateral, vá para Documentos
- A partir daqui, você pode acessar:
- Públicos
- Internos
- Funcionários
- Enviar em massa
- Modelos de documentos
- Lixeira
Documentos Públicos
Na seção "Público", você pode enviar documentos públicos para que toda a empresa veja. Se você torná-los públicos, todos os funcionários poderão vê-los.
Para enviar novos documentos:
- Clique em Enviar arquivos no canto superior direito
- Arraste e solte o documento
- Clique em Enviar arquivos
Você pode escolher se os funcionários verão o documento ou não clicando no olho
Ao tornar um documento visível para os funcionários, você pode escolher se eles serão notificados ou não.
Documentos Privados
Na seção "Privado", você pode gerenciar os documentos internos da empresa. Apenas funcionários com permissões podem acessar esse espaço.
Como enviar ou enviar para a lixeira documentos privados
- Abra a pasta na qual você deseja adicionar documentos
- Clique em Enviar arquivos no canto superior direito
- Arraste e solte o documento
- Selecione uma pasta
- Ative o botão se você quiser solicitar assinatura eletrônica
- Clique em Enviar arquivos
Como excluir um documento
- Clique em (..)
- Selecione Mover para a lixeira
Se os arquivos foram excluídos nos últimos 30 dias, eles podem ser recuperados. Se foram excluídos há mais de 30 dias, a recuperação não é mais possível.
O administrador pode ir para Arquivos → Lixeira para recuperar os arquivos a partir daí.
Como excluir permanentemente um documento
Para excluir permanentemente um arquivo, navegue até a seção da lixeira, selecione o arquivo e escolha a opção para excluí-lo permanentemente.
Documentos de Funcionários
Na seção "Documentos de Funcionários", você pode aplicar vários filtros para encontrar documentos facilmente. Este recurso permite que você localize documentos para todos os funcionários que você gerencia, acesse-os diretamente ou realize ações como alterar visibilidade, enviar para a lixeira, baixar, mover ou enviar lembretes de assinatura, seja individualmente ou em massa.
Enviar em Massa
Você pode enviar vários tipos de documentos em massa usando nossos diferentes fluxos de trabalho: contracheques, o mesmo arquivo para todos, arquivos pessoais, e modelos de documentos. Você pode optar por dividir o PDF em documentos separados, deixá-los inalterados ou combiná-los em um único documento.
O seletor de funcionários classifica os funcionários por uma pontuação de correspondência calculada a partir do texto extraído de cada arquivo (primeiro nome, sobrenome, ID), mostrando primeiro a pessoa mais provável, e exibe tags para as correspondências mais fortes. Isso funciona tanto em arquivos pessoais quanto em contracheques.
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Criar pastas e subpastas
Para adicionar uma pasta
- Vá para Configurações
- Em Geral, abra Documentos
- Selecione o espaço onde deseja adicionar uma nova pasta (Funcionário, Privado ou Público)
- Clique em + Nova pasta para adicionar uma nova
Para adicionar uma subpasta
- Abra uma pasta de sua preferência
- Clique em + Nova pasta
- Uma subpasta será criada dentro da pasta principal
Para adicionar informações extras aos seus documentos, você pode aplicar Campos personalizados a cada pasta e subpasta.
Modelos de Documentos
Modelos de Documentos economizam seu tempo na gestão de documentos de funcionários. Este recurso permite que você envie o mesmo documento para vários funcionários, substituindo automaticamente as informações pessoais em cada documento final usando variáveis.
