No se aceptará ningún documento de más de 15 MB.
Dónde encontrar documentos
- En la barra lateral, vaya a Documentos
- Desde aquí puedes acceder a:
- Públicos
- Internos
- Empleado
- Distribuir archivos
- Plantillas
- Papelera
Documentos públicos
En la sección Públicos, puede subir documentos públicos para que los vea toda la empresa. Si los hace públicos, todos/as los/as empleados/as podrán verlos.
Para subir nuevos documentos:
- Haga clic en Subir archivos en la esquina superior derecha
- Arrastre y suelte el documento
- Haga clic en Subir archivos
Puede elegir si los/as empleados/as verán el documento o no haciendo clic en el ojo.
Al hacer que un documento sea visible para los/as empleados/as, puede elegir si se les notificará o no.
Documentos internos
En la sección Internos, puede gestionar los documentos internos de la empresa. Solo los/as empleados/as con permisos pueden acceder a este espacio.
Cómo subir o enviar a la papelera documentos privados
- Abra la carpeta en la que desea agregar documentos
- Haga clic en Subir archivos en la esquina superior derecha
- Arrastre y suelte el documento
- Seleccione una carpeta
- Active el interruptor si desea solicitar la firma electrónica
- Haga clic en Subir archivos
Cómo eliminar un documento
- Haga clic en (..)
- Seleccione Mover a la papelera
Si los archivos se eliminaron en los últimos 30 días, se pueden recuperar. Si se eliminaron hace más de 30 días, la recuperación ya no es posible.
El/la administrador/a puede ir a Archivos → Papelera para recuperar los archivos desde allí.
Cómo eliminar definitivamente un documento
Para eliminar un archivo de forma permanente, diríjase a la papelera, seleccione el archivo y elija la opción para eliminarlo permanentemente.
Documentos del empleado
En la sección Empleado, puede aplicar varios filtros para encontrar documentos fácilmente. Esta función le permite localizar documentos de todos/as los/as empleados/as que administra, acceder a ellos directamente o realizar acciones como cambiar la visibilidad , enviarlos a la papelera , descargarlos , moverlos o enviar recordatorios de firma , ya sea de forma individual o en grupo.
Distribuir archivos
Puede enviar varios tipos de documentos de forma masiva utilizando nuestros diferentes flujos de trabajo: nóminas, el mismo archivo para todos, archivos personales y plantillas de documentos . Puede optar por dividir el PDF en documentos separados, dejarlos sin cambios o combinarlos en un solo documento.
Crear carpetas y subcarpetas
Para agregar una carpeta
- Vaya a Configuración
- En general, abra documentos
- Seleccione el espacio donde desea agregar una nueva carpeta (Empleado, Privado o Público)
- Haga clic en + Nueva carpeta para añadir una nueva
Para agregar una subcarpeta
- Abra la carpeta que prefiera
- Haga clic en + Nueva carpeta
- Se creará una subcarpeta dentro de la carpeta principal
Para añadir información adicional a sus documentos, puede aplicar campos personalizados a cada carpeta y subcarpeta.
Plantillas de documentos
Las plantillas de documentos le ahorran tiempo en la gestión de documentos de empleados . Esta función le permite enviar el mismo documento a varios/as empleados/as sustituyendo automáticamente la información personal en cada documento final mediante variables.
