Arten von Abwesenheitsbenachrichtigungen
Im Folgenden finden Sie eine vollständige Liste der in Factorial verfügbaren Abwesenheitsbenachrichtigungen, mit klaren Beschreibungen und Beispielen, damit Sie immer wissen, was jede einzelne bedeutet.
| Benachrichtigungsname | Beschreibung und Beispiel |
|---|---|
| Neuer Abwesenheitsantrag eingereicht | Gesendet, wenn ein*e Mitarbeitende*r einen Antrag auf Abwesenheit einreicht. Beispiel: Alice beantragt 5 Tage Urlaub — der Manager erhält diese Benachrichtigung, damit er weiß, dass ein Antrag aussteht. |
| Abwesenheitsantrag genehmigt | Gesendet, wenn ein*e Manager*in oder Genehmigende*r einen Abwesenheitsantrag genehmigt. Beispiel: Bobs Krankheitsurlaubantrag wird genehmigt — Bob erhält diese Benachrichtigung zur Bestätigung der Genehmigung. |
| Abwesenheitsantrag abgelehnt | Gesendet, wenn ein Antrag abgelehnt wird. Beispiel: Carol fragt nach einem Tag frei während einer Sperrfrist und der Manager lehnt ab — Carol erhält eine Benachrichtigung, dass der Antrag abgelehnt wurde. |
| Abwesenheit von Mitarbeitenden storniert | Gesendet, wenn ein*e Mitarbeitende*r seinen/ihren eigenen Antrag storniert. Beispiel: Dave storniert seinen zuvor eingereichten Urlaubsantrag — die Personalabteilung und sein Manager werden benachrichtigt. |
| Abwesenheit von Genehmigende*r storniert | Gesendet, wenn ein*e Manager*in oder Administrator*in einen genehmigten oder ausstehenden Abwesenheitsantrag storniert. Beispiel: Eves genehmigter Urlaub wird aufgrund betrieblicher Notwendigkeiten storniert — Eve wird über die Änderung benachrichtigt. |
| Abwesenheit aktualisiert | Gesendet, wenn ein bestehender Abwesenheitsantrag bearbeitet wird (Daten oder Art geändert). Beispiel: Frank ändert seinen Urlaubsantrag von 3 auf 4 Tage — die genehmigende Person erhält eine Benachrichtigung über die Aktualisierung. |
| Abwesenheitsguthaben aktualisiert | Gesendet, wenn sich das Abwesenheitsguthaben eines Mitarbeitenden ändert (z. B. zusätzliche Tage hinzugefügt oder abgezogen). Beispiel: Grace erhält zusätzliche PTO-Tage in ihrem Guthaben; sie wird über ihr neues Guthaben informiert. |
| Abwesenheitsexport bereit | Gesendet, wenn ein Bericht oder Export im Zusammenhang mit Abwesenheiten (z. B. für die Gehaltsabrechnung) zum Herunterladen bereit ist. Beispiel: Die Personalabteilung exportiert eine Urlaubsübersicht für den Monat — sobald sie bereit ist, erhalten sie eine Benachrichtigung. |
Benachrichtigungen können je nach den persönlichen Benachrichtigungseinstellungen jedes Nutzers über E-Mail oder mobile Push-Benachrichtigung gesendet werden.
Wie Empfänger bestimmt werden
Benachrichtigungen werden basierend auf Rollen, Berechtigungen und Bereichseinstellungen gesendet:
- Mitarbeitende: erhalten typischerweise Updates zu ihren eigenen Anträgen.
- Manager*in / Genehmigende*r: erhält Benachrichtigungen für Anträge aus ihrem Team.
- HR oder Abwesenheitsmanager*in: Typen und Empfänger können je nach Einstellungen variieren.
Zum Beispiel wird eine Neue Abwesenheitsanfrage an die zugewiesene Genehmigende Person des Mitarbeitenden gesendet, während eine Guthaben aktualisiert Benachrichtigung normalerweise nur an den betroffenen Mitarbeitenden gesendet wird.
Wichtige Hinweise
- Benachrichtigungseinstellungen: Einige Benachrichtigungen können von Administrator*innen angepasst werden, um mehrere Empfänger*innen einzuschließen (z. B. Teamleiter*innen oder HR)
- Mobil vs E-Mail: Nutzer*innen müssen Push-Benachrichtigungen in der mobilen App aktivieren, um Benachrichtigungen auf ihren Handys zu erhalten. Andernfalls werden die Benachrichtigungen nur per E-Mail zugestellt.
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Abwesenheitsanträge: Es gibt zwei verschiedene Benachrichtigungsszenarien:
- Nutzer*innen, die Teil des Genehmigungsflusses sind, erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert sind, sowie eine umsetzbare Postfachaufgabe, um den Antrag zu genehmigen oder abzulehnen. Sie erhalten keine Push-Benachrichtigung in der Plattform, da die Genehmigungsantragsbenachrichtigung keinen Push-Kanal hat.
- Nutzer*innen mit der Berechtigung Abwesenheit verwalten gelten als Beobachter*innen von Abwesenheitsanträgen und können eine Push-Benachrichtigung in der Plattform erhalten. Damit diese Benachrichtigung generiert wird, muss ihr Berechtigungsbereich den Mitarbeitenden, der die Abwesenheit beantragt, einschließen, Push-Benachrichtigungen müssen in ihren Einstellungen aktiviert sein, und sie müssen ein registriertes Gerät oder einen Browser-Token für Push-Benachrichtigungen haben.
Dies sind zwei separate Zielgruppen, sodass ein*e Nutzer*in, der/die sowohl Genehmigende*r als auch Beobachter*in für Abwesenheiten ist, sowohl die Genehmigungs-E-Mail und die Postfachaufgabe als auch die Beobachter-Push-Benachrichtigung erhalten kann.
Beispiele zur Klärung ähnlicher Konzepte
Um die Unterschiede klar zu machen:
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Abwesenheitsantrag genehmigt ≠ Abwesenheitsguthaben aktualisiert
- Genehmigt bedeutet, dass ein spezifischer Antrag autorisiert wurde
- Guthaben aktualisiert bedeutet, dass die interne Zählung der verfügbaren Tage geändert wurde (z. B. Ansammlung oder Anpassung)
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Von Mitarbeitenden storniert vs Von Genehmigende*r storniert:
- Von Mitarbeitenden storniert: eingeleitet von den Mitarbeitenden selbst vor oder nach der Genehmigung
- Von Genehmigende*r storniert: eingeleitet von jemandem mit Genehmigungsrechten (Manager*in oder HR)
Durch die Bereitstellung sowohl einer Erklärung als auch eines realen Beispiels wird Verwirrung vermieden, wenn Begriffe ähnlich erscheinen können.