Visão Geral

A integração conecta Factorial a dois serviços de dados DATEV. Para cada entidade legal, você escolhe qual serviço de dados utilizar: um, ou ambos.

Para ambos os serviços de dados:

• Programas de folha de pagamento DATEV suportados: DATEV LODAS e DATEV Lohn und Gehalt
• Fluxo de dados: somente leitura, do DATEV para Factorial. Factorial nunca grava dados de volta para o DATEV.
• De onde vêm os dados no DATEV: os dados da folha de pagamento que seu consultor fiscal fornece do DATEV LODAS ou DATEV Lohn und Gehalt uma vez que o mês contábil esteja fechado lá (documentos de ajuda da DATEV 1019845 e 1025558).
• O que acontece após a transferência: os dados são usados apenas no Factorial. Holerites vão para a distribuição em massa em Documentos, resultados da folha de pagamento vão para a execução da folha de pagamento em Compensações. Nada é processado mais no DATEV.
• Autorização por entidade legal: cada entidade legal é autorizada dentro do DATEV. Factorial lê apenas os dados para os clientes e serviços de dados que você permitiu.

DATEV Lohnauswertungsdatenservice

Factorial recupera os holerites diretamente do DATEV uma vez que um ciclo de folha de pagamento esteja fechado. Os holerites vão para a distribuição em massa do Factorial. Lá, você pode verificar como os holerites foram correspondidos e disponibilizá-los para seus colaboradores. Você não precisa mais baixar, renomear ou encaminhar arquivos por e-mail. Cada holerite é associado a um colaborador pelo primeiro nome, sobrenome e Número de Segurança Social. Ninguém vê os holerites até que você tenha verificado a correspondência e os disponibilizado.

Dados recuperados

• Holerites (Brutto/Netto-Abrechnung, tipo de documento DATEV LOBN) para cada colaborador

DATEV Lohnergebnisdatenservice

Factorial importa os resultados da folha de pagamento de um mês do DATEV para a execução da folha de pagamento daquele mês no Factorial. Você não precisa digitar os números manualmente ou importar arquivos.

Dados recuperados (por colaborador e mês contábil)

• Tipos de salário bruto, com número do tipo de salário, nome e valor
• Adições e deduções líquidas, com número, nome e valor
• Pagamento líquido

Factorial atribui cada tipo de salário bruto DATEV (Lohnart) ao conceito de compensação Factorial ao qual está vinculado nas configurações do DATEV LAUDS, etapa Tipos de Salário.

Adições e deduções líquidas (Nettobezüge/-abzüge) não podem ser mapeadas no DATEV LAUDS: o catálogo da DATEV lista apenas tipos de salário bruto. Você os mapeia no Factorial em vez disso, durante a primeira importação e a qualquer momento depois na mapeamento dos tipos de salário líquido (veja Mapeamento de adições e deduções líquidas).

Pré-requisitos para usar os serviços de dados DATEV na DATEV eG

Informações gerais sobre os serviços de dados DATEV estão disponíveis na DATEV eG aqui:

• DATEV Lohnauswertungsdatenservice (Loja)
• DATEV Lohnergebnisdatenservice (Loja)

Informações sobre como solicitar e configurá-los na DATEV eG estão disponíveis em Configurar os serviços de dados DATEV e nos documentos de ajuda www.datev.de/hilfe/1007329 (para empresas de consultoria fiscal) e www.datev.de/hilfe/1022677 (para empresas). Para cada serviço de dados:

Documentos de ajuda adicionais da DATEV:

• Informações gerais sobre os serviços de dados DATEV na área de Recursos Humanos (1018461): informações gerais sobre os serviços de dados de folha de pagamento, incluindo como solicitá-los.
• Solicitar e configurar soluções em nuvem DATEV para clientes através do MyDATEV (1002326): solicitar e configurar os serviços de dados para um cliente.

Além das empresas de consultoria fiscal, o parceiro DATEV Onboarding também ajuda a configurar os serviços de dados DATEV para empresas em negócios de clientes vinculados a membros que trabalham por conta própria com um programa contábil DATEV.

Agendamentos e mais informações estão disponíveis em go.datev.de/partner-onboarding-info. A DATEV oferece ajuda para registrar os serviços de dados em www.datev.de/partner-onboarding.

Em resumo, seu consultor fiscal faz isso no DATEV:

1. Solicitar e ativar o DATEV Lohnauswertungsdatenservice e/ou o DATEV Lohnergebnisdatenservice para cada cliente (Mandant) que você deseja conectar ao Factorial.
2. Certificar-se de que o cliente esteja configurado para a troca de dados através do centro de dados DATEV (RZ-Kommunikation).
3. Dar à pessoa que irá conectar suas entidades legais a partir da conta da sua empresa no Factorial um login DATEV (DATEV SmartLogin, DATEV SmartCard ou DATEV mIDentity) com o direito da DATEV de usar o serviço de dados solicitado para aquele cliente.

Pré-requisitos no Factorial

• DATEV Lohnaustauschdatenservice (LAUDS) está instalado e conectado. A integração obtém esses dados do DATEV Lohnaustauschdatenservice: seu Beraternummer (número do consultor) e qual Mandantennummer (número do cliente) pertence a cada entidade legal. O DATEV Lohnergebnisdatenservice também utiliza o mapeamento de tipos de salário bruto já configurado durante as configurações do DATEV Lohnaustauschdatenservice. Adições e deduções líquidas são mapeadas no DATEV Lohnergebnisdatenservice (veja Mapeamento de adições e deduções líquidas).
• A entidade legal está na Alemanha. Apenas entidades legais alemãs podem ser conectadas.
• Configurar as permissões corretas para os papéis adequados dentro do Factorial (isso é feito durante o Factorial Onboarding e pode sempre ser editado):
  • Permissão para configurar a integração: Gerenciar integrações (categoria Marketplace). O grupo de permissão padrão Admin possui esses direitos. É necessário para instalar a integração, abrir suas Configurações, conectar entidades legais e desinstalá-la.
  • Permissão para importar holerites: Visualizar e editar todos os documentos de empresa e de colaboradores, ou direitos de edição em documentos de colaboradores para todos os colaboradores.
  • Permissões para importar resultados da folha de pagamento: Ver compensações, importar e visualizar resultados da folha de pagamento e importar recursos.
• Sem ativação pelo Factorial: você instala a integração você mesmo a partir do Marketplace do Factorial.
• Somente para o DATEV Lohnergebnisdatenservice:
  • O módulo ‘Compensação’ deve estar ativado no Factorial.
  • Uma execução regular da folha de pagamento deve existir no Factorial para o mês do qual você deseja importar dados.
  • A execução da folha de pagamento pertence a um ciclo de folha de pagamento alemão. Execuções de folha de pagamento fora do ciclo e execuções de outros países não podem ser importadas.

O que revisar com seu consultor fiscal

Para ambos os serviços de dados:

• Beraternummer: o número do consultor da empresa de consultoria fiscal para sua empresa, conforme armazenado no DATEV Lohnaustauschdatenservice (LAUDS).
• Cliente por entidade legal: qual Mandantennummer (número do cliente DATEV) pertence a qual entidade legal no Factorial.
• Direitos de solicitação e acesso: quem solicita os serviços de dados no DATEV, quem concede os direitos DATEV e quem conecta cada entidade legal no Factorial.
• Fechamento do mês contábil: quando o mês é fechado no DATEV. Os dados só estarão acessíveis após o fechamento do mês.

Também para o DATEV Lohnergebnisdatenservice:

• Tipos de salário: quais tipos de salário bruto DATEV (Lohnarten) estão sendo usados, e a qual conceito de compensação Factorial cada um está vinculado. Este mapeamento é configurado nas configurações do DATEV Lohnaustauschdatenservice (LAUDS), etapa Tipos de Salário.
• Adições e deduções líquidas: quais adições e deduções líquidas estão sendo usadas (por exemplo, 9983 AG-Zuschuss zur PV ou 9051 Pensionskasse), e a qual conceito de Factorial cada um pertence. O DATEV Lohnaustauschdatenservice (LAUDS) não pode listá-las: você as mapeia no Factorial durante a primeira importação na integração do Lohnergebnisdatenservice (veja Mapeamento de adições e deduções líquidas).
• Números de pessoal: Factorial associa resultados da folha de pagamento pelo número de pessoal DATEV. Os números de pessoal no Factorial devem corresponder aos do DATEV. Eles são sincronizados através do DATEV Lohnaustauschdatenservice (LAUDS).

Acesso para seu consultor fiscal

Para conectar uma entidade legal, uma pessoa precisa de duas coisas: um SmartLogin DATEV (ou um DATEV SmartCard ou DATEV mIDentity) que esteja autorizado para o cliente daquela entidade legal no DATEV, e a permissão Gerenciar integrações no Factorial. Isso é frequentemente quem faz a folha de pagamento da sua empresa. Se ninguém na sua empresa tiver um login DATEV adequado, seu consultor fiscal pode se conectar por você (o admin no Factorial e o admin do DATEV não precisam ser a mesma pessoa, o que é particularmente relevante quando você tem um consultor fiscal externo fazendo sua folha de pagamento):

1. Um admin do Factorial da sua empresa instala a integração primeiro (veja Configuração no Factorial).
2. Seu consultor fiscal pode conectar a entidade legal com seu próprio login DATEV (veja Configuração no Factorial).

No Factorial, a conexão pertence à sua empresa:

• Factorial mostra o nome de quem fez a conexão, apenas para referência.
• No DATEV, o acesso permanece vinculado ao login DATEV daquela pessoa.
• Se o acesso ao cliente for perdido, ou o consentimento for retirado no DATEV, a conexão para de funcionar e deve ser estabelecida novamente.
• Para encerrar a conexão, desconecte a entidade legal (veja Gerenciando conexões) ou reconecte-a com o login DATEV de outra pessoa.

Configuração no Factorial

1. Instale a integração
   Abra o Marketplace do Factorial, encontre a integração DATEV ‘DATEV Lohnauswertungsdatenservice e/ou Lohnergebnisdatenservice’ e clique em Instalar para a empresa. Uma mensagem confirma a instalação e informa que você deve conectar cada entidade legal alemã nas Configurações da integração. Feche com Entendi para garantir que tudo esteja pronto para começar.
   
2. Abra as Configurações
   Nas Configurações da integração, conexões DATEV lista todas as suas entidades legais alemãs com o formato “Nome da entidade legal (ID do cliente DATEV)”, por exemplo “Alpenblick Maschinenbau AG (455148-10020)”.
   Cada entrada mostra se a entidade está conectada, para quais serviços de dados, por quem, quando e quando a conexão expira.
   
3. Escolha uma entidade legal e clique em Conectar
   
4. Escolha os serviços de dados
   Marque o que esta entidade legal deve usar: Lohnauswertungsdatenservice, Lohnergebnisdatenservice ou ambos.
   Factorial solicita ao DATEV exatamente os serviços de dados que você marcar aqui.
   
5. Faça login no DATEV
   Clique em Conectar. Uma janela do DATEV se abrirá. Faça login com seu DATEV SmartLogin, DATEV SmartCard ou DATEV mIDentity. Ao usar um SmartLogin, escaneie o código QR com o aplicativo DATEV SmartLogin. Assim que o DATEV confirmar, você retornará à lista e a entidade legal mostrará como conectada.
   
6. Verifique a conexão
   Nas Configurações, a entidade legal mostra Conectada, os serviços de dados que o DATEV realmente confirmou, quem a conectou e quando, e Expira em. Se o DATEV confirmou menos serviços de dados do que você marcou, você verá que o DATEV confirmou apenas … para esta entidade legal (veja Resolução de Problemas).
   
7. Repita as etapas 3 a 6 para cada entidade legal adicional.

Importando holerites (DATEV Lohnauswertungsdatenservice)

Uma vez que seu consultor fiscal tenha fechado o mês contábil no DATEV:

1. No Factorial, abra Documentos e inicie uma distribuição em massa de arquivos.
2. Na etapa de upload, clique em Importar do DATEV.
3. Escolha o mês contábil. Por padrão, o mês anterior é selecionado.
4. Factorial recupera os holerites daquele mês para todas as entidades legais conectadas ao DATEV Lohnauswertungsdatenservice e os combina em um único PDF.
5. No assistente de distribuição, Factorial divide o documento por página e associa cada página a uma pessoa pelo primeiro nome, sobrenome e Número de Segurança Social. Verifique se a correspondência está correta, então disponibilize os holerites.

Se alguns holerites ainda não estiverem disponíveis no DATEV para uma entidade legal, ou se o DATEV recusar acesso, Factorial ainda assim importará os holerites para as entidades disponíveis. Você será informado sobre quais entidades estão faltando e por quê.

Importando resultados da folha de pagamento (DATEV Lohnergebnisdatenservice)

Você precisa das permissões e do módulo ‘Compensação’ no Factorial para importar os resultados da folha de pagamento listados sob Pré-requisitos no Factorial.

1. No Factorial, abra o ciclo para o mês que você deseja importar sob Compensações.
2. Abra o menu de três pontos (⋮) no canto superior direito, clique em Importar resultados da folha de pagamento. Na etapa de upload, clique em Importar do DATEV.
3. Um formulário aparecerá. Clique no botão Leia do DATEV: Factorial lê os resultados da folha de pagamento do mês do DATEV. Somente entidades legais conectadas ao DATEV Lohnergebnisdatenservice são oferecidas. O mês contábil vem da execução da folha de pagamento.

Antes de importar, Factorial verifica se tudo está pronto:

• Uma execução regular da folha de pagamento existe para o mês.
• O mapeamento dos tipos de salário pode ser lido.
• Os colaboradores da entidade legal têm números de pessoal DATEV.
• O DATEV tem resultados da folha de pagamento para aquele mês.
• Os resultados da folha de pagamento do DATEV incluem os números de pessoal DATEV dos colaboradores.

Se uma verificação falhar, você verá o motivo imediatamente e nada será importado.

Como próxima etapa, a etapa de mapeamento líquido será aberta, exibindo uma das duas opções abaixo:

• Tudo está configurado: uma nota diz "Todos os mapeamentos necessários já estão configurados. Para revisar ou alterá-los, abra Mapeamento dos tipos de salário líquido na página do marketplace." Clique em Iniciar importação.
• Algo a revisar: um aviso acima do formulário explica por quê e o que precisa da sua revisão:
  • No lado do DATEV, quando o DATEV enviou um tipo de salário líquido que ainda não tem mapeamento: "Os tipos de salário líquido enviados pelo DATEV diferem dos já configurados. Por favor, verifique se tudo está configurado corretamente."
  • No lado do Factorial, quando um conceito foi excluído ou desativado no Factorial desde que foi mapeado: "Alguns conceitos de folha de pagamento usados nesses mapeamentos foram alterados no Factorial (excluídos ou desativados) desde que foram mapeados. Por favor, verifique se tudo está configurado corretamente."
    • Se ambos acontecerem, ambas as mensagens são exibidas. Verifique o mapeamento (veja Mapeamento de adições e deduções líquidas), então clique em Iniciar importação.

A nota no topo também diz o que a importação deixará de fora: uma entidade legal cujo cliente DATEV foi recusado (com o motivo que o DATEV fornece), uma entidade legal cujos colaboradores não têm número de pessoal DATEV, e colaboradores fora das entidades legais conectadas.

Após Iniciar importação, uma última janela de formulário aparecerá mostrando um feedback sobre o processo: quantos colaboradores estarão envolvidos, se alguns colaboradores estão faltando no processo, se alguma entidade legal foi encontrada como não conectada.

A importação é executada em segundo plano e você pode fechar a janela. Quando terminar, Factorial enviará uma notificação interna com algumas informações sobre a importação.

Mapeamento de adições e deduções líquidas

O DATEV Lohnaustauschdatenservice (LAUDS) só pode mapear tipos de salário bruto (Lohnarten): o catálogo da DATEV não tem adições e deduções líquidas. Você as mapeia no Factorial em vez disso, por entidade legal. Factorial lembra suas escolhas para as importações seguintes.

Como funciona o formulário de mapeamento

• Por entidade legal, com um menu suspenso para mapear cada conceito no Factorial. Salário base, pagamento líquido e conceitos desativados não são oferecidos: Factorial não pode importar para eles.
• Em cada menu suspenso, escolha a adição ou dedução líquida que o DATEV enviou que alimenta o conceito.
• Um conceito leva um tipo de salário líquido. O mesmo tipo de salário líquido pode ser escolhido para vários conceitos: cada um recebe seu valor total.
• Escolha Não mapeado para um tipo de salário líquido que você não deseja importar. Ele não é importado, e você não será questionado sobre isso novamente.
• Os menus suspensos vêm pré-preenchidos com sua escolha anterior, caso contrário, um código inserido no DATEV LAUDS, ou uma sugestão pelo nome, marcada como "Sugerido pelo seu nome. Verifique antes de continuar."

Quando Factorial pergunta novamente

Durante uma importação, o formulário de mapeamento aparece apenas quando algo muda: o DATEV enviou um tipo de salário líquido sem mapeamento ainda, ou um conceito usado em um mapeamento foi excluído ou desativado no Factorial. Um tipo de salário líquido que o DATEV não envia em um mês determinado mantém seu mapeamento.

Revisando ou alterando o mapeamento a qualquer momento

1. Abra a integração no Marketplace do Factorial e clique em Abrir. Isso abre Mapeamento dos tipos de salário líquido.
2. A página mostra o mesmo formulário, para cada entidade legal conectada com tipos de salário líquido salvos. Ela lista cada tipo de salário líquido visto em importações anteriores.
3. Faça suas alterações e clique em Salvar. Você verá "Os mapeamentos foram salvos. A próxima importação de resultados da folha de pagamento os usará."

Antes da primeira importação, a página diz "Nenhum tipo de salário líquido foi mapeado ainda. Eles são mapeados na primeira importação de resultados de folha de pagamento do DATEV e podem ser revisados ou alterados aqui depois." Códigos inseridos no DATEV Lohnaustauschdatenservice (LAUDS) não são exibidos nesta página.

Gerenciando conexões

• Alterar os serviços de dados de uma entidade legal: Em Configurações, escolha a entidade legal, marque os serviços de dados que deseja e clique em Reconectar. Você faz login no DATEV novamente.
• Renovar uma conexão expirada ou revogada: Uma conexão expira dois anos após o login no DATEV. Configurações mostra a data em Expira em. Se uma entidade legal mostrar Expirado — precisa de reconexão ou Precisa de reconexão — DATEV revogou a conexão, escolha-a em Configurações e faça login no DATEV novamente. Até lá, as importações ignoram essa entidade.
• Desconectar entidades legais específicas: Ao desinstalar a integração, escolha Desconectar entidades legais específicas, marque as que deseja e finalize com Confirmar. A integração permanece instalada. O mapeamento do tipo de salário líquido de uma entidade legal desconectada é mantido, então você não precisa mapeá-lo novamente quando reconectar.
• Desinstalar a integração: Ao desinstalar, escolha Desinstalar. Cada entidade legal é desconectada do DATEV e os próprios registros da integração, como suas conexões e os mapeamentos de tipos de salário líquido, são excluídos.

Escopo e limitações

Para ambos os serviços de dados:

• Entidades legais alemãs apenas.
• Apenas sob demanda. Factorial recupera dados apenas quando você inicia a importação, não em um cronograma.
• Limite de solicitação do DATEV: O DATEV limita o número de solicitações por hora. Se o limite for atingido, você será informado quando poderá tentar novamente.
• Os dados mestres vêm do DATEV Lohnaustauschdatenservice (LAUDS). Altere o Beraternummer, Mandantennummern, números de pessoal e mapeamento do tipo de salário bruto no DATEV Lohnaustauschdatenservice (LAUDS). Adições e deduções líquidas são mapeadas no Factorial Lohnergebnisdatenservice.

DATEV Lohnauswertungsdatenservice:

• Meses contábeis. Você pode recuperar qualquer mês de janeiro do ano anterior até o último mês fechado.
• Sempre documentos para todos os funcionários. O DATEV retorna os contracheques para todos os funcionários do cliente (Mandant), para cada entidade legal conectada. Você não pode recuperar os contracheques de apenas um funcionário específico.

DATEV Lohnergebnisdatenservice:

• Importar em uma execução de folha de pagamento existente. Factorial não cria a execução da folha de pagamento. Ela deve já existir para o mês.
• Apenas dados para funcionários com um número de pessoal do DATEV. Qualquer funcionário sem um número de pessoal do DATEV, ou sem resultados no DATEV para o mês, é ignorado.
• Tipos de salário sem mapeamento no DATEV Lohnaustauschdatenservice (LAUDS) não podem ser importados.
• Adições e deduções líquidas deixadas Não mapeadas não são importadas. Assim como tipos de salário bruto sem mapeamento, eles são listados como não mapeados no resumo da importação.
• Sem valores em Salário base ou conceitos desativados. Factorial os recusa, então linhas mapeadas para eles são ignoradas e relatadas; o restante da importação prossegue.
• Execuções de folha de pagamento alemãs apenas. Execuções de folha de pagamento fora do ciclo e execuções de folha de pagamento de outros países são recusadas.

Solução de problemas

Quem é responsável: Factorial admin é a pessoa na sua empresa com a permissão Gerenciar integrações. DATEV Admin é a pessoa que gerencia o serviço DATEV e o acesso para você - essa pessoa pode, por exemplo, solicitar SmartIDs do DATEV. Consultor fiscal é sua empresa de consultoria tributária (e muitas vezes também seu administrador do DATEV), ou quem gerencia sua folha de pagamento. Entre em contato com Factorial Support se uma mensagem não estiver listada aqui ou se um problema persistir.

Para ambos os serviços de dados

DATEV Lohnauswertungsdatenservice

DATEV Lohnergebnisdatenservice