O que são orçamentos?

Os orçamentos definem um valor máximo que pode ser gasto por um grupo específico de funcionários durante um período determinado. Eles ajudam a evitar gastos excessivos, aprimoram o planejamento financeiro e fornecem visibilidade sobre como os fundos são utilizados.

Onde encontrar orçamentos

Para acessar e gerenciar orçamentos:

1. Na barra lateral, vá para Gastos
2. Selecione a aba Despesas de funcionários na parte superior
3. Abra a subguia Orçamentos
4. A partir daqui, você verá uma lista de orçamentos ativos e orçamentos arquivados

Como criar um orçamento

1. Na barra lateral, vá para Gastos
2. Selecione a aba Despesas de funcionários na parte superior
3. Abra a subguia Orçamentos
4. Clique em + Adicionar orçamento e preencha as seguintes informações :
   1. Informações básicas :
      • Dê um nome claro ao orçamento (por exemplo, “Viagem de vendas do primeiro trimestre” ou “Campanha de marketing de 2025”).
      • Opcionalmente, adicione uma descrição .
      • Defina as datas de início e término do orçamento.
   2. Acesso :
      • Escolha quem pode visualizar e gerenciar este orçamento.
      • Atribua permissões a administradores, gerentes ou funções específicas, conforme necessário.
   3. Limites :
      • Insira o valor total do orçamento .
      • Selecione a moeda (o padrão é a moeda da entidade legal da empresa).
      • Opcionalmente, divida-o em limites específicos de categoria (por exemplo, viagens, refeições).
   4. Funcionários :
      • Designe funcionários ou equipes que usarão esse orçamento.
      • Use filtros para pesquisar por nome de funcionário, local de trabalho ou equipe.
5. Clique em Salvar para finalizar o orçamento

Como editar ou atualizar um orçamento existente

1. Na barra lateral, vá para Gastos
2. Selecione a aba Despesas de funcionários na parte superior
3. Abra a subguia Orçamentos e clique no nome do orçamento para abrir sua visualização detalhada
4. Use o botão Editar para atualizar:
   • Nome ou descrição
   • Datas
   • Limite de orçamento ou limites de categoria
   • Funcionários ou equipes designados
5. Clique em Salvar alterações para aplicar as atualizações

Melhores práticas

• Use nomes descritivos que incluam a finalidade e o período de tempo (por exemplo, “Equipamentos de TI 2025”).
• Analise as tendências de gastos na visualização de detalhes do orçamento para fazer ajustes informados.
• Defina limites realistas para equilibrar o controle e as necessidades operacionais.
• Atualize os orçamentos no início de cada trimestre ou fase do projeto.
• Use limites específicos de categoria para controlar tipos de despesas de alto risco.
• Comunique aos aprovadores que eles devem verificar se há alertas de orçamento excedido durante o processo de revisão.

Perguntas frequentes

1. Posso atribuir um funcionário a vários orçamentos?
   Sim, os funcionários podem ser atribuídos a mais de um orçamento.
    
2. O que acontece se uma despesa exceder o orçamento?
   Os aprovadores verão um alerta e poderão decidir se o aprovam ou rejeitam.