A funcionalidade Modelos de documentos ajuda a simplificar o trabalho de gerenciamento de documentos, permitindo automatizar a criação e o envio de documentos aos colaboradores em grande escala e também solicitar suas assinaturas eletrônicas.
Os Modelos de documentos permitem o uso de variáveis e campos de formulário, e devem ser criados com ferramentas de edição de texto, como o Microsoft Word, ou ferramentas de criação de PDF preenchíveis, como o Adobe Acrobat Pro.
Modelos de documentos com variáveis
Uma variável é uma sequência de caracteres entre colchetes que faz referência a um campo de informações na Factorial, do(a) colaborador(a) ou da entidade jurídica.
💡 Exemplos de variáveis e os campos de informação a que fazem referência:
- {{name}}- o nome do(a) colaborador(a)
- {{id_number}} - {{id_number}} o número de identificação
- {{contract_start}} - {{contract_start date}} a data de início do contrato
- {{salary_amount}} - o salário anual
- {{bank_number}} - o número da conta bancária
Ao enviar um template que utiliza variáveis, o(a) colaborador(a) receberá o documento com seus dados pessoais, ao invés da variável.
Esta funcionalidade agiliza a criação de documentos, pois é desnecessária a criação de um para cada pessoa com seus dados específicos. A Factorial resolve a tarefa para você!
Existem variáveis para mais de 60 campos de informações de colaboradores e empresas. Além disso, o perfil personalizado do(a) colaborador(a) e os campos de contrato criados serão automaticamente convertidos em variáveis para modelos de documentos.
❗Os modelos com variáveis deverão ser criados no formato .DOCX do Microsoft Office. Exemplo de documento: modelo de documento com variável
Modelos de documentos com campos preenchíveis
Os modelos de documentos com campos de formulário são arquivos PDF preenchíveis.
Um PDF preenchível é um tipo de documento PDF que inclui campos de texto, caixas de seleção ou botões de opção que os usuários podem preencher ou marcar. Esses campos podem coletar informações dos usuários da mesma forma que um formulário.
Exemplos de PDFs preenchíveis são o Modelo 145 na Espanha ou o Formulário W-4 nos EUA, documentos fornecidos pelo governo que as empresas devem compartilhar com os colaboradores para coletar informações pessoais para cumprir obrigações fiscais.
❗Os modelos com campos de formulário devem ser documentos PDF preenchíveis criados com ferramenta específica para essa função, como Adobe Acrobat Pro, Sedja ou Lumin.
Exemplo de documento: modelo de documento com campos preenchíveis
Modelos de documentos com variáveis e campos preenchíveis (em breve)
Esses modelos têm a capacidade de substituir variáveis por informações dos colaboradores, e também incluem campos de formulário que podem ser preenchidos.
❗Este tipo de modelo deve ser criado com uma ferramenta de criação de PDF preenchível, e as variáveis devem estar dentro de um campo de formulário de texto.
Exemplo de documento: modelo de documento com campos e variáveis preenchíveis