Centralize e automatize suas faturas utilizando nossa caixa de correio com tecnologia OCR. Permita que nosso sistema atualize automaticamente os custos de seus aplicativos por meio de nosso endereço de e-mail exclusivo.
Recebimento de faturas de software na Caixa de correio
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Acesse a seção “Faturas”:
- Na barra lateral, clique em Despesas > Faturas
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Recupere o endereço de e-mail:
- Copie o endereço de e-mail exibido no canto superior direito
- Copie o endereço de e-mail exibido no canto superior direito
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Integração com o faturamento do software:
- Cole o endereço de e-mail na seção de cobrança do seu software.
- Exemplo: para receber faturas do Figma, insira o e-mail fornecido nas configurações de faturamento do Figma.
- É isso! A partir de agora, as faturas serão recebidas na caixa de correio da Factorial.
Usando a Caixa de correio
Você tem à sua disposição uma caixa de correio em que pode receber e visualizar todas as faturas de aplicativos por e-mail. Ela funciona apenas como uma caixa de entrada; portanto, você não poderá usar esse endereço para responder ou enviar e-mails.
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Acesse sua caixa de correio:
- Vá para Despesas > Faturas e clique em click on Ir para a caixa de correio no canto superior direito
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Visualize as faturas:
- Abra os e-mails recebidos na caixa de correio para acessar as faturas de software anexadas.
Automatização dos custos com software: processo de avaliação e aprovação
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Navegando pelo gerenciamento de faturas:
- Vá para Despesas > Faturas
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Avaliando faturas:
- Vá para a guia A avaliar para visualizar faturas recebidas
- Abra uma fatura para revisar campos pré-preenchidos processados pelo OCR
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Processo de aprovação:
- Verifique e complete informações faltantes
- Associar o recurso (software) é necessário.
- Clique em Aprovar para mover a fatura para a guia Aprovado.
O valor do custo da fatura será exibido automaticamente na seção de custos do software. Confira!
Sempre que receber uma fatura, você deve verificar o fornecedor atribuído e adicionar o recurso associado correspondente. Para simplificar o processo e evitar a necessidade de atribuir manualmente o recurso associado a cada fatura, é possível definir um software padrão para cada fornecedor na seção de fornecedores. Uma vez feito isso, o recurso associado será automaticamente atribuído às faturas com base no fornecedor especificado.
Entendendo os estados da fatura
- Processando: as faturas estão sendo processadas com o sistema OCR e nenhuma ação pode ser executada no momento.
- A avaliar: nesse estado, o(a) gestor(a) de TI precisa abrir a fatura, verificar os campos pré-preenchidos, preencher os campos restantes e aprovar a fatura.
- Aprovado: aqui, você pode encontrar todas as faturas que foram aprovadas. Os custos delas serão refletidos automaticamente na página do software.
Carregamento manual do custo do software na página do software
Embora a forma mais automatizada de atualizar o gerenciamento de custos do software seja usando nosso sistema de rastreamento de faturas, você ainda pode carregar manualmente as que desejar por meio da página do software.
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Adicionando via página do software:
- Acesse a página dedicada do software
- Clique em Novo custo
- Carregando e aprovando:
- Carregue a fatura do software e clique em Salvar
- Revise e complete campos necessários
- Clique em Aprovar para concluir
- O valor do custo da fatura será exibido automaticamente.
Os uploads manuais são uma alternativa, quando necessário, embora recomendemos a automação com o nosso sistema de rastreamento de faturas para um monitoramento contínuo dos custos.