Centralize e automatize suas faturas utilizando nossa caixa de correio com tecnologia OCR. Permita que nosso sistema atualize automaticamente os custos de seus aplicativos por meio de nosso endereço de e-mail exclusivo.
Recebimento de faturas de software na Caixa de correio
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Acesse a seção “Faturas”:
- Na barra lateral, clique em Despesas > Faturas
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Recupere o endereço de e-mail:
- Copie o endereço de e-mail exibido no canto superior direito
- Copie o endereço de e-mail exibido no canto superior direito
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Integração com o faturamento do software:
- Cole o endereço de e-mail na seção de cobrança do seu software.
- Exemplo: para receber faturas do Figma, insira o e-mail fornecido nas configurações de faturamento do Figma.
- É isso! A partir de agora, as faturas serão recebidas na caixa de correio da Factorial.
Usando a Caixa de correio
Você tem à sua disposição uma caixa de correio em que pode receber e visualizar todas as faturas de aplicativos por e-mail. Ela funciona apenas como uma caixa de entrada; portanto, você não poderá usar esse endereço para responder ou enviar e-mails.
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Acesse sua caixa de correio:
- Vá para Despesas > Faturas e clique em click on Ir para a caixa de correio no canto superior direito
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Visualize as faturas:
- Abra os e-mails recebidos na caixa de correio para acessar as faturas de software anexadas.
Automatização dos custos com software: processo de avaliação e aprovação
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Navegando pelo gerenciamento de faturas:
- Vá para Despesas > Faturas
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Avaliando faturas:
- Vá para a guia A avaliar para visualizar faturas recebidas
- Abra uma fatura para revisar campos pré-preenchidos processados pelo OCR
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Processo de aprovação:
- Verifique e complete informações faltantes
- Associar o recurso (software) é necessário.
- Clique em Aprovar para mover a fatura para a guia Aprovado.
O valor do custo da fatura será exibido automaticamente na seção de custos do software. Confira!
Somente na primeira vez em que você receber uma nova fatura de um novo fornecedor será necessária uma operação manual para verificar e associar o recurso, o que basicamente o vincula ao software. Quando o fornecedor estiver conectado ao software, faturas futuras dele serão automaticamente exibidas na seção de custos com o software.
Entendendo os estados da fatura
- Processando: as faturas estão sendo processadas com o sistema OCR e nenhuma ação pode ser executada no momento.
- A avaliar: nesse estado, o(a) gestor(a) de TI precisa abrir a fatura, verificar os campos pré-preenchidos, preencher os campos restantes e aprovar a fatura.
- Aprovado: aqui, você pode encontrar todas as faturas que foram aprovadas. Os custos delas serão refletidos automaticamente na página do software.
Carregamento manual do custo do software na página do software
Embora a forma mais automatizada de atualizar o gerenciamento de custos do software seja usando nosso sistema de rastreamento de faturas, você ainda pode carregar manualmente as que desejar por meio da página do software.
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Adicionando via página do software:
- Acesse a página dedicada do software
- Clique em Novo custo
- Carregando e aprovando:
- Carregue a fatura do software e clique em Salvar
- Revise e complete campos necessários
- Clique em Aprovar para concluir
- O valor do custo da fatura será exibido automaticamente.
Os uploads manuais são uma alternativa, quando necessário, embora recomendemos a automação com o nosso sistema de rastreamento de faturas para um monitoramento contínuo dos custos.