Les flux d'approbation définissent qui doit examiner et approuver les dépenses soumises avant leur traitement. Ces flux peuvent être simples, comme l'approbation d'un seul responsable, ou plus complexes, comportant plusieurs étapes et des règles spécifiques pour différentes équipes ou rôles. Vous avez la possibilité de configurer autant de niveaux d'approbation que nécessaire et de les attribuer à des utilisateurs, rôles ou équipes spécifiques, offrant ainsi un contrôle précis de votre processus de validation des dépenses.

Où trouver les flux d'approbation

1. Dans votre barre latérale, accédez aux Paramètres
2. Vous pouvez utiliser la barre de recherche pour trouver et sélectionner le module de configuration des dépenses ou aller dans la section finance et cliquer sur Dépenses
3. Retrouvez la section Approbations et règles intelligentes
4. C'est ici que vous gérerez la logique d'approbation globale des dépenses

Comment créer un nouveau flux d'approbation

1. Dans votre barre latérale, accédez aux Paramètres
2. Vous pouvez utiliser la barre de recherche pour trouver et sélectionner le module de configuration des dépenses ou aller dans la section finance et cliquer sur Dépenses
3. Recherchez la section Approbations et règles intelligentes et cliquez sur + Ajouter un nouveau groupe d'approbation
4. Remplir:
   • Un nom clair pour le flux (par exemple, Équipe commerciale - UE )
   • Une brève description (facultatif)
   • Activez la bascule pour le groupe d'approbation automatique si aucune approbation n'est requise
5. Cliquez sur Enregistrer pour continuer

Votre nouveau flux apparaîtra désormais avec un niveau d’approbation par défaut :

1. Cliquez sur la flèche vers le bas dans la case Flux d'approbation par défaut
2. Utilisez le menu à trois points pour modifier le niveau d’approbation actuel :
   • Cliquez sur l' icône en forme de crayon , puis choisissez les approbateurs en filtrant les utilisateurs ou les rôles
   • Cliquez sur Enregistrer pour confirmer
3. Utilisez l’ icône « + » pour ajouter d’autres approbateurs au même niveau (un seul d’entre eux doit approuver)
4. Utilisez « + Ajouter un niveau d’approbation » pour créer des niveaux supplémentaires ; chacun doit être approuvé en séquence.
5. Cliquez sur Enregistrer les modifications pour finaliser le flux

Définissez maintenant à qui s'applique ce flux :

1. Accédez au sous-onglet Employés
2. Cliquez sur « Ajouter des employés »
   • Filtrer par employés, lieux de travail ou équipes
   • Sélectionnez les personnes concernées
   • Cliquez sur Enregistrer

Comment modifier ou mettre à jour un flux d'approbation existant

1. Dans votre barre latérale, accédez aux Paramètres
2. Vous pouvez utiliser la barre de recherche pour trouver et sélectionner le module de configuration des dépenses ou aller dans la section finance et cliquer sur Dépenses
3. Dans la liste des flux d’approbation, cliquez sur la flèche droite à côté du groupe que vous souhaitez modifier
4. Ouvrez la structure d'approbation via la flèche vers le bas dans la boîte de dialogue Flux d'approbation par défaut
5. Utiliser:
   • Trois points → Modifier le niveau d'approbation pour mettre à jour les utilisateurs ou les rôles attribués
   • L' icône « + » pour ajouter plus d'approbateurs à un niveau
   • « + Ajouter un niveau d'approbation » pour étendre le flux
6. Cliquez sur Enregistrer les modifications lorsque vous avez terminé
7. Passez au sous-onglet Employés pour ajuster à qui s'applique le flux

Conseils et bonnes pratiques

• Utiliser l'approbation automatique : configurez les flux d'approbation automatique pour les dépenses à faible risque afin de gagner du temps et de rationaliser le processus.
• Limiter les niveaux d’approbation : maintenez les niveaux d’approbation au minimum pour éviter les retards de remboursement.
• Utiliser les rôles et les gestionnaires : attribuez les responsabilités d’approbation aux rôles et aux gestionnaires plutôt qu’à des individus spécifiques pour garantir l’évolutivité et la continuité.
• Communiquez clairement : informez votre équipe des structures d’approbation afin qu’elle sache à quoi s’attendre et qui est responsable de l’approbation de ses dépenses.
• Révision trimestrielle : examinez régulièrement vos flux d’approbation pour vous assurer qu’ils restent alignés sur les changements organisationnels et les budgets actuels.

FAQ

1. Un seul rapport de dépenses peut-il nécessiter plusieurs approbations ?
   Oui, vous pouvez ajouter plusieurs niveaux d'approbation à un flux. Chaque niveau doit approuver la dépense dans l'ordre avant de passer à l'étape suivante, garantissant ainsi un processus de vérification complet.