Qu'est-ce que le Coffre-fort Numérique ?
Conformément à la législation française, certains documents liés aux employé·e·s doivent être conservés de manière sécurisée pendant de longues périodes — jusqu'à 50 ans dans certains cas. Pour répondre à ces exigences légales, les entreprises doivent utiliser un coffre-fort numérique certifié, garantissant à la fois l'intégrité et l'accessibilité des documents dans le temps.
Factorial propose cette fonctionnalité grâce à une intégration avec Primobox, un fournisseur de coffre-fort numérique de confiance en France.
Qu'est-ce que Primobox ?
Primobox est une entreprise française spécialisée dans le stockage sécurisé de documents et les solutions de coffres-forts numériques. Elle propose une solution certifiée légalement appelée DeskRH, conçue spécifiquement pour la gestion et le stockage des documents liés aux employé·e·s, en totale conformité avec les normes juridiques françaises.
Grâce à l'intégration de Factorial avec Primobox, les entreprises peuvent stocker automatiquement les documents RH importants dans un environnement numérique sécurisé et certifié.
Comment activer le Coffre-fort Numérique ?
L’activation du coffre-fort numérique (CFN) doit être effectuée manuellement par votre Account Manager chez Factorial. Veuillez le·la contacter, il·elle vous guidera dans le processus d’activation.
Une fois activée, une option « Coffre-fort numérique » apparaîtra dans les paramètres du module Rémunération.
Création des coffres-forts
Primobox crée automatiquement des espaces de stockage sécurisés pour les entités légales lors de l’enregistrement.
Pour les employé·e·s, un espace de stockage individuel est généré lors de l’envoi de leur première fiche de paie. À ce moment-là, un e-mail leur est envoyé pour leur permettre de créer un nouveau compte ou de le lier à un compte existant.
Si vous devez créer de nouveaux coffres-forts pour de futures entités légales, veuillez contacter votre Account Manager qui vous assistera dans cette démarche.
Téléchargement des bulletins de paie
Chaque matin, Factorial recherche les nouveaux documents dans le dossier « Paie » et ses sous-dossiers de tous les employé·e·s rattaché·e·s à des entités légales françaises enregistrées chez Primobox. Les documents des employé·e·s avec un identifiant valide et un e-mail personnel seront ensuite transmis à Primobox.
En cas d’erreur, Factorial renverra automatiquement l’e-mail le lendemain.
À propos des notifications
Après l’installation et chaque matin, si une mise à jour a eu lieu au cours des 24 dernières heures, Factorial enverra un e-mail à tous les administrateur·rice·s de l’entreprise pour les informer des changements.
Comment désactiver le Coffre-fort Numérique ?
Vous pouvez désactiver l’intégration du CFN à tout moment. Pour cela :
- Aller dans Paramètres → Rémunération sur votre plateforme
- Localiser la section Intégration CFN
- Cliquer sur l’interrupteur pour désactiver l’intégration avec le CFN
À garder en tête :
- Vous pouvez réactiver l’intégration plus tard si nécessaire.
- Une fois réactivée, seuls les documents téléchargés après la réactivation seront synchronisés. Les documents ajoutés pendant la période de désactivation ne seront pas traités automatiquement.
- Vous pourrez accéder à vos bulletins de paie sur Primobox même après la désactivation d’une entité légale ou après avoir quitté Factorial. Si vous souhaitez continuer à synchroniser vos documents avec la solution coffre-fort de Primobox sans utiliser Factorial, vous devez contacter directement Primobox.