Crea, administra y realiza un seguimiento de presupuestos adaptados a sus necesidades específicas. Mantente dentro de los límites, administra los gastos o cualquier otro gasto y toma decisiones financieras informadas. Con actualizaciones en tiempo real, la funcionalidad de Gestión de gastos te permite optimizar tus recursos y alcanzar tus objetivos financieros.
Cómo empezar a utilizar Presupuestos
El permiso para Administrar presupuestos está habilitado de forma predeterminada para los administradores, lo que les permite crear y administrar presupuestos.
Para habilitar la funcionalidad
- En Configuración, ir a Permisos
- Crear un grupo de permisos o seleccionar uno existente
- Hacer clic en Finanzas
- Habilitar el permiso Administrar presupuestos financieros
- Ahorrar
Para configurar los propietarios del presupuesto
Al crear un presupuesto, los usuarios con el permiso Administrar presupuestos pueden designar propietarios. Estos propietarios tienen acceso exclusivo para ver y administrar los presupuestos que poseen, lo que garantiza que no puedan acceder a presupuestos con los que no están asociados.
Cómo crear nuevos presupuestos
Solo los usuarios con el permiso Administrar presupuestos pueden acceder a la sección Presupuestos y crear presupuestos.
- En la barra lateral, navegar hasta Gastos → Presupuestos
- En la parte superior, hacer clic en + Nuevo presupuesto
- Establecer la información básica como:
- Entidad Legal: aquí se define la moneda del presupuesto, pero los usuarios de cualquier Entidad Legal pueden reportar gastos para el mismo.
- Título: esto ayuda a identificar el presupuesto.
- Descripción: esto es opcional y le permite agregar cualquier información adicional.
- Acceso: define quién será el propietario del presupuesto. Por defecto será el creador, pero podrás modificar y añadir allí a cualquier usuario de la empresa. Podrán ver, gestionar y editar toda la información del presupuesto.
-
Límites:
- Fecha de inicio: de forma predeterminada, se establecerá la fecha de creación, pero puedes modificarla fácilmente si necesitas retrasar el lanzamiento del presupuesto.
- Fecha de finalización: este es un campo opcional, útil para definir cuándo finaliza el presupuesto y evitar que los usuarios reporten más gastos.
- Marco de tiempo: podría ser diario, semanal, mensual, trimestral o anual.
- Límite: define una cantidad para cada período.
- Empleados/as: seleccione los empleados/as que pueden utilizar el presupuesto. Puede omitir este paso y hacerlo más tarde.
Cómo agregar registros
Todos los empleados/as dentro del presupuesto pueden seleccionarlos al agregar un nuevo registro en Gastos.
Próximamente también estará disponible para solicitudes de compra, software y capacitación.
- Al crear un nuevo registro, seleccione un presupuesto de la lista
Algunos puntos importantes a considerar:
- Solo se incluirán los presupuestos de los que forme parte el propietario del gasto. Esto significa que si el informante cambia el propietario del gasto, la lista de presupuestos se actualiza. Obtenga más información sobre cómo informar gastos en nombre de otra persona
- En el caso de los gastos, la fecha del documento se utiliza para determinar el estado de actividad del presupuesto para esa fecha específica. Por ejemplo, si la fecha de inicio del presupuesto es el 5 de abril de 2024, los gastos se pueden informar con una fecha de documento del 5 de abril de 2024 o posterior.
Seguimiento del estado del presupuesto
Los usuarios con permisos pueden monitorear cómodamente cada estado dentro de la sección Presupuestos, donde tienen acceso a información completa del presupuesto.
Definiciones de estado:
- Dentro del presupuesto: los gastos se mantienen dentro del límite presupuestario asignado. En otras palabras, el total de registros informados está muy por debajo del límite.
- Riesgo presupuestario: indica que los gastos se están acercando al límite presupuestario.
- Exceso de presupuesto: los gastos han excedido el límite presupuestario asignado. En tales casos, se enviará una notificación por correo electrónico a todos los responsables del presupuesto.
Notificaciones de presupuesto
Los aprobadores de gastos recibirán alertas sobre los detalles de los gastos y notificaciones para facilitar la toma de decisiones informadas al gestionar los gastos.
- Correo electrónico: al recibir nuevos gastos pendientes, se mostrará el estado del límite de presupuesto en ese momento.
- Detalle de gastos: se incluye una etiqueta de estado, acompañada de una información sobre herramientas que contiene información del presupuesto (nombre, monto informado y monto disponible o gastado en exceso).
- Bandeja de entrada: se agregará una etiqueta de estado con información sobre herramientas asociada que reflejará el estado del presupuesto.