Beneficios
- Gestión SaaS: una plataforma centralizada para monitorear y rastrear todas las suscripciones de software de tu empresa. Con una vista global del uso de tus softwares, puedes identificar fácilmente las herramientas que tus equipos están utilizando activamente. Esta información te permite optimizar la asignación de software y eliminar gastos innecesarios.
- Compras SaaS: automatiza tus compras de softwares a través de tarjetas virtuales y establece límites de presupuesto. Las tarjetas virtuales de Factorial te permiten controlar todas las compras con números de tarjeta únicos asignados a cada suscripción.
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Sistema de control de costes: Simplifica tu proceso de elaboración de presupuestos y elimina molestias con el sistema de control de costes de Factorial. Obtén una visión global del gasto en softwares de tu organización en todos los equipos y departamentos.
Configuración de la función Software
- En el menú de la barra lateral, busca Software
- Aparecerá una página de inicio con toda la información sobre Software, desde aquí podrás administrar, agregar tus suscripciones de software y accesos al software.
Desde aquí, se te pedirá que agregues tu software o aplicación:
- Haz clic en Empezar ahora.
Se abrirá una pestaña y podrás comenzar a trabajar en añadir el software, debes seguir tres pasos:
- Añadir aplicación
- Control de gasto
- Seleccionar empleados/as
Añadir aplicación
- Anota el software que estás buscando. Por defecto, Factorial tiene una lista de los más comunes, pero si necesitas algun otro, simplemente agrégalo y lo crearemos por ti.
- Haz clic en Siguiente
Control de gasto
Hay dos maneras de que un usuario pueda añadir los pagos al software
Manual:
- Selecciona Añadir transacciones manuales
- Haz clic en Siguiente
Debes gestionar los pagos en cada perfil de empleado/a
Cómo añadir pagos a las transacciones manuales
1. Desde tu software
2. Ve a Transacciones
3. Haz clic en + Añadir transacción
4. Aparecerá una ventana emergente para que añadas el Importe, la Moneda y la Fecha.
Tarjeta:
1. En Control de gastos, selecciona Tarjeta
2. Selecciona el Presupuesto, el Periodo del pago y Flexibilidad presupuestaria.
3. Añade los datos del titular de la tarjeta.
4. Haz clic en Siguiente.
Se asociará por defecto una tarjeta Factorial al software para pagar las suscripciones.
Seleccionar empleados
- Selecciona los empleados que utilizan el software, puedes filtrar por equipo, puesto o lugar de trabajo
- Haz clic en Terminar
❗ Ten en cuenta que puedes volver a cualquier paso del proceso, simplemente haciendo clic en la flecha ubicada en la esquina inferior derecha
Software en tu empresa
Una vez que haya instalado Software, el software se creará automáticamente y podrá verlo en la página de lista de software.
Al hacer clic en el software, verás:
- Resumen de costes: Coste de la aplicación (mensual), tipo de licencia y evolución del coste en el último año.
- Detalles de la suscripción
- Fecha de renovación: recibirás una notificación cuando se acerque la fecha
- Tarjeta asociada: importe, fecha y estado
- Empleados que utilizan el software
- Pagos
Vista de las empresas sin tarjetas Factorial
En el caso de que estés en el onboarding de Stripe para añadir tarjetas Factorial a tu software, puedes continuar el proceso en cualquier momento desde aquí pulsando en Completar cuenta
Soporte multi-moneda
- Puedes visualizar todos los costes de tu suscripción en las respectivas monedas.
- Factorial recupera automáticamente los últimos tipos de cambio y convierte los costes de suscripción a tu moneda elegida, garantizando información actualizada y precisa.
Para configurar tus monedas preferidas:
- En tu barra lateral, ve a Configuración
- Abre Detalles de la empresa
- Selecciona la entidad legal
- Configura la Información sobre moneda
- Haz clic en Guardar
¿Cómo gestionar la tarjeta asociada?
💡 Puede crear fácilmente grupos de aprobación y definir niveles para aprobar tarjetas SaaS para suscripciones de software.
Cómo configurar flujos de aprobación para tarjetas de software
- Presiona en la tarjeta
- Aparecerá una ventana y podrás:
- Ver los datos de la tarjeta (nombre, CVV, etc)
- Copiar el número
- Consultar el saldo
- Modificar controles de tarjeta
- Cancelar la tarjeta haciendo clic en el icono de tres puntos
❗En el caso de que canceles una tarjeta, se creará una nueva automáticamente.
Funcionalidad de ahorro de costes
Visualiza cuánto sigue pagando tu empresa en software por los empleados que ya dejaron la empresa.
Haz clic en empleados de baja y verás una lista de empleados que se han dado de baja pero que aún tienen costes de SaaS asociados.
