Compras se refiere al proceso de adquirir bienes, servicios u obras de una fuente externa. Implica diversas actividades, como identificar necesidades, buscar proveedores, negociar términos y gestionar contratos.
El objetivo de las compras es obtener los productos o servicios adecuados al costo y la calidad adecuados, garantizando que se entreguen a tiempo y cumplan con los requisitos de la organización.
Esta característica se encuentra actualmente en prueba beta. Para participar en la fase de prueba, comunícate con tu Account manager.
Flujo de aprobación de compras
Una de las principales características de un proceso de compras son los flujos de aprobación, que organizan la secuencia en la que los procesos deben seguir a cada solicitud. El flujo de aprobación añade una capa adicional de control y supervisión.
Grupos de aprobación y configuración de flujo
Para crear un proceso de aprobación específico, debe crear un grupo de aprobación y, en este grupo, puedes configurar el flujo específico.
- En tu barra lateral, ve a Configuración
- Desplázate hacia abajo hasta Finanzas y haz clic en Solicitudes de compra.
- Haz clic en Añadir nuevo grupo de aprobación
- Añade un nombre y una descripción
- Haz clic en Guardar grupo de aprobación
Flujo de aprobación
El flujo de aprobación se estructura en niveles:
- Se asignan uno o más aprobadores a cada nivel.
- Para pasar al siguiente nivel, los aprobadores del nivel anterior deben aprobar la solicitud.
De forma predeterminada, el administrador es el aprobador del primer nivel de aprobación.
Para cambiar o añadir aprobadores:
- Puedes añadir otros aprobadores al mismo nivel de aprobación simplemente haciendo clic en el ícono de más.
- Puedes editar o eliminar el nivel de aprobación simplemente haciendo clic en el ícono de tres puntos.
Para asignar empleados:
Una vez que hayas definido el flujo de aprobación, estarás listo para asignar los empleados.
Todos los empleados que estén asignados a un grupo de aprobación seguirán el flujo de aprobación que se hayas definido.
Los empleados solo pueden ser asignados a 1 grupo de aprobación.
- Abre la pestaña Empleados
- Haz clic en + en la esquina superior derecha
- Selecciona y agrega los empleados
Permisos de compras
Hay dos permisos que se pueden gestionar:
- Restringir los empleados que pueden realizar solicitudes.
- Restringir los empleados que pueden gestionar órdenes de compra.
Cómo crear una solicitud de compra
Una vez que la configuración esté lista, los empleados pueden comenzar a realizar solicitudes de compra.
- En tu barra lateral, ve a Mis gastos
- Abrir Mis solicitudes de compra
- Haga clic en + Nueva solicitud
- Elija entre Nuevo producto o servicio o Software
- Rellena toda la información:
- información general
- Informacion del proveedor
- Archivos adjuntos
- Una vez hecho esto, haz clic en Enviar para aprobación.
Una vez que se haya enviado una solicitud de compra para su aprobación, la solicitud seguirá el flujo de aprobación que se haya establecido para ese empleado en el grupo de aprobación al que pertenece. El empleado recibirá actualizaciones sobre la solicitud en la Bandeja de entrada > Notificaciones.
Cómo aprobar solicitudes de compra
💡 Para facilitar la gestión de las Solicitudes de Compra, el aprobador recibirá una notificación de solicitud también a través del Inbox, en la sección Solicitudes.
El aprobador encontrará la solicitud de compra en las secciones Solicitud de compra.
- En la barra lateral, ve a Gastos
- Solicitudes de compra abiertas
La lista de solicitudes de compra ayuda a los aprobadores y gerentes financieros a comprender mejor el estado de todas las solicitudes de compra que deben conocer.
Desde esta lista, al hacer clic en la flecha de la derecha, el aprobador puede ver el detalle de la solicitud y aprobarla.
💡 Comentarios de solicitud de compra
Es común que tanto el solicitante como el aprobador de una solicitud de compra tengan preguntas. Utilice la sección Comentarios para iniciar una conversación directamente dentro de la solicitud de compra, haciendo que la comunicación sea fluida. Los asociados a la solicitud de compra recibirán notificaciones cada vez que se agreguen nuevos comentarios.
Lista de órdenes de compra
Las Órdenes de Compra son solicitudes de compra aprobadas con todos los detalles sobre la compra, el proveedor y el solicitante.
Se pueden exportar como .CSV o Excel.
Proveedores
Cada vez que se crea una solicitud de compra, también se genera un nuevo proveedor en la sección Proveedores. Este proveedor permanece en modo de "edición" durante todo el proceso de solicitud, lo que permite a los aprobadores y validadores finales modificar la información y garantizar un almacenamiento preciso.
Existe la posibilidad de crear un nuevo proveedor directamente desde la sección Proveedores. Estos proveedores estarán disponibles para buscar durante las solicitudes de compra.