Los roles y permisos en el módulo Gastos determinan lo que puede hacer cada empleado, desde enviar sus propios gastos hasta aprobar los gastos del equipo o administrar configuraciones de toda la empresa.

Los permisos se organizan en grupos de permisos . Cada empleado pertenece a un grupo, y cada grupo tiene sus propios permisos. Puedes editar los grupos predeterminados o crear grupos personalizados para roles específicos, como gerentes financieros, líderes de equipo o auditores externos.

Cómo utilizar

1. En tu barra lateral, ir a Configuración
2. Hacer clic en Permisos (o escribir “Permisos” en la barra de búsqueda)
3. Seleccionar un grupo existente haciendo clic en “ Ver grupo ” o hacer clic en + Nuevo grupo para crear uno nuevo
4. Dentro de cada grupo, se puede configurar:
   • Permisos: lo que las personas del grupo pueden hacer
   • Delegar permisos: si pueden delegar permisos para otros
   • Empleados/as – quienes pertenecen al grupo
   • Usuarios/as externos/as: colaboradores externos con derechos específicos

Creación de un grupo de permisos personalizado

Los grupos personalizados permiten adaptar los permisos para roles o departamentos específicos, lo que garantiza mayor flexibilidad y seguridad.

1. En la barra lateral, ir a Configuración
2. Seleccionar Permisos y hacer clic en + Nuevo grupo
3. Asignar un nombre al grupo (por ejemplo, “Managers de Finanzas - UE”)
4. Asignar los permisos de Gastos necesarios
5. Si es necesario, actualizar las pestañas Empleados/as o Usuarios/as externos/as
6. Si es necesario, editar la visibilidad para seleccionar quiénes verán los miembros de esta política de permisos (por ejemplo, solo los miembros de tu equipo)
7. Hacer clic en Guardar cambios

Asignar permisos de gastos a un grupo

Los permisos de gastos definen quién puede crear, editar, aprobar o gestionar gastos. Asignarlos correctamente garantiza flujos de trabajo fluidos y un control adecuado.

1. En la pestaña Permisos de un grupo elegido, buscar Gastos o desplazarse hasta encontrar el ícono de Gastos
2. Hacer clic en Gastos para ver todos los permisos disponibles
3. Habilitar o deshabilitar los permisos necesarios, como por ejemplo:
   • Agregar nuevos gastos en nombre de otra persona: crear gastos para otros/as empleado/as. Por ejemplo, si una persona que administra los gastos tiene que crear un gasto para un/a empleado/a.
   • Puede acceder a la configuración de gastos: administrar la sección de configuración de gastos, los flujos de aprobación y las funciones.
   • Puede administrar tarjetas: administrar todas las tarjetas de la empresa.
   • Puede reembolsar gastos: procesar reembolsos a través de un archivo SEPA o nómina.
   • Puede solicitar tarjetas: solicitar tarjetas de un solo uso para ellos mismos.
   • Puede ver transacciones: ver todas las transacciones.
   • Puede establecer gastos como pagados: marcar los gastos como pagados.
   • Aprobador global de gastos: gestionar completamente los gastos, anulando los flujos de aprobación.
   • Restablecer el flujo de aprobación de gastos: reiniciar las aprobaciones para cualquier gasto.
   • Ver entidad legal del empleado: ver la entidad legal de los/as empleados/as.
   • Puede eliminar gastos manuales rechazados: controlar los derechos de eliminación para ti mismo, los informes directos, los equipos, la entidad legal o toda la empresa.
   • Puede editar gastos con estado pendiente: controlar los derechos de edición para ti mismo, informes directos, equipos, entidad legal o toda la empresa.
   • Puede ver y descargar “Gastos”: controlar los derechos de visualización/descarga para ti mismo, sus informes directos, sus equipos, su entidad legal o toda la empresa.
4. Hacer clic en Guardar cambios cuando haya terminado

Revocar acceso de usuario

Eliminar usuarios de la lista de permisos de gastos

1. En la barra lateral, dirígete a Configuración > Permisos > Gastos
2. Ubica y elimina a los usuarios que ya no deban tener acceso para enviar o gestionar gastos. Esto revocará su capacidad de crear o enviar gastos en el módulo.

Preguntas frecuentes

1. ¿Puede un empleado pertenecer a más de un grupo de permisos?
   No, cada empleado solo puede pertenecer a un grupo de permisos a la vez.
    
2. ¿Los cambios se aplican inmediatamente?
   Sí, las actualizaciones afectan a todos los usuarios del grupo tan pronto como se guardan.