Factorial permite que você exporte dados de despesas para relatórios, análises e fins contábeis. Você pode exportar sua visualização atual ou usar a exportação avançada para acessar mais filtros e campos.
Existem duas maneiras principais de exportar despesas:
- Exportar visualização atual → Exporte rapidamente a lista conforme exibida na tela, incluindo filtros aplicados e colunas selecionadas
- Exportação avançada → Personalize filtros, selecione campos adicionais, renomeie rótulos de colunas e reorganize colunas para uma análise mais profunda
Se um administrador fizer uma atuação para baixar uma exportação como Despesas (PDF), Exportações Universais (Excel/CSV) ou Faturas, o sistema detecta que a ação foi realizada sob Become.
Em vez de enviar o e-mail de exportação para o usuário personificado, Factorial identifica o administrador que iniciou a sessão de Become e envia a notificação de exportação e o arquivo diretamente para ele.
Isso garante que os dados exportados sempre cheguem à pessoa que realiza a ação durante a personificação.
Exportar visualização atual
Esta é a opção mais rápida quando você deseja uma exportação simples da tabela que está visualizando atualmente.
- Na sua barra lateral, vá para Despesas → Despesas de Funcionários → Despesas
- Clique nos três pontos
- Selecione Exportar para CSV
- Você será notificado tanto por e-mail quanto na sua Caixa de Entrada
Colunas opcionais que você pode habilitar:
- Data de criação
- Tipo de documento
- Referência interna
- Método de pagamento
- Valor reembolsável
Exportar despesas individuais para PDF
Você pode exportar despesas individuais para PDF diretamente da lista de despesas.
- Selecione as despesas que deseja exportar.
- Escolha Exportar para PDF.
O PDF inclui as imagens dos recibos para as despesas selecionadas.
Disponível na Web.
Exportação avançada
A exportação avançada oferece mais flexibilidade, permitindo que você renomeie colunas, as reorganize e extraia valores de múltiplos níveis (por exemplo, campos de imposto e datas de aprovação para até 5 níveis de aprovação).
- Na sua barra lateral, vá para Despesas → Despesas de Funcionários → Despesas
- Selecione Exportação avançada no topo da lista
- Escolha entre XSLX ou CSV
- Defina os filtros e preencha os detalhes
- Clique em Exportar
Uma lista de Exportações recentes colapsável no topo do painel lateral de exportação mostra a data e o status de cada solicitação, com uma ação de Download assim que o arquivo estiver pronto.
Filtros disponíveis:
- Data de aprovação
- Orçamento
- Categoria
- Data de criação
- Moeda do documento
- Data do documento
- Tipo de documento
- Tipo de despesa
- Proprietário
- Entidade legal do proprietário
- Pagamento
- Aprovações pendentes
- Fase
- Projeto
- Moeda reembolsável
- Reportado por
- Enviado em
- Status
- Equipe
- Transação paga atrasada
Campos extraíveis incluem:
- Alertas
- Data de aprovação
- Data do nível de aprovação (até 5 níveis)
- Valor base (até 5 níveis)
- ID do orçamento / Nome do orçamento
- Últimos 4 dígitos do cartão
- Categoria / Subcategoria
- Centro de custo
- Data de criação
- Descrição
- Valor do documento, moeda, data, número, tipo
- Nome / número da conta bancária do funcionário
- Data de término / Data de início
- Taxa de câmbio
- ID da despesa / ID da despesa
- Tipo de despesa
- ID do grupo / Nome do grupo
- Referência interna
- Link para Factorial
- Taxa de quilometragem, unidade, quilometragem total, viagem de ida e volta
- Ciclo de folha de pagamento
- Projeto / Código do projeto / Subprojeto
- Valor / moeda reembolsável
- Data de rejeição / motivo da rejeição
- Reportado por
- Status
- TIN do fornecedor (ID fiscal)
- Valor do imposto e tipo de imposto (até 5 níveis)
- Nome do fornecedor
Use a exportação avançada quando precisar de conjuntos de dados detalhados e personalizáveis para relatórios financeiros ou auditorias.
Se você precisar de um relatório mais personalizado, pode criar um a partir da Análise usando o construtor de widgets, desde que esteja incluído no seu plano.
Dicas e melhores práticas
- Use a exportação da visualização atual para listas rápidas
- Troque para a exportação avançada para relatórios financeiros, reconciliações ou quando precisar de dados fiscais, aprovações em múltiplos níveis ou dados orçamentários
- Renomeie e reorganize colunas na exportação avançada para corresponder aos modelos de relatórios da sua empresa
- Salve seus arquivos de exportação (CSV ou Excel) em um local seguro para fins de conformidade e auditoria
FAQ
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Posso agendar exportações automáticas?
Atualmente não. As exportações devem ser acionadas manualmente.
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Quais formatos são suportados?
As exportações estão disponíveis em CSV e Excel. Despesas e grupos de despesas também podem ser exportados como PDF.
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Posso mudar a ordem das colunas?
Sim, na interface do usuário para a visualização atual e na exportação avançada para arquivos baixados.