Por que configurar o formulário de despesas?
Ao ajustar as configurações do formulário de Despesas , os administradores e as equipes financeiras garantem que os funcionários enviem as despesas com os dados corretos desde o início. Isso reduz a ida e volta, garante a conformidade e mantém a contabilidade organizada.
Com formulários regulares, de quilometragem e por dia adaptados às necessidades da sua empresa, os funcionários podem enviar despesas mais rapidamente, enquanto o financeiro obtém dados precisos desde o início.
Você pode decidir:
- Quais campos os funcionários veem ao enviar despesas regulares, de quilometragem ou diárias.
- Quais campos são opcionais ou obrigatórios .
- Se campos importantes, como subcategorias, projetos ou centros de custo, são exibidos.
Acessando as configurações do formulário de despesas
- Na barra lateral, acesse Configurações e procure a opção Configurações de despesas .
- Uma vez lá dentro, procure pela seção do formulário Despesas .
- Escolha o tipo de despesa que deseja configurar: Regular , Quilometragem ou Diária .
- Para cada campo, escolha uma das seguintes opções:
- Obrigatório - os funcionários não podem enviar o formulário sem preencher este campo.
- Opcional - os funcionários podem deixar o campo em branco.
- Oculto - o campo não aparece no formulário.
- Salve suas alterações.
Somente administradores ou usuários com as permissões corretas podem editar os formulários. Os funcionários verão imediatamente o formulário atualizado na seção "Gastos" ao criar novas despesas.
Configurando o formulário de despesas regulares
No formulário Despesa > Regular , você pode habilitar ou exigir campos como:
| Campo | Obrigatório por padrão |
|---|---|
| Orçamento | Opcional |
| Categoria | Opcional |
| Centro de custo | Opcional |
| Descrição | Opcional |
| Documento | Obrigatório |
| Moeda do documento | Obrigatório |
| Data do documento | Obrigatório |
| Número do documento | Obrigatório se Documento = Fatura; Opcional se Documento = Recibo |
| Valor total do documento | Obrigatório |
| Tipo de documento | Opcional |
| Taxa de câmbio | Opcional |
| Referência interna | Opcional |
| Método de pagamento | Opcional |
| Tipo de pagamento (reembolsável ou não) | Obrigatório |
| Projeto | Opcional |
| Nome do provedor | Obrigatório se Documento = Fatura; Opcional se Documento = Recibo |
| NIF do provedor | Obrigatório se Documento = Fatura; Opcional se Documento = Recibo |
| Valor reembolsável | Obrigatório |
| Moeda reembolsável | Opcional |
| Subcategoria | Opcional |
| Imposto (valor base, tipo de imposto, valor do imposto) | Obrigatório se Documento = Fatura; Opcional se Documento = Recibo |
Dica : O OCR do Factorial extrai automaticamente muitos desses valores quando um recibo é carregado.
Configurando o formulário de despesas de milhagem
No formulário Despesa > Quilometragem , você pode gerenciar:
| Campo | Obrigatório por padrão |
|---|---|
| Orçamento | Opcional |
| Centro de custo | Opcional |
| Moeda | Obrigatório |
| Data | Obrigatório |
| Descrição | Opcional |
| Documento | Opcional |
| Referência interna | Opcional |
| Unidade de medida | Obrigatório |
| Taxa de quilometragem | Obrigatório |
| Origem | Opcional |
| Projeto | Opcional |
| Valor reembolsável | Obrigatório |
| Subcategoria | Opcional |
| Distância total | Obrigatório |
Configurando o formulário de despesas diárias
No formulário Despesa > Diárias , você pode definir os seguintes campos:
| Campo | Obrigatório por padrão |
|---|---|
| Orçamento | Opcional |
| Descrição | Opcional |
| Destino | Opcional |
| Documento | Opcional |
| Data de término | Obrigatório |
| Referência interna | Opcional |
| Origem | Opcional |
| Taxa diária | Obrigatório |
| Projeto | Opcional |
| Data de início | Obrigatório |
| Subcategoria | Opcional |
Adicionando subcategorias
Você pode adicionar subcategorias para tornar as categorias mais detalhadas:
- Abra o formulário de despesas relevante (Regular, Quilometragem ou Diária).
- Vá até Subcategorias .
- Escolha uma categoria pai e clique em Adicionar opção .
Exibindo centros de custo e projetos
- Habilite o campo Centro de custo se desejar que os funcionários marquem suas despesas por centro de custo.
- Ative o campo Projeto para vincular despesas a projetos específicos e monitorar a utilização do orçamento.
Comportamento de OCR e preenchimento automático
Quando os funcionários carregam um recibo (Regular/Quilometragem):
- O OCR extrai valores como data, comerciante, total e impostos .
- Eles são pré-preenchidos no formulário.
- Os funcionários podem revisar e ajustar antes de enviar.
Para diárias, o OCR não é relevante, pois geralmente não são necessários recibos, mas você ainda pode permitir que os funcionários anexem documentos, se necessário.
Melhores práticas
- Comece de forma simples : habilite apenas os campos que você realmente precisa.
- Torne necessário apenas o essencial : por exemplo, fornecedor, valor, recibo para Regular; datas e taxa para Per Diem.
- Reflita suas necessidades contábeis : se você recuperar IVA, torne os campos de imposto obrigatórios.
- Lembre-se dos funcionários : muitos campos obrigatórios atrasam os envios e levam a erros.
- Revise periodicamente : as necessidades da empresa evoluem - revise as configurações do seu formulário a cada trimestre para garantir o alinhamento.
Perguntas frequentes
-
Essas configurações também se aplicam a dispositivos móveis?
Sim, os funcionários veem os mesmos campos de formulário na web e em dispositivos móveis.
-
Equipes diferentes podem ver formas diferentes?
Não, o formulário é global. Use políticas e fluxos de aprovação para regras específicas da equipe.
-
Podemos ocultar a diária se não a utilizarmos?
Sim, você pode simplesmente evitar habilitar o formulário Per Diem nas configurações.