Dans Factorial les approbateurs peuvent approuver les dépenses, demander des modifications, les rejeter ou les marquer comme payées. Les alertes et les actions groupées simplifient le processus tout en garantissant le respect des politiques de l'entreprise. Une fois les dépenses en attente de vérification accessibles, vous pouvez décider de la suite à donner à chacune d'elles. Factorial vous propose quatre options principales :

1. Approuver une dépense

1. Dans votre barre latérale, accédez à Dépenses → Dépenses
2. Ouvrir la dépense depuis la liste
3. Vérifiez le reçu, les détails (montant, date, projet, catégorie) et toutes les alertes ( hors politique ou hors budget ).
4. Si tout est correct, cliquez sur Approuver
5. La dépense passe à l’étape suivante :
   • Un autre niveau d'approbation, le cas échéant
   • Approbation finale, si vous êtes le dernier approbateur

2. Demander des modifications

1. Dans votre barre latérale, accédez à Dépenses → Dépenses
2. Ouvrir la dépense depuis la liste
3. Cliquez sur Demander des modifications si des détails sont manquants ou incorrects (par exemple, mauvaise catégorie, reçu incomplet)
4. Ajoutez un commentaire expliquant ce qui doit être mis à jour
5. La dépense revient à l'employé avec le statut Modifications demandées
6. L'employé reçoit une notification

3. Rejeter une dépense

1. Dans votre barre latérale, accédez à Dépenses → Dépenses
2. Ouvrir la dépense depuis la liste
3. Utilisez Rejeter si la dépense ne doit pas être remboursée (par exemple, elle ne respecte pas la politique de l'entreprise)
4. Fournissez une raison dans la zone de commentaire, afin que l'employé comprenne la décision
5. La dépense restera visible dans le système avec un statut Rejeté

5. Marquer comme payé

Si vous êtes l'approbateur final, vous pouvez clôturer la dépense en la marquant comme Payée .

1. Dans votre barre latérale, accédez à Dépenses → Dépenses
2. Ouvrir la dépense depuis la liste

Les dépenses payées sont celles qui ont déjà été remboursées à l'employé par l'une des méthodes prises en charge :

• Remboursement du bulletin de paie - le montant est ajouté directement à la prochaine paie du salarié
• Paiement SEPA - Finance exporte la dépense vers un fichier SEPA pour un virement bancaire direct

Gérer les alertes et les exceptions

Lors de l'examen d'une dépense, Factorial met automatiquement en évidence les problèmes qui peuvent nécessiter une inspection plus approfondie :

• Hors politique - la dépense enfreint l'une des règles de dépenses de votre entreprise (par exemple, dépasse les indemnités journalières, mauvaise catégorie).
• Hors budget - la dépense pousserait le projet/l'équipe/le centre de coûts au-delà du budget qui lui est alloué.

Approbations en masse

Les approbateurs peuvent agir sur plusieurs dépenses à la fois :

1. Dans votre barre latérale, accédez à Dépenses → Dépenses
2. Filtrer les approbations en attente
3. Sélectionnez plusieurs dépenses et appliquez une action (par exemple, Approuver tout)
4. Factorial vous avertira si des dépenses sélectionnées incluent des alertes ( hors politique ou hors budget ). Vérifiez attentivement ces informations avant d'appliquer des actions groupées.