La funzionalità di avvisi di monitoraggio del tempo è progettata per semplificare la gestione delle schede attività, semplificando l'identificazione e la risoluzione delle incongruenze da parte di manager e dipendenti. Grazie a questa funzionalità, è possibile risolvere rapidamente eventuali problemi senza dover rivedere manualmente le schede attività di ciascun dipendente.

Dalla pagina Monitoraggio del tempo ora puoi:

• Controlla la quantità di avvisi e la loro tipologia per periodo e dipendente
• Filtra per tipo di avviso
• Ordina per conteggio avvisi

Nella pagina Orologio in entrata:

• I giorni con incongruenze sono ora evidenziati in rosso e mostrano un suggerimento con gli avvisi rilevati
• È possibile modificare la scheda attività per risolvere gli avvisi

Impostazione degli avvisi di monitoraggio del tempo

Puoi personalizzare gli avvisi temporali per monitorare gli eventi chiave nel flusso di lavoro del tuo team. Ecco i tipi di avviso attualmente supportati:

1. Ingresso mancante : visibile quando l'impostazione "Abilita avviso ingresso mancante" è abilitata in Condizioni scheda attività. Questo avviso si attiva quando un dipendente che dovrebbe lavorare non ha ancora timbrato l'ingresso, aiutando i manager a identificare i membri del team assenti o in ritardo.
2. Uscita mancante : visibile quando l'impostazione "Restrizioni uscita" è abilitata e l'opzione "Mantieni turno come non risolto" è selezionata. Questo avviso segnala i dipendenti che hanno timbrato l'ingresso ma non l'uscita, lasciando il loro turno aperto e non risolto.

3. Pausa mancante : visibile quando l'impostazione "Avvisi di pausa durante l'orario di lavoro" è abilitata. Questo avviso avvisa i responsabili quando un dipendente non ha registrato alcuna pausa durante il proprio turno, il che potrebbe indicare un rischio di conformità alle normative sul lavoro.
4. Tempo di pausa insufficiente : visibile quando l'impostazione "Avvisi di pausa durante l'orario di lavoro" è abilitata. Questo avviso viene attivato quando un dipendente ha registrato una pausa, ma la sua durata scende al di sotto della soglia minima richiesta.

Gestione di avvisi e notifiche

Per aiutare a tenere traccia degli avvisi temporali, le notifiche vengono inviate regolarmente ai responsabili.

• Riepiloghi settimanali e mensili : i manager riceveranno panoramiche degli avvisi in sospeso per il loro team.

• Notifiche giornaliere : per questioni più urgenti, puoi abilitare le notifiche giornaliere per rimanere aggiornato in tempo reale.

Tipi di avviso

• Configurazione : abilitare l'opzione "Avviso di mancata timbratura" in Condizioni scheda attività nelle impostazioni della policy di monitoraggio del tempo. Quando si crea una nuova policy per un'azienda con la funzionalità di rilevamento delle incongruenze nel monitoraggio del tempo abilitata, questa impostazione è attiva per impostazione predefinita.
• Come la vedono i manager:
  • Dashboard — Widget Stato del team: viene visualizzata una scheda "Timbrature mancanti" che mostra i dipendenti che non hanno ancora timbrato il cartellino, con un conteggio. Ogni dipendente mostra un badge rosso critico con un'icona a forma di croce. I manager possono vedere il ritardo di ciascun dipendente (ad esempio, "2 ore e 30 minuti di ritardo") e possono inviare un promemoria di timbratura via e-mail direttamente dal widget, singolarmente o in blocco. Il promemoria include un messaggio personalizzato con la possibilità di inviarne una copia al manager.
  • Tabella di monitoraggio del tempo : la colonna "Avvisi" mostra un badge rosso con il numero totale di avvisi per dipendente. I manager possono filtrare la tabella in base al tipo di avviso, incluso "Timbratura mancante", per visualizzare solo i dipendenti interessati.
  • Suggerimento per l'onboarding: la prima volta che la funzionalità è attiva, i manager visualizzano una procedura guidata in 3 passaggi che spiega gli avvisi nella pagina Monitoraggio del tempo.
• Come lo vedono i dipendenti :
  • Notifica push : i dipendenti ricevono una notifica push con il messaggio "Ricordati di timbrare l'ingresso" e l'orario di ingresso programmato.
  • Notifica via email: viene inviata un'email con il testo: "Non hai ancora timbrato il cartellino, sei in ritardo al lavoro oggi?" con l'orario previsto.
  • Promemoria di ingresso dal responsabile : se un responsabile invia un promemoria, il dipendente riceve una notifica nella posta in arrivo, un'e-mail e/o una notifica push che gli comunica che il responsabile ha inviato un promemoria di ingresso.
  • Cellulare: nella schermata di monitoraggio del tempo viene visualizzato un avviso di incoerenza.
  • Suggerimento per l'onboarding : la prima volta che i dipendenti visualizzano una procedura dettagliata in un unico passaggio sulla loro pagina di timbratura.
  • Riepilogo settimanale: se non risolto, l'avviso viene visualizzato nell'e-mail di notifica settimanale del dipendente con un collegamento alla sua scheda attività.
• Risoluzione automatica: l'avviso viene risolto automaticamente quando il dipendente timbra il cartellino, viene registrato un congedo approvato per quel giorno o non era previsto che il dipendente lavorasse.

• Configurazione : attiva l'opzione "Restrizioni di uscita" in Condizioni foglio presenze, quindi seleziona l'opzione "Mantieni turno come irrisolto". È anche possibile configurare una soglia di tolleranza (in minuti): l'avviso si attiva solo quando il tempo di lavoro del dipendente supera la durata stimata del turno più questa tolleranza.
• Esistono due modalità di restrizione dell'uscita :
  • Richiedi conferma di uscita : mostra una finestra di conferma al dipendente, chiedendogli di scegliere tra la registrazione delle ore lavorate o la conferma delle ore stimate. Questa modalità non crea un turno irrisolto.
  • Mantieni turno come irrisolto: lascia il turno aperto e irrisolto quando viene superata la soglia. Questa è la modalità che genera l'avviso di uscita mancante.
• Come la vedono i manager:
  • Tabella di monitoraggio del tempo : la colonna "Avvisi" mostra il numero di avvisi di uscita mancanti per dipendente. I manager possono filtrare per "Uscite mancanti".
  • Visualizzazione del foglio presenze: le righe dei turni interessati presentano un bordo rosso a sinistra. Il campo di uscita mostra --:--, a indicare che il turno non è stato risolto. I responsabili con autorizzazioni di modifica visualizzano un'icona a forma di matita per creare richieste di modifica.
  • Popover di avviso: passando il mouse sul badge di avviso viene visualizzato "Manca l'orario di uscita" con una descrizione.
• Come la vedono i dipendenti:
  • Web — Widget "Timbro di entrata": viene visualizzato un widget "Hai dimenticato di timbrare l'uscita" con il messaggio "Hai lasciato un turno irrisolto in data" e le opzioni "Risolvi" o "Ignora".
  • Mobile — Widget: un banner ben visibile dice "Sembra che tu abbia dimenticato di uscire" con la data e un pulsante "Risolvi".
  • Mobile — Visualizzazione giornaliera: il turno interessato mostra il tag "Non risolto". Il campo di uscita mostra --:-- in rosso.
  • Comportamento del turno : quando un dipendente cerca di timbrare l'ingresso mentre ha un turno irrisolto, il sistema crea una nuova timbratura di ingresso anziché timbrare l'uscita: il vecchio turno rimane irrisolto finché non viene risolto manualmente.

• Configurazione : abilitare in Pausa avvisi, promemoria e correzioni nella policy di monitoraggio del tempo. Richiede:
  • Le pause manuali devono essere abilitate (i dipendenti possono tenere traccia delle pause).
  • Le regole relative al tempo di riposo devono essere attivate.
  • È necessario configurare almeno una regola per la durata della pausa (ad esempio, "Dopo 6 ore di lavoro, è richiesta una pausa di 30 minuti"). È possibile definire fino a 3 regole per policy.
  • La modalità di gestione delle violazioni relative alle pause deve essere impostata su "Nessuna azione" (solo avviso). Se impostata su "Correzione automatica", il sistema deduce automaticamente il tempo di pausa anziché visualizzare gli avvisi.
  • Le regole sulla durata delle pause definiscono delle soglie: ad esempio, 4 ore → pausa di 15 minuti, 6 ore → pausa di 30 minuti, 8 ore → pausa di 45 minuti. Il sistema sceglie la regola più alta applicabile in base alle ore lavorate.
• Come la vedono i manager:
  • Tabella di monitoraggio del tempo : il conteggio degli avvisi include le violazioni relative al tempo di pausa non rispettato. Filtrabile per "Tempo di pausa non rispettato".
  • Foglio presenze — Riga turno: un'etichetta di avviso rossa su ogni turno interessato indica la regola specifica violata (ad esempio, "Dopo 6 ore di lavoro è richiesta una pausa di 30 minuti").
• Come la vedono i dipendenti:
  • Web — Widget Dashboard: viene visualizzato un widget "Avvisi di interruzione" con una descrizione della violazione e due opzioni: "Esamina foglio presenze" o "Ignora".
  • Web — Finestra modale di uscita: quando si esce con una violazione del tempo di riposo, una finestra modale avvisa che il tempo di pausa è insufficiente con le opzioni "Uscita" o "Uscita e correzione" (consente di passare alla scheda attività).
  • Cellulare : al momento dell'uscita viene visualizzata una sovrapposizione che spiega la violazione (ad esempio, "Hai lavorato per più di 6 ore senza tempo di pausa sufficiente. È richiesta una pausa di 30 minuti").
  • Notifica push : durante il lavoro viene inviato un promemoria: "Ricordati di fare una pausa di 30 minuti ogni 6 ore di lavoro".

• Configurazione:
  • Utilizza le stesse impostazioni di "Tempo di pausa mancante" (in Avvisi, promemoria e correzioni per le pause). L'impostazione chiave è la durata minima della pausa (base_minimal_duration), ovvero la durata minima di ogni singola sessione di pausa (ad esempio, 15 minuti). Questa impostazione è indipendente dalle regole relative al tempo di pausa totale. Si applica la stessa regola di soppressione delle correzioni automatiche: se "Correzione automatica" è abilitata, gli avvisi vengono soppressi e le correzioni vengono applicate automaticamente.
• Come la vedono i manager:
  • Tabella di monitoraggio del tempo: il conteggio degli avvisi include le violazioni relative alla durata insufficiente della pausa. Filtrabile per "Durata insufficiente della pausa".
  • Foglio presenze — Riga turno: un tag di avviso rosso indica "Le pause devono durare almeno X minuti".
• Come la vedono i dipendenti:
  • Web — Widget Dashboard: lo stesso widget "Avvisi pausa" di Mancanza di tempo di pausa, con una descrizione specifica per la violazione della durata minima.
  • Mobile — Modale : quando si termina una pausa troppo breve, una finestra modale dice "La tua pausa è troppo breve" con la durata minima e i minuti rimanenti, proponendo "Continua la pausa" o "Torna al lavoro".
  • Mobile — Sovrapposizione di timbratura di uscita: se si timbra con una breve pausa, una sovrapposizione spiega "Le pause devono durare almeno X minuti".