1. O que significa o estado "recusado" num documento que enviei para assinatura?
O estado "recusado" num documento que enviou para assinatura significa que a pessoa se recusou a assinar o documento. Quando uma pessoa recusa, tem de fornecer um motivo através de uma mensagem de texto que é recolhida pelo sistema. O administrador receberá uma notificação por correio eletrónico com o motivo, que também aparecerá no visualizador de documentos.
2. Como enviar vários documentos para assinar?
Para enviar vários documentos para assinatura, siga estes passos:
- Na sua barra lateral, vá a Documentos
- Selecione Enviar em massa
- Carregue um documento PDF
- Decida as definições de divisão
- Manter os documentos com todas as suas páginas
- Dividir por páginas
- Combinar todos os documentos num só
- Selecionar a pasta de destino
- Selecionar “Pedir assinatura eletrónica”
- Destinatário: O destinatário do documento receberá um pedido de assinatura.
- Assinante adicional: Os utilizadores selecionados também receberão um pedido para assinar o ficheiro.
- Clique em Carregar ficheiro
- Quando o documento tiver sido carregado, aplique filtros, se necessário, e selecione os empregados = destinatários
- Clique em Enviar para X funcionários
O documento será carregado na secção “Os meus documentos” do destinatário, na pasta definida. Será enviado um e-mail ao funcionário sempre que for carregado um novo documento e este receberá uma notificação por e-mail e na sua Tarefa pendente.
3. Como assinar um documento?
Para assinar um documento, é necessário seguir os passos abaixo
- Abra a notificação recebida no seu painel, indicando que é necessária uma assinatura
- Leia as instruções e clique em Iniciar
- Assine o documento
- Aceite as condições
- Clique em Enviar documento
O documento que está a assinar deve estar em formato PDF e não deve ser editado ou encriptado. Certifique-se de que coloca a assinatura dentro da caixa fornecida.
Depois de assinar e enviar o documento, o seu administrador será notificado da sua assinatura e receberá também uma confirmação por correio eletrónico.
4. É possível assinar várias páginas de um documento?
Sim, é possível assinar várias páginas de um documento. No entanto, com a nossa assinatura digital avançada, só precisa de assinar uma página. A assinatura digital actua como um carimbo que cobre todas as páginas do documento. Para obter mais informações, visite a página do nosso parceiro: Documentos - Dúvidas
Se preferir que um utilizador assine cada página, isso pode ser feito através do perfil do colaborador. Esta opção só está disponível para ficheiros carregados individualmente com um único destinatário.
- Na barra lateral, vá para Empregados
- Selecione o colaborador a quem pretende solicitar uma assinatura eletrónica
- Carregar um documento PDF
- Selecionar a pasta de destino (se ainda não estiver dentro de uma pasta)
- Selecionar “Pedir assinatura eletrónica”
- Destinatário: O destinatário do documento receberá um pedido de assinatura.
- Assinante adicional: Os utilizadores selecionados também receberão um pedido para assinar o ficheiro
- Selecione “Definição avançada de assinatura” se pretender colocar a assinatura
- Arraste e solte os cartões de assinatura onde deseja que o destinatário assine e redimensione-os, se necessário.
É possível colocar várias assinaturas no mesmo documento, o que significa que o utilizador pode assinar várias vezes no mesmo documento.
8. Clique em Carregar documento e solicite a assinatura eletrónica.
5. É possível decidir a localização das assinaturas?
Sim, pode decidir onde colocar as assinaturas. Esta opção está disponível através do perfil do colaborador e apenas quando carregar ficheiros individuais. Estas definições avançadas permitem-lhe especificar a localização exacta da assinatura.
Para o fazer, siga os passos descritos na pergunta anterior.
6. A assinatura eletrónica da Factorial é legal?
Sim, a assinatura eletrónica da Factorial é legal. A solução de assinatura eletrónica fornecida pela Factorial é oferecida através da Signaturit, que é uma empresa legaltech acreditada como Qualified Trust Service Provider (QTSP). Esta empresa fornece soluções de assinatura eletrónica, entrega eletrónica certificada e identificação eletrónica. Na União Europeia, o regulamento eIDAS estabelece os requisitos mínimos para considerar válida uma assinatura eletrónica e os seus efeitos jurídicos. No entanto, a validade legal das assinaturas electrónicas pode variar em função do documento e está sujeita à legislação de cada país. Por conseguinte, recomenda-se que consulte o seu consultor jurídico para casos de utilização específicos.
7. Qual é o tamanho máximo de um documento enviado para assinatura?
O tamanho máximo de um documento que pode ser enviado para assinatura eletrónica é de 15 MB. Qualquer ficheiro de tamanho superior a este será corretamente guardado, mas não será solicitada a assinatura eletrónica.