Este artigo é para: equipes financeiras, administradores e aprovadores.
Saiba para onde vai o dinheiro da sua empresa sem precisar criar uma planilha. A aba Relatório fornece os totais por status, categoria, funcionário/a, equipe e centro de custo, a lista de despesas mostra as despesas correspondentes, e One, nosso assistente de IA, responde a qualquer outra dúvida.
O que você precisa: permissão para visualizar despesas. Você vê as despesas que essa permissão cobre (sua equipe, uma entidade legal ou toda a empresa).
A página de Relatório
Como usar
- Vá para Gastos > Despesas de funcionários/as, depois abra a aba Relatório.
- Escolha o período com o seletor de data no canto superior direito.
- Verifique primeiro o filtro de Moeda: o relatório mostra uma moeda por vez e pode não começar com a sua. Se algumas despesas estão em outra moeda, um aviso informa que elas foram filtradas: altere o filtro de Moeda para vê-las.
- Refine com os outros filtros: Entidade legal, Tipo de despesa, Funcionário/a e Projeto.
- Para ver as despesas por trás de um widget, clique no título dele. A lista de despesas abre com os mesmos filtros.
Os widgets mostram totais pendentes e aprovados, o funil de status, gastos por categoria, funcionário/a, equipe e centro de custo, e a tendência mensal (veja FAQ 9).
A lista de despesas
Como usar
- Vá para Gastos > Despesas de funcionários/as > Despesas.
- Filtre por data (Data do documento, Data de criação, Data do relatório, Data de aprovação), status, categoria, proprietário/a e mais.
- Mostre ou esconda colunas e exporte o resultado. Veja Como exportar despesas?.
Pergunte a One
Como usar
- Abra One de qualquer lugar no Factorial.
- Faça sua pergunta em palavras simples, por exemplo "Mostre as tendências de gastos dos últimos 6 meses por centro de custo." One responde com uma tabela ou um gráfico.
- Aperfeiçoe com um acompanhamento, como "apenas a entidade legal de Madrid".
Dicas e Melhores Práticas
- Verifique o funil toda semana. Dinheiro preso em Aprovado está aguardando reembolso.
- Use a tendência antes das reuniões orçamentárias. Escolha pelo menos um trimestre para que o gráfico tenha meses suficientes.
- Peça a One para as perguntas pontuais, e mantenha a página de Relatório para a rotina semanal.
Artigos relacionados: Como exportar despesas? · Como fechar o mês em Despesas? Uma lista de verificação para finanças · Despesas em outra moeda
Resolução de Problemas e FAQ
Resolução de Problemas
"A tendência requer um período mais longo".
Escolha um período de pelo menos um trimestre ou clique em Ver este trimestre.
A página de Relatório mostra 0,00, ou os totais parecem mais baixos do que o esperado.
- Algumas despesas estão em outra moeda: a página de Relatório mostra uma moeda por vez, então altere o filtro de Moeda.
- Você só vê as despesas que sua permissão cobre.
One diz que não encontrou despesas.
One só lê as despesas que você pode ver. Verifique o período e os filtros na sua pergunta, ou pergunte a um administrador sobre seu acesso.
FAQ
1. As despesas podem ser filtradas pela data em que foram pagas?
Não na lista ou na página de Relatório. Pergunte a One, por exemplo "quais despesas foram pagas em outubro?", ou adicione a coluna Data de pagamento a uma exportação avançada e filtre-a na sua planilha.
2. Posso exportar a página de Relatório?
Não. Exporte a lista de despesas, ou pergunte a One pela tabela que você precisa.
3. Os relatórios são atualizados em tempo real?
A página de Relatório lê suas despesas cada vez que você a abre ou altera um filtro. Recarregue para ver os últimos números.
4. Por que a mesma despesa é contada em duas equipes?
Para pessoas em mais de uma equipe, suas despesas contam no total de cada equipe. Os centros de custo são diferentes: lá, a despesa é dividida pela porcentagem da pessoa em cada centro de custo.
5. "Relatório de despesas" é o mesmo que a página de Relatório?
Não. Um grupo de despesas (às vezes chamado de relatório) é um conjunto de despesas que um funcionário/a envia junto, por exemplo, uma viagem. A página de Relatório mostra totais para todas as despesas.
6. Que perguntas a página de Relatório responde?
Quanto está aguardando aprovação, quanto foi aprovado e ainda precisa ser pago, e para onde vai o dinheiro. Cada total compara com o período anterior.
7. Quando devo usar a lista de despesas e quais filtros ela tem?
Use a lista quando precisar das despesas em si, não dos totais: cada despesa com seu status, valor, categoria e alertas. Filtros: Data do documento, Data de criação, Data do relatório, Data de aprovação, status, categoria, subcategoria, moeda, proprietário/a, entidade legal, projeto, alertas e mais. Você pode filtrar, mostrar ou esconder colunas e exportar o resultado.
8. O que posso perguntar a One sobre despesas?
One lê as despesas que você está autorizado/a a ver e responde em segundos com uma tabela ou um gráfico. É a maneira mais rápida de responder o que a página de Relatório não cobre, como uma comparação, um ranking ou um período de sua escolha. Por exemplo: "Mostre as tendências de gastos dos últimos 6 meses por centro de custo.", "Quais 10 funcionários/as gastaram mais em viagens este ano?", "Quanto gastamos em refeições no 3º trimestre, por equipe?", "Quais despesas foram pagas entre 1 e 15 de outubro?", "Quantas despesas estão pendentes da minha aprovação?"
9. O que cada widget na página de Relatório mostra?
| Widget | O que ele informa |
|---|---|
| Despesas pendentes | Quanto está aguardando aprovação, reembolsável e não, em comparação com o último período |
| Despesas aprovadas | Quanto está aprovado, reembolsável e não, em comparação com o último período |
| Funil de status das despesas | Quantas despesas e quanto dinheiro estão Pendentes, Aprovadas, Na folha de pagamento, Enviadas para pagamento e Pagas |
| Despesas por categoria | Para onde vai o dinheiro: viagens, refeições, hotéis… |
| Despesas por funcionário/a | Quem gasta mais |
| Despesas por equipe | Gastos por equipe |
| Despesas por centro de custo | Gastos por centro de custo. Para pessoas em vários centros de custo, é dividido pela porcentagem delas em cada um |
| Tendência total de despesas | Gastos mês a mês (escolha pelo menos um trimestre) |
10. Como vejo totais por funcionário/a, categoria ou centro de custo?
Na aba Relatório, abra Despesas por funcionário/a, Despesas por categoria ou Despesas por centro de custo. Cada um mostra o total para o período e os filtros que você escolheu. Clique no título de um widget para ver as despesas por trás dele, ou pergunte a One, por exemplo "Total de gastos por funcionário/a neste trimestre."
11. Posso obter um relatório de gastos automaticamente toda semana ou mês?
Não. Relatórios e exportações são feitos manualmente. Abra a aba Relatório, ou pergunte a One, sempre que precisar dos últimos números.