As taxas permitem que a Factorial calcule por si os reembolsos de quilometragem e de ajudas de custo diárias. Os/as colaboradores/as introduzem a distância ou os dias, a Factorial aplica a taxa da sua empresa e ninguém tem de calcular o montante manualmente.

Taxas de quilometragem

Descrição geral

Uma taxa de quilometragem é um montante por quilómetro ou por milha, por exemplo 0,30 €/km. É o/a admin quem decide quem pode usar cada taxa: todas as pessoas de uma ou mais entidades legais ou pessoas concretas. Precisa da permissão Pode aceder às configurações de despesas.

Como fazer

1. Aceda a Configurações > Despesas.
2. No menu à esquerda, em Configuração, clique em Taxas e depois em Taxas de quilometragem.
3. Clique em Nova taxa.
4. Preencha o Nome que os/as colaboradores/as vão ver (por exemplo, Carro ou Mota), a Taxa e a Unidade (Quilómetros (km) ou Milhas (mi)) e a Moeda (qualquer uma das moedas das suas entidades legais).
5. Em Pessoas, escolha Entidades legais (todas as pessoas dessas entidades, ou Selecionar todas as entidades legais) ou Seleção manual (colaboradores/as concretos/as).
6. Clique em Guardar. Verá a mensagem «Guardado com sucesso» e a taxa aparece em Taxas ativas.

Taxas de ajudas de custo diárias

Uma taxa de ajuda de custo diária é um montante diário fixo, por exemplo Viagens nacionais: 50 € por dia. Crie uma taxa para cada montante previsto na vossa política:

1. Aceda a Configurações > Despesas > Taxas > Taxas de ajudas de custo diárias.
2. Clique em Nova taxa.
3. Preencha o Nome, o Montante diário, a Moeda e as Pessoas (Entidades legais ou Seleção manual) e guarde.

Ajudas de custo diárias na Alemanha

As empresas com entidades legais na Alemanha podem usar as taxas oficiais alemãs de ajudas de custo diárias (Bundesreisekostengesetz) e aumentá-las, mas nunca abaixo do montante oficial:

1. Aceda a Configurações > Despesas > Taxas > Ajudas de custo diárias na Alemanha.
2. Selecione um ou mais países ou regiões e clique em Editar taxas.
3. Escolha Montante (EUR), Percentagem (%) ou Multiplicador (x), verifique a Pré-visualização e guarde. A alteração aplica-se às taxas de dia completo, meio dia e pernoita.
4. Para voltar aos montantes oficiais, selecione as linhas e clique em Repor taxas.

Resolução de problemas e perguntas frequentes

Resolução de problemas

Um/a colaborador/a não vê uma taxa.
Verifique se a taxa lhe está atribuída (por entidade legal ou pelo nome) e se não está arquivada. Verifique também se o tipo de despesa está ativo em Tipos de despesa.

Um/a colaborador/a escreve a sua própria taxa de quilometragem.
Isso acontece quando não tem nenhuma taxa de quilometragem atribuída. Crie uma taxa e atribua-lha.

«As entidades legais têm de ter a mesma moeda», ou falta uma entidade legal na lista de Pessoas.
Uma taxa atribuída por entidade legal só pode incluir entidades legais que usem a mesma moeda: na lista só aparecem as entidades legais que usam a moeda da taxa. Crie uma taxa por moeda.

Um/a colaborador/a não consegue adicionar duas taxas a uma ajuda de custo diária.
Todas as taxas de uma ajuda de custo diária têm de usar a mesma moeda («Estas taxas estão em moedas diferentes»). Cada taxa só pode ser adicionada uma vez.

Perguntas frequentes

1. Como distingo os carros nas taxas de quilometragem?
   Crie uma taxa de quilometragem por viatura (por exemplo, Carro e Mota) e atribua-as às mesmas pessoas. Os/as colaboradores/as escolhem a certa em cada deslocação.
   
2. Alterei uma taxa. As despesas antigas vão mudar?
   Não. Editar uma taxa só afeta as despesas novas: as despesas já criadas mantêm a taxa com que foram registadas.
   
3. Como edito, consulto ou arquivo uma taxa?
   Em Configurações > Despesas > Taxas, no menu da linha da taxa, clique em Editar taxa para a alterar (só as despesas novas usam a nova taxa). Clique na seta da linha para ver quem a pode usar; nas taxas atribuídas por Seleção manual, pode remover pessoas aí. Para arquivar, clique em Arquivar no menu da linha e confirme: a taxa passa para o separador Arquivadas e deixa de poder ser usada em despesas novas.
   
4. Posso restaurar uma taxa arquivada?
   Não. Uma taxa arquivada não pode ser restaurada, por isso crie uma nova com os mesmos dados. As despesas que já usam a taxa arquivada mantêm-na.
   
5. Um/a colaborador/a pode ter várias taxas?
   Sim. Para a quilometragem, escolhe uma da lista Taxa de quilometragem em cada deslocação: é assim que distingue carros, motas ou outras viaturas. Para as ajudas de custo diárias na web, pode adicionar várias taxas à mesma ajuda de custo diária (por exemplo, dois dias a uma taxa e um dia a outra), desde que todas usem a mesma moeda.
   
6. Em que moeda é paga uma quilometragem ou uma ajuda de custo diária?
   Na moeda da respetiva taxa.
   
7. O que vê um/a colaborador/a com uma taxa de quilometragem, várias ou nenhuma?
   Com uma taxa de quilometragem, esta já vem selecionada. Com várias, escolhe uma da lista Taxa de quilometragem em cada deslocação. Com nenhuma, escreve a taxa. Uma despesa de quilometragem não pode ser guardada sem um valor de taxa, mas 0 é permitido.
   
8. Porque existem taxas de quilometragem chamadas Auto e Sonstiges?
   Quando adiciona uma entidade legal na Alemanha, a Factorial cria para ela duas taxas de quilometragem, Auto e Sonstiges. Pode editá-las ou arquivá-las como qualquer outra taxa.
   
9. As alterações às taxas alemãs de ajudas de custo diárias afetam as ajudas de custo já enviadas?
   Não. As alterações às taxas de Ajudas de custo diárias na Alemanha nunca afetam as ajudas de custo diárias já enviadas.